Деякі питання кадрового діловодства (у запитаннях і відповідях)

Ми хочемо привести у відповідність до Класифікатора професій деякі посади, зокрема бухгалтерів-касирів. Але деякі з них зараз перебувають у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Як правильно провести вказану процедуру і чи обов’язково викликати працівниць для написання ними відповідних заяв?

Зміна найменування посади вважається зміною істотних умов праці. Відповідно до частини третьої статті 32 КЗпП України про зміну істотних умов праці — систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад та інших — працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці. Зміна істотних умов праці допускається за умови проведення змін в організації виробництва і праці та при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікацією чи посадою.
У наведеній дописувачем ситуації зміна назви посади має проводитися з метою приведення чинних на підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство) назв посад, які в порушення вимог законодавства об’єднували в одну посаду дві різні посади, у відповідність до вимог Національного класифікатора України «Класифікатор професій» ДК 003:2005 (далі – КП). Тобто фактично на підприємстві в одну посаду були об’єднані дві різні посади, які передбачають різні трудові обов’язки. На мою думку, перейменування посади «бухгалтер-касир» на посаду «бухгалтер» повинне мати наслідком і зміну трудових функцій, що також має бути враховано при реалізації змін в організації виробництва і праці.
Насамперед, необхідно легалізувати необхідність проведення змін в організації виробництва і праці. Відповідно до ст. 13 КЗпП зміни в організації виробництва і праці є одним із елементів колективного договору підприємства. Таким чином, їх зміст має бути узгоджений роботодавцем з органом, який представляє інтереси трудового колективу, в порядку, встановленому для внесення змін чи доповнень до колективного договору. Сама по собі необхідність приведення найменувань посад у відповідність до вимог КП вже є підставою для розробки та затвердження змін в організації виробництва і праці.
Для реалізації узгоджених змін в організації виробництва і праці роботодавець видає наказ, у якому має бути конкретно зазначено зміст змін в організації виробництва і праці (необхідність приведення найменувань посад у відповідність до вимог КП, у чому конкретно полягають зміни істотних умов праці (перейменування посад, зміна обсягу трудових обов’язків), а також даються доручення відповідним посадовим особам здійснити певні заходи, пов’язані із впровадженням зміни істотних умов праці, зокрема, персонально попередити працівників, яких стосується впровадження вищезазначених змін, про зміну істотних умов праці. На виконання названого наказу відповідальна посадова особа повинна вручити працівникам повідомлення про зміну істотних умов праці.

Законодавством не визначено конкретного механізму повідомлення працівників про зміну істотних умов праці. Однак підтвердження факту повідомлення працівника є необхідним елементом у разі прийняття рішення щодо звільнення працівника за пунктом 6 статті 36 КЗпП.
Таким чином, працівникам, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, у разі неможливості їх персонального прибуття на підприємство, повідомлення можуть надсилатися рекомендованим листом з описом вкладень та поштовим повідомленням про вручення. У повідомленні про зміни істотних умов праці, крім суті самих змін, нових умов праці, наслідків переходу працівника на роботу з новими умовами праці, має бути зазначено прохання роботодавця до працівника протягом двох місяців з часу його отримання надіслати роботодавцеві письмову згоду на продовження роботи після зміни істотних умов праці або про відмову від цього. Іншими словами, працівник має подати заяву про переведення на посаду «Бухгалтер» або заяву про відмову від такого переведення.
Крім того, слід врахувати, що на робочих місцях працівників, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, за строковими трудовими договорами працюють інші працівники.
У ході ліквідації старих робочих місць («Бухгалтер-касир») та утворення нових робочих місць («Бухгалтер») працівники, які працюють за строковими трудовими договорами, не можуть бути звільнені за пунктом 2 статті 36 КЗпП у зв’язку із закінченням строку дії трудового договору, оскільки основні працівники не приступили до виконання своїх трудових обов’язків. З дотриманням певних умов їх може бути звільнено з ініціативи роботодавця лише за пунктом 1 статті 40 КЗпП у зв’язку з ліквідацією посади «Бухгалтер-касир». Водночас їх може бути переведено на нові робочі місця («Бухгалтер») на умовах строкового трудового договору лише після того, як на ці новоутворені робочі місця будуть переведені основні працівники, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
За умови, що основний працівник не дасть згоди на переведення на новоутворену посаду «бухгалтер», працівник, який працює за строковим трудовим договором має переважне право претендувати на цю роботу на умовах безстрокового трудового договору відповідно до частини другої статті 40 КЗпП.
Оскільки, працівників, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, відповідно до статті 184 КЗпП у разі відмови від продовження роботи у зв’язку із зміною істотних умов праці не може бути звільнено за пунктом 6 статті 36 КЗпП, роботодавець має докласти максимум зусиль для роз’яснення зазначеним працівникам необхідності проведення зміни найменування посади та відсутності для них негативних наслідків такого перейменування посади.

