Дещо про дату у службовому документі - КАДРОВИК.UA. Головний кадровий журнал України.

9:00 18.06.2024

Статті

Що таке «дата документа»

Датою документа є, відповідно:

дата його підписання (наприклад, для наказу);
затвердження (для будь-якого організаційного документа);
прийняття (для постанови);
реєстрації (для листа);
складення (для акта);
проведення засідання колегіального органу (для протоколу).

Датування службових відміток документа

Датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме:

візу;
резолюцію;
відмітку про засвідчення копії документа;
відмітку про надходження документа до юридичної особи;
відмітку про виконання документа;
відмітку про ознайомлення з документом.

Читайте також: Чим керуватися під час розроблення Положення про структурний підрозділ

Способи оформлення дати

Дату оформлюють такими способами:

цифровим,
словесно-цифровим.

У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності:

день місяця, місяць, рік.

При цьому день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.
Наприклад: 10.07.2023

Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності:

рік, місяць, день місяця

Наприклад: 2023.07.10
Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів.
Недопустимо рік у даті скорочувати до двох цифр (до 2031 року включно), наприклад: 10.07.23 або 23.07.10
Адже стає незрозумілим, яким числом позначено день місяця, а яким рік.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад:

06 липня 2023 року

Крім цього, такий спосіб датування дозволяється застосовувати під час оформлення деяких інших реквізитів, наприклад грифа затвердження, якщо документ затверджує безпосередньо посадова особа.

Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад:
12 липня 2023 р.

Дату документа на бланку проставляють під час реєстрації цього документа у спеціально відведеному місці: ____________ № _________

Наприклад, на бланку листа дата може бути оформлена у такий спосіб:
11.07.2023 № 56/02-08/123

Читайте також: Корисні інструменти для роботи онлайн від журналу «Діловодство»

Дата отримання документа

Дата є одним з обов’язкових складових елементів реквізиту «Відмітка про надходження документа до юридичної особи», який проставляють рукописно або з використанням штампа, автоматичного нумератора у правому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша оригіналу документа, наприклад:

ТОВ «Крок»
Вхід. № 1234
05.07.2023

У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства цю відмітку проставляють за допомогою штрихового коду (штрих-коду).

Датування документа, оформленого не на бланку

У деяких внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа, наприклад:
12 липня 2023 р. підпис (Ім’я ПРІЗВИЩЕ)

Приклади оформлення дати у грифі затвердження

1) Якщо документ затверджує посадова особа, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених у цьому документі, то дата у грифі затвердження оформлюється так:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор інституту
Горленко Віталій ГОРЛЕНКО
12 липня 2023 р.

2) Якщо створений документ затверджено розпорядчим документом юридичної особи, то дата у грифі затвердження оформлюється у такий спосіб:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора інституту
14.07.2023 № 157

Приклад оформлення дати у тексті документа

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших юридичних осіб чи раніше виданих документів, зазначають їх реквізити у такій послідовності:

назва виду документа;
найменування юридичної особи — автора документа;
дата;
реєстраційний номер;
заголовок до тексту документа.

У разі посилання на зареєстрований нормативно-правовий акт додатково зазначають такі реєстраційні дані: дата державної реєстрації, номер акта згідно з Державним реєстром нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, наприклад:

На виконання наказу Міністерства юстиції України від 21 квітня 2022 року № 1581/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 22 квітня 2022 року за № 446/37782

Приклади оформлення дати у грифі погодження (схвалення)

1) Якщо документ погоджує посадова особа сторонньої юридичної особи, до повноважень якої належить погодження питань, наведених у цьому документі, то дата у грифі погодження оформлюється так:

ПОГОДЖЕНО
Заступник директора ПАТ «Світ»
Сторожук Ангеліна СТОРОЖУК
17 липня 2023 р.

2) Якщо документ погоджують (схвалюють) іншим документом (листом, протоколом, актом тощо), то дату у грифі погодження (схвалення) оформлюють у такий спосіб:

СХВАЛЕНО
Протокол засідання
Експертно-перевірної комісії
НАН України
14.06.2023 № 3

Приклади оформлення дати у резолюції керівника

Одна резолюція може містити кілька дат, наприклад, дату, що позначає термін виконання документа, і дату підписання резолюції посадовою особою:

Вербицькому Валентину
Прошу підготувати проєкт договору
про водопостачання до 29.07.2023
Руденький
13 липня 2023 р.