...
Реєструйся

Дещо про дату у службовому документі


Що таке «дата документа»

Датою документа є, відповідно:

  • дата його підписання (наприклад, для наказу);
  • затвердження (для будь-якого організаційного документа);
  • прийняття (для постанови);
  • реєстрації (для листа);
  • складення (для акта);
  • проведення засідання колегіального органу (для протоколу).

 

Датування службових відміток документа

Датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме:

  • візу;
  • резолюцію;
  • відмітку про засвідчення копії документа;
  • відмітку про надходження документа до юридичної особи;
  • відмітку про виконання документа;
  • відмітку про ознайомлення з документом.

Читайте також: Чим керуватися під час розроблення Положення про структурний підрозділ

 

Способи оформлення дати

Дату оформлюють такими способами:

  • цифровим,
  • словесно-цифровим.

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності:

день місяця, місяць, рік.

При цьому день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.
Наприклад: 10.07.2023

Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності:

рік, місяць, день місяця

Наприклад: 2023.07.10
Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.
Недопустимо рік у даті скорочувати до двох цифр (до 2031 року включно), наприклад: 10.07.23 або 23.07.10
Адже стає незрозумілим, яким числом позначено день місяця, а яким рік.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад:

06 липня 2023 року

Крім цього, такий спосіб датування дозволяється застосовувати під час оформлення деяких інших реквізитів, наприклад грифа затвердження, якщо документ затверджує безпосередньо посадова особа.

Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад:
12 липня 2023 р.

Дату документа на бланку проставляють під час реєстрації цього документа у спеціально відведеному місці: ____________ № _________

Наприклад, на бланку листа дата може бути оформлена у такий спосіб:
11.07.2023 № 56/02-08/123

Читайте також: Корисні інструменти для роботи онлайн від журналу «Діловодство»

 

Дата отримання документа

Дата є одним з обов’язкових складових елементів реквізиту «Відмітка про надходження документа до юридичної особи», який проставляють рукописно або з використанням штампа, автоматичного нумератора у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша оригіналу документа, наприклад:

ТОВ «Крок»
Вхід. № 1234
05.07.2023

У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства цю відмітку проставляють за допомогою штрихового коду (штрих-коду).

 

Датування документа, оформленого не на бланку

У деяких внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа, наприклад:
12 липня 2023 р.    підпис    (Ім’я ПРІЗВИЩЕ)

 

Приклади оформлення дати у грифі затвердження 

1) Якщо документ затверджує посадова особа, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених у цьому документі, то дата у грифі затвердження оформлюється так:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор інституту
Горленко Віталій ГОРЛЕНКО
12 липня 2023 р.

2) Якщо створений документ затверджено розпорядчим документом юридичної особи, то дата у грифі затвердження оформлюється у такий спосіб:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора інституту
14.07.2023 № 157

 

Приклад оформлення дати у тексті документа

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших юридичних осіб чи раніше виданих документів, зазначають їх реквізити у такій послідовності:

  • назва виду документа;
  • найменування юридичної особи — автора документа;
  • дата;
  • реєстраційний номер;
  • заголовок до тексту документа.

У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначають такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, наприклад:

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 21 квітня 2022 року № 1581/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 квітня 2022 року за № 446/37782

 

Приклади оформлення дати у грифі погодження (схвалення)

1) Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої юридичної особи, до повноважень якої належить погодження питань, наведених у цьому документі, то дата у грифі погодження оформлюється так:

ПОГОДЖЕНО
Заступник директора ПАТ «Світ»
Сторожук  Ангеліна СТОРОЖУК
17 липня 2023 р.

2) Якщо документ погоджують (схвалюють) іншим документом (листом, протоколом, актом тощо), то дату у грифі погодження (схвалення) оформлюють у такий спосіб:

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
Експертно-перевірної комісії
НАН України
14.06.2023 № 3

 

Приклади оформлення дати у резолюції керівника

Одна резолюція може містити кілька дат, наприклад, дату, що позначає термін виконання документа, і дату підписання резолюції посадовою особою:

Вербицькому Валентину
Прошу підготувати проєкт договору
про водопостачання до 29.07.2023
Руденький
13 липня 2023 р.

 

Приклад дати у відмітці про ознайомлення з документом

У відмітці про ознайомлення з документом дату власноручно проставляє працівник безпосередньо під час ознайомлення таким чином:

З наказом ознайомлений:
Липнюк  Роман ЛИПНЮК
19 липня 2023 р.

 

Більше інформації — в журналі «Діловодство»

 

Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»


Електронна версія журналу «Діловодство»

  • документаційні процеси
  • ведення журналів реєстрації
  • зразки документів
  • складання й оформлення службових документів
  • особливості роботи архіву на підприємстві
  • функціонування системи електронного документообігу
  • прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
  • юридичні консультації щодо документування господарських процесів

0 (800)219-977
podpiska@mediapro.ua
e.dilovodstvo.com

Олена Загорецька
Олена Загорецька
старший науковий співробітник відділу архівознавства і документознавства Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського НАН України, кандидат історичних наук, старший науковий співробітник, член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України

Матеріали до теми


Кейс для кадровика. Чи можна здійснювати бронювання за військовим квитком з «Резерв+?»
Теоретично так, проте є деякі нюанси. Спробуймо їх розглянути. Якщо у роботодавця є копія військово-облікового документа працівника у паперовій формі, ...
Кейс для кадровика. Чи має право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день працівник, який працює дистанційно?
Так, має. Відповідно до частини першої статті 602 КЗпП дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується ...
Дві доплати одному працівникові: можливо чи ні?
Ситуація Одному працівникові планують встановити і доплату за суміщення посад, і доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Чи буде це правомірним?   ...