Закриття справи за роками чи поки не буде підшито 250 аркушів?
Упродовж року в установі діловодною службою (централізовано) або по структурних підрозділах (децентралізовано) здійснюється формування справ, тобто виконані документи групуються у папки чи теки відповідно до номенклатури справ. Справа вважається заведеною після включення до неї хоча б одного документа.
Наприкінці діловодного року або на початку наступного року здійснюється оформлення цих справ. Тут слід пам’ятати, що оформлення справ може бути: повне або часткове (спрощене).
Звертаємо увагу, що документи зазвичай групуються за один діловодний рік. Підшиватися будуть лише справи з постійним і тривалим строком зберігання, залежно від кількості аркушів, яка була заведена за рік.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Під час оформлення справ не потрібно орієнтуватися виключно на кількість аркушів, адже цінність справи визначається передусім походженням та змістом.
Однак є справи, які становлять виняток, і формуються за декілька років: це перехідні справи, судові та особові справи, історії хвороб тощо. Наприклад, особова справа працівника формується упродовж усього періоду його роботи в установі (поповнюється з року в рік), а в разі звільнення оформлюється остаточно та підшивається.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Іноді особові справи звільнених формуються не як окрема одиниця (на конкретного працівника), а в одну справу згруповано по кілька працівників. У такому разі, залежно від кількості аркушів, документи справи можуть бути вміщені в один том, а можуть формуватися у кілька томів (це залежить від кількості працівників та їх трудового періоду). За таких обставин кожен із томів не може перевищувати 250 аркушів, але може бути й менше.
Чи є таке поняття, як «картка заміщення» у разі видачі документа зі справи?
Справи в установі можуть видаватися у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів (здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу), а також іншим установам (з письмового дозволу керівника установи).
На видану справу складається картка-замінник за формою, наведеною у додатку 12 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Відповідно до абзацу третього пункту 5 глави 3 розділу IV Правил № 1000/5, не дозволяється видавати у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи окремі документи зі справ.
Картка-замінник складається на справу в цілому і не може складатися на окремий документ чи на декілька документів.
Відповідно до пункту 14 розділу І Правил № 1000/5, можливе вилучення окремих документів справи, зокрема оригіналів, на підставі ухвали слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом України. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів в установі обов’язково залишаються належним чином засвідчені копії цих документів. Такі документи підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.
У разі запиту від працівника або сторонньої установи на окремий документ справи, яка зберігається в архіві установи, виготовляється архівна копія, яка також засвідчується належним чином.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
Чи допускається долучення до справи документів у файлі?
Протягом року документи в установі формуються відповідно до номенклатури справ. За цей період можливе долучення чернеток, дублетних примірників, а також документів у файлах.
Проте під час оформлення справ на архівне зберігання файли в обов’язковому порядку вилучаються. Це стосується документів постійного і тривалого (понад 10 р.) строку зберігання.
Документи зі справ із тимчасовим строком зберігання (1 р., 3 р., 5 р., 10 р.) можуть і надалі зберігатися у файлах.
Якщо ви ще не маєте повноцінного доступу до електронної версії журналу «Діловодство», скористайтесь можливістю отримати демодоступ та переконайтеся в зручності і практичній користі видання для вашої роботи.
У журналі представлено корисні матеріали з організації документообігу, поради щодо ведення кадрової документації та роз’яснення експертів із найактуальніших питань.
Джерело: ДІЛОВОДСТВО
