Чим керуватися під час розроблення Положення про структурний підрозділ - КАДРОВИК.UA. Головний кадровий журнал України.

9:00 26.04.2024

Положення про структурний підрозділ юридичної особи незалежно від її виду і масштабу діяльності, форми власності, рівня підпорядкування є організаційно-розпорядчим документом (далі — ОРД). Положення встановлює порядок створення структурного підрозділу, його завдання, функції, права та обов’язки, організацію роботи, взаємовідносини з іншими структурними підрозділами певної юридичної особи.

Вимоги до оформлення усіх ОРД встановлено Національним стандартом України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженим наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144.

Звичайно, ДСТУ 4163:2020, як і більшість стандартів, має рекомендаційний характер. Водночас вимога щодо обов’язковості дотримання цього стандарту під час оформлення та розташування реквізитів в ОРД зафіксована у пункті 11 глави 1 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила).

А от Правила, на відміну від стандарту, є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма юридичними особами (згідно з другим абзацом пункту 1 розділу І Правил). Таким чином, слід керуватися Правилами і дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020.

Під час розроблення положення про структурний підрозділ конкретної юридичної особи слід використовувати уніфіковану форму цього виду ОРД, яка містить певний склад реквізитів і визначені місця їх розташування у документі.

Затвердження положення про структурний підрозділ

Положення про структурний підрозділ можуть бути затверджені наказом керівника юридичної особи чи безпосередньо керівником юридичної особи, про що свідчитиме відповідний гриф затвердження, оформлений у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Якщо усі положення про структурні підрозділи юридичної особи затверджені одним розпорядчим документом

Наприклад, якщо керівник прийме рішення, що усі положення про структурні підрозділи юридичної особи будуть затвердженні одним розпорядчим документом — наказом з основної діяльності підприємства, то відповідні положення будуть оформленні як додатки до наказу, і в кожному слід оформити гриф затвердження таким чином:

У такому разі оригінали положень про структурні підрозділи будуть зберігатися в одній справі з наказами з основної діяльності юридичної особи з максимальним строком зберігання «Постійно» або «До ліквідації підприємства» (залежно від того, чи віднесена юридична особа до фондоутворювачів Національного архівного фонду). А у відповідні структурні підрозділи для повсякденної роботи будуть виготовлені копії з цих положень зі строком зберігання «До заміни новими».

Якщо кожне положення про структурний підрозділ затверджене окремо

Якщо керівник юридичної особи прийме рішення про затвердження кожного положення про структурний підрозділ окремо, то гриф затвердження буде оформлений так:

У такому разі оригінали всіх положень про структурні підрозділи будуть сформовані в окрему справу з однойменним заголовком «Положення про структурні підрозділи». А копії з них будуть виготовлені й розповсюджені по усім відповідним структурним підрозділам.

З детальними вимогами до оформлення інших реквізитів, зокрема «Код за КУД», «Найменування юридичної особи», «Дата», «Реєстраційний індекс», «Віза» тощо цього документа можна ознайомитися, самостійно опанувавши ДСТУ 4163:2020 або звернувшись до попередніх публікацій у журналі «Діловодство».

Насамкінець зазначимо, що положення набуває чинності з моменту його затвердження.

Читайте також:

Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»