Хто повинен готувати проект наказу про встановлення і розмір надбавок до посадових окладів: працівники бухгалтерії чи відділу кадрів? Як внести в штатний розпис надбавки, якщо їх на один посадовий оклад доводиться понад 20 і всі вони різні за розміром (на підприємстві працює понад 300 працівників, а найменувань посад — близько 30)?

Обсяг робіт, які працівник має виконувати у процесі своєї трудової діяльності, відповідно до статті 21 КЗпП має визначатися в трудовому договорі, укладеному між працівником та роботодавцем. На практиці здебільшого трудові договори з працівниками укладаються в усній формі, а обсяг трудових обов’язків визначається в посадовій чи робочій інструкції працівника. Основою для розроблення посадових інструкцій працівників, які фактично закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність, а також положень про структурні підрозділи, які визначають роль та місце останніх у системі управління підприємством, є довідники кваліфікаційних характеристик професій працівників. По суті, це –  систематизовані за видами економічної діяльності збірники описів професій, наведених у КП. На сьогодні існує близько 90 галузевих випусків таких довідників.
Слід наголосити, що у довідниках визначено перелік лише основних робіт, які притаманні тій або іншій посаді чи професії, виходячи із встановленого в галузях економіки поділу і кооперації праці. Конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими чи робочими інструкціями працівників, які розробляються і затверджуються роботодавцями обов’язково на основі відповідного довідника, однак з урахуванням конкретних завдань та обов’язків, функцій, прав, відповідальності працівників певних професійних груп та особливостей штатного розпису підприємства.

Усі посадові інструкції, що розробляються на підприємствах, повинні бути взаємопов’язаними, аби не допускати дублювання в роботі працівників.
Типові кваліфікаційні характеристики, зазначені у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників Розділ 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців» Випуску 1 «Професій працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженому наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336, не передбачають обов’язку працівника готувати проекти наказів із встановлення доплат чи надбавок до посадових окладів. Однак із змісту деяких із них випливає, що такий обов’язок може бути покладений на працівників різних структурних підрозділів підприємства.

Приклад
Директор з кадрових питань та побуту організовує і координує розроблення комплексу заходів з підвищення трудової мотивації працівників усіх категорій на основі реалізації гнучкої політики матеріального стимулювання, поліпшення умов праці, підвищення її змістовності та престижності, раціоналізації структур та штатів, зміцнення дисципліни праці. Він повинен знати форми і системи оплати праці та стимулювання персоналу, методи оцінки працівників та результатів їх праці. Завершенням комплексу заходів з підвищення трудової мотивації працівників усіх категорій на основі реалізації гнучкої політики матеріального стимулювання може бути проект наказу про встановлення працівникам, відповідно до існуючих на підприємстві положень про оплату праці, певних доплат та надбавок до посадових окладів.
Економіст з праці, який складає штатні розписи згідно із затвердженою структурою управління, схемами посадових окладів, фондами заробітної плати і чинними нормативами, вносить до них зміни, а також визначає на основі чинних положень розміри премій, теж міг би підготувати проект наказу про встановлення працівникам доплат чи надбавок до посадового окладу. Разом з тим, відповідно до типової кваліфікаційної характеристики, він здійснює контроль за додержанням штатної дисципліни, витрачанням фонду заробітної плати, за правильністю встановлення найменувань професій, застосуванням тарифних ставок і розцінок, посадових окладів, доплат, надбавок і коефіцієнтів до заробітної плати, за тарифікацією робіт і встановленням відповідно до кваліфікаційних довідників розрядів і категорій, а також за додержанням режимів праці та відпочинку, норм трудового законодавства.

