Що таке «дата документа»
Датою документа є, відповідно:
- дата його підписання (наприклад, для наказу);
- затвердження (для будь-якого організаційного документа);
- прийняття (для постанови);
- реєстрації (для листа);
- складення (для акта);
- проведення засідання колегіального органу (для протоколу).
Датування службових відміток документа
Датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме:
- візу;
- резолюцію;
- відмітку про засвідчення копії документа;
- відмітку про надходження документа до юридичної особи;
- відмітку про виконання документа;
- відмітку про ознайомлення з документом.
Читайте також: Чим керуватися під час розроблення Положення про структурний підрозділ
Способи оформлення дати
Дату оформлюють такими способами:
- цифровим,
- словесно-цифровим.
У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності:
день місяця, місяць, рік.
При цьому день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.
Наприклад: 10.07.2023
Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності:
рік, місяць, день місяця
Наприклад: 2023.07.10
Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.
Недопустимо рік у даті скорочувати до двох цифр (до 2031 року включно), наприклад: 10.07.23 або 23.07.10
Адже стає незрозумілим, яким числом позначено день місяця, а яким рік.
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад:
06 липня 2023 року
Крім цього, такий спосіб датування дозволяється застосовувати під час оформлення деяких інших реквізитів, наприклад грифа затвердження, якщо документ затверджує безпосередньо посадова особа.
Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад:
12 липня 2023 р.
Дату документа на бланку проставляють під час реєстрації цього документа у спеціально відведеному місці: ____________ № _________
Наприклад, на бланку листа дата може бути оформлена у такий спосіб:
11.07.2023 № 56/02-08/123
Читайте також: Корисні інструменти для роботи онлайн від журналу «Діловодство»
Дата отримання документа
Дата є одним з обов’язкових складових елементів реквізиту «Відмітка про надходження документа до юридичної особи», який проставляють рукописно або з використанням штампа, автоматичного нумератора у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша оригіналу документа, наприклад:
ТОВ «Крок»
Вхід. № 1234
05.07.2023
У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства цю відмітку проставляють за допомогою штрихового коду (штрих-коду).
Датування документа, оформленого не на бланку
У деяких внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа, наприклад:
12 липня 2023 р. підпис (Ім’я ПРІЗВИЩЕ)
Приклади оформлення дати у грифі затвердження
1) Якщо документ затверджує посадова особа, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених у цьому документі, то дата у грифі затвердження оформлюється так:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор інституту
Горленко Віталій ГОРЛЕНКО
12 липня 2023 р.
2) Якщо створений документ затверджено розпорядчим документом юридичної особи, то дата у грифі затвердження оформлюється у такий спосіб:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора інституту
14.07.2023 № 157
Приклад оформлення дати у тексті документа
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших юридичних осіб чи раніше виданих документів, зазначають їх реквізити у такій послідовності:
- назва виду документа;
- найменування юридичної особи — автора документа;
- дата;
- реєстраційний номер;
- заголовок до тексту документа.
У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначають такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, наприклад:
На виконання наказу Міністерства юстиції України від 21 квітня 2022 року № 1581/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 квітня 2022 року за № 446/37782
Приклади оформлення дати у грифі погодження (схвалення)
1) Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої юридичної особи, до повноважень якої належить погодження питань, наведених у цьому документі, то дата у грифі погодження оформлюється так:
ПОГОДЖЕНО
Заступник директора ПАТ «Світ»
Сторожук Ангеліна СТОРОЖУК
17 липня 2023 р.
2) Якщо документ погоджують (схвалюють) іншим документом (листом, протоколом, актом тощо), то дату у грифі погодження (схвалення) оформлюють у такий спосіб:
СХВАЛЕНО
Протокол засідання
Експертно-перевірної комісії
НАН України
14.06.2023 № 3
Приклади оформлення дати у резолюції керівника
Одна резолюція може містити кілька дат, наприклад, дату, що позначає термін виконання документа, і дату підписання резолюції посадовою особою:
Вербицькому Валентину
Прошу підготувати проєкт договору
про водопостачання до 29.07.2023
Руденький
13 липня 2023 р.
Приклад дати у відмітці про ознайомлення з документом
У відмітці про ознайомлення з документом дату власноручно проставляє працівник безпосередньо під час ознайомлення таким чином:
З наказом ознайомлений:
Липнюк Роман ЛИПНЮК
19 липня 2023 р.
Більше інформації — в журналі «Діловодство»
Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»
Електронна версія журналу «Діловодство»
- документаційні процеси
- ведення журналів реєстрації
- зразки документів
- складання й оформлення службових документів
- особливості роботи архіву на підприємстві
- функціонування системи електронного документообігу
- прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
- юридичні консультації щодо документування господарських процесів