Разом з тим може виникнути запитання: чи може одна й та ж посадова особа готувати проекти наказів про встановлення доплат чи надбавок до посадових окладів і водночас здійснювати контроль за правильністю застосування доплат, надбавок, міжкваліфікаційних коефіцієнтів до заробітної плати. Трудове законодавство не забороняє такого поєднання функцій в посадовій інструкції одного працівника. Той же ж економіст з праці, відповідно до типової кваліфікаційної характеристики, при складанні штатного розпису має забезпечити застосування назв професій відповідно до КП, і, разом з тим, він здійснює контроль за правильністю встановлення найменувань професій. Однак наскільки таке поєднання функцій відповідатиме інтересам виробництва чи підприємства в цілому має вирішувати лише власник або уповноважений ним орган.
На нашу думку, підготовка проектів наказів про встановлення працівникам, відповідно до діючих на підприємстві положень, надбавок чи доплат є більш дотичною до функціональних обов’язків працівників кадрової служби, аніж працівників бухгалтерії. Зазначене ґрунтується на тому, що до прямих обов’язків працівників кадрової служби підприємства віднесено підготовку проектів наказів про оформлення, зміну та розірвання трудових правовідносин.
Однією з умов трудового договору є рівень оплати праці, який має бути відображений у наказі про прийняття на роботу. Відповідно до типової форми № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», затвердженої наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 року № 489, у цьому документі має бути зазначено не лише розмір тарифної ставки чи посадового окладу працівника, а й найменування та розмір надбавок і доплат, встановлених при укладенні трудового договору. Подальша зміна найменувань чи розмірів встановлених працівникові надбавок та доплат, потребуватиме внесення змін до вищеназваного наказу. Відповідно, такі зміни більш кваліфіковано можуть підготувати працівники саме кадрової служби підприємства.

Щодо змісту штатного розпису підприємства необхідно відмітити наступне. Законодавством України не затверджено уніфікованої типової форми та методології складання й затвердження штатного розпису, які були б обов’язковими для підприємств, незалежно від їх організаційно-правових форм чи видів діяльності. Однак слід відмітити, що наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28 січня 2002 року № 57 затверджено дві форми штатного розпису, які є обов’язковими для дотримання бюджетними установами та організаціями.
Одна з цих форм, яка має назву «Штатний розпис на ___ рік» та є обов’язковою для органів державного управління і місцевого самоврядування, містить такі дані:
— назви структурних підрозділів та посад у цих підрозділах;
— кількість кожної штатної посади;
— розмір посадового окладу;
— місячний фонд оплати праці по кожній із штатних посад.
Інша форма, яка має назву «Типовий штатний розпис на ___ рік» та є обов’язковою для всіх суб’єктів господарювання, що утримуються за рахунок бюджетних коштів, крім органів державного управління та місцевого самоврядування, є ширшою і містить такі дані:
— назви структурних підрозділів та посад у цих підрозділах;
— кількість кожної штатної посади;
— розмір посадового окладу;
— розміри та назви конкретних надбавок та доплат по кожній із штатних посад, за умови що вони мають щомісячно виплачуватися працівникам;
— місячний і річний фонди оплати праці по кожній із штатних посад.
Неможливо зрозуміти мотиви встановлення різних форм штатного розпису для бюджетних установ чи організацій, однак зазначене дає змогу іншим суб’єктам господарювання, які не утримуються за рахунок бюджетних коштів, виходячи з правила аналогії законодавства, самостійно обирати одну з вищенаведених форм штатного розпису, яка, буде для них зручнішою в користуванні.
На нашу думку, для підприємств, які використовують широкий спектр надбавок та доплат, або за умови, що розмір цих доплат чи надбавок відповідно до законодавства може змінюватися протягом року, або ж коли доплати чи надбавки встановлюються не на весь календарний рік, більш раціональним було б не зазначати їх у штатному розписі.
Для підприємств, які використовують незначну кількість доплат та надбавок, більш раціональним є їх відображення у штатному розписі підприємства.
Зазначене обґрунтовується тією обставиною, що штатний розпис є основою для формування фонду оплати праці на відповідний календарний відрізок часу. Більш повне відображення в ньому постійно діючих складових оплати праці дає змогу більш правильно визначити обсяг фонду оплати праці та забезпечити стабільне його використання, оскільки штатний розпис затверджується та вводиться в дію наказом керівника підприємства на певний календарний рік.

Як бути, якщо підприємство не дає довідки про заробітну плату за останні п’ять років, мотивуючи тим, що документи не збереглися?

На практиці може трапитися, що втрачаються документи, які підтверджують розмір заробітної плати за відповідний період часу. Інколи це пов’язано з певними аваріями чи стихійним лихом, а інколи — з недотриманням вимог законодавства щодо передання при ліквідації підприємства документів тривалого зберігання до архіву чи просто з недбалістю працівників підприємства.
Важливою обставиною є те, що факт відмови в наданні довідки про розмір заробітної плати за конкретно зазначений період часу та причини такої відмови мають бути підтверджені документально. Тобто, підприємство має надати довідку про відсутність та причини такої відсутності даних про заробітну плату працівника за конкретно зазначений період, а також на підставі наявних документів підтвердити факт роботи працівника на підприємстві протягом цього ж періоду за відповідною посадою, професією, кваліфікацією.
Другою важливою обставиною, яка має бути врахована при прийнятті рішення щодо шляхів підтвердження розміру заробітної плати, є те, що необхідно чітко розуміти, навіщо особі потрібна така довідка, які саме та у якій мірі права особи залежать від наявності даних про розмір заробітної плати за конкретний проміжок часу.
Насамперед з питанням про те, яким чином можна підтвердити факт розміру заробітної плати за певний період часу у зв’язку з відсутністю на підприємстві відповідних документів, необхідно звернутись до тієї установи, якій потрібно подати довідку про заробітну плату. У зверненні необхідно зазначити прохання вказати законодавчий акт, яким встановлено порядок підтвердження розміру заробітної плати за певний період часу у зв’язку з втратою документів, на підставі яких він може бути визначений.
У разі відсутності такого законодавчого акта фізична особа може звернутися до суду з проханням встановлення факту, який має юридичне значення. Відповідно до частини другої статті 256 Цивільного процесуального кодексу України (далі — ЦПК) у судовому порядку можуть бути встановлені будь-які факти, від яких залежить виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав фізичних осіб, якщо законом не визначено іншого порядку їх встановлення. Заява про встановлення факту, що має юридичне значення, подається фізичною особою до місцевого суду загальної юрисдикції за місцем її проживання.
Відповідно до статті 258 ЦПК у вищеназваній заяві повинно бути зазначено:
— який факт заявник просить встановити та з якою метою;
— причини неможливості одержання або відновлення документів, що посвідчують цей факт;
— докази, що підтверджують факт.
До заяви додаються докази, що підтверджують викладені в заяві обставини, і довідка про неможливість відновлення втрачених документів. Довідку про неможливість відновлення конкретно названих документів з нарахування та виплати заробітної плати (особових рахунків працівників, розрахунково-платіжних відомостей чи журналів, інших документів з нарахування та виплати заробітної плати) має видати підприємство із зазначенням причин, які унеможливлюють таке відновлення. Наприклад, у зв’язку з плинністю встановлених законодавством строків збереження конкретно названих первинних облікових документів (табелів обліку робочого часу, нарядів-завдань на виконання робіт, подорожніх листів тощо), на підставі яких конкретно названим працівникам нараховувалася заробітна плата за конкретно названий період часу. Для прискорення судового вирішення питання до заяви доцільно також додати довідку установи чи організації про те, що законодавством не встановлено окремого порядку підтвердження розміру заробітної плати за конкретний період часу у разі втрати документів, на підставі яких він встановлюється, а також довідку підприємства про факт та причини відсутності даних про розмір заробітної плати за конкретно названий період часу, якщо зазначене не було вказано в довідці про неможливість відновлення втрачених документів.
Щодо доказів, які підтверджують факт, тобто розмір заробітної плати фізичної особи за конкретний період часу (п’ять років), може бути подано будь-які інші документи, у яких може бути зазначено розмір заробітної плати. Наприклад, до таких документів може бути віднесено довідки відповідних органів про розмір заробітної плати особи, з якої сплачувалися податки чи відрахування до відповідних фондів, оформлені у встановленому порядку оригінали профспілкових чи партійних документів, у яких на той час зазначався розмір заробітної плати, з якої особою сплачувались внески до цих громадський організацій, тощо. Відповідно до статті 57 вищеназваного Кодексу доказами у справі є будь-які фактичні дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин, що обґрунтовують вимоги і заперечення сторін судового процесу, та інших обставин, які мають значення для вирішення справи. Ці дані встановлюються на підставі пояснень сторін, третіх осіб, їхніх представників, допитаних як свідків, показань свідків, письмових доказів, речових доказів, зокрема звуко- і відеозаписів, висновків експертів.
Справи про встановлення фактів, що мають юридичне значення, розглядаються судами в порядку окремого провадження, тобто такого виду непозовного цивільного судочинства, в ході якого розглядаються цивільні справи про підтвердження наявності або відсутності юридичних фактів, що мають значення для охорони прав та інтересів особи або створення умов здійснення нею особистих немайнових чи майнових прав або підтвердження наявності чи відсутності неоспорюваних прав. Справи окремого провадження розглядаються судом з додержанням загальних правил, встановлених ЦПК, за винятком положень щодо змагальності та меж судового розгляду. Такі справи суд розглядає за участю заявника і заінтересованих осіб. З метою з’ясування обставин справи суд може за власною ініціативою витребувати необхідні докази. Якщо під час розгляду справи у порядку окремого провадження виникає спір про право, який вирішується чи повинен бути вирішений в порядку позовного провадження, суд залишає заяву без розгляду і роз’яснює заінтересованим особам, що вони мають право подати позов на загальних підставах. При ухваленні судом рішення про встановлення факту, що має юридичне значення, судові витрати не відшкодовуються, якщо інше не встановлено законом.
За умови, що довідка про розмір заробітної плати за конкретно вказані п’ять років потрібна для обчислення пенсії, слід керуватися Порядком визначення заробітної плати (доходу) для обчислення пенсії у разі втрати документів про її нарахування та виплату, затвердженим відповідною постановою Кабінету Міністрів України від 5 липня 2006 року № 919, яким запроваджено механізм визначення заробітної плати (доходу) для обчислення пенсії у разі втрати первинних документів про нарахування та виплату підприємствами заробітної плати за основним місцем роботи застрахованої особи за період страхового стажу до 1 липня 2000 року у зв’язку із стихійним лихом, аваріями, катастрофами або з інших незалежних від застрахованої особи обставин.
Указаним вище Порядком встановлено, що заробітна плата для обчислення пенсії за період страхового стажу застрахованої особи за кожний місяць страхового стажу починаючи з 1 січня 1998 року визначається за даними Державного реєстру фізичних осіб — платників податків та інших обов’язкових платежів. За період до 1 січня 1998 року та в разі відсутності даних у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків та інших обов’язкових платежів заробітна плата застрахованої особи за кожний місяць страхового стажу, який враховується при обчисленні пенсії, визначається:
1) за наявності підприємства, де працювала особа, або його правонаступника — виходячи з розміру середньої заробітної плати за відповідною професією чи посадою на такому підприємстві, що склалася у кожному місяці роботи, за який втрачено документи про нарахування та виплату заробітної плати.
За відсутності на підприємстві або в його правонаступника відповідної професії або посади заробітна плата визначається виходячи з розміру середньої заробітної плати за аналогічною професією чи посадою на такому підприємстві або в його правонаступника.
Довідка про середню заробітну плату за відповідною або аналогічною їй професією чи посадою надається підприємством, де працює чи працювала особа, або його правонаступником;
2) у разі коли підприємство ліквідовано, а документи до органу вищого рівня або архівним установам не передано, — виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) за відповідною або аналогічною професією (посадою) у відповідній галузі (системі), за календарний рік, що передує року, з якого призначено (перераховано) пенсію, або виходячи з мінімально гарантованої зазначеної тарифної ставки (посадового окладу), передбаченої галузевою угодою.
Довідка про заробітну плату, виходячи з місячної тарифної ставки (посадового окладу) за відповідною або аналогічною професією (посадою), видається місцевим органом з питань праці та соціального захисту населення, а у разі відсутності в такому органі зазначених відомостей — Міністерством праці та соціальної політики України.
Слід наголосити, що у вищенаведених ситуаціях відсутність на підприємстві або в його правонаступника документів про нарахування та виплату заробітної плати, а також час та причини, що призвели до втрати таких документів, підтверджується довідкою роботодавця, правонаступника або відповідної архівної установи.