Для використання українських офіційних документів за кордоном у більшості випадків необхідно підтвердити їхню юридичну силу. Одним із найпоширеніших способів такого міжнародного засвідчення є проставлення апостиля. Водночас ця процедура застосовується не до всіх документів. Міністерство юстиції нагадало, які документи не підлягають апостилюванню та в яких випадках можуть застосовуватися винятки.
Апостиль — це спеціальний штамп, що підтверджує справжність підпису посадової особи, її повноваження, а також автентичність печатки або штампа на офіційному документі. Завдяки цьому документ визнається у державах, які є учасницями Гаазької конвенції, без проходження складної процедури консульської легалізації.
Однак законодавство визначає перелік документів, на яких апостиль не проставляється. Такі обмеження встановлені Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання за кордоном, затвердженими спільним наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну та Мін’юсту.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
На яких документах апостиль не проставляють
До документів, які не підлягають апостилюванню в оригіналі, належать:
- паспорти та інші документи, що посвідчують особу й підтверджують громадянство України;
- документи, що посвідчують спеціальний статус особи;
- військові квитки;
- трудові книжки;
- дозволи на носіння зброї;
- свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів (технічні паспорти);
- інші посвідчення, оформлені відповідно до законодавства України.
Водночас у більшості таких випадків апостиль може бути проставлений не на оригіналі, а на нотаріально засвідченій копії документа. Саме цей механізм найчастіше застосовується під час оформлення документів для використання за кордоном.
Які документи також не апостилюються
Міністерство юстиції звертає увагу, що апостиль не ставиться також на:
- оригіналах і копіях нормативно-правових актів;
- роз’ясненнях та правових висновках щодо застосування законодавства;
- документах, що мають характер службового або особистого листування.
Такі документи не підлягають міжнародному засвідченню шляхом проставлення апостиля.
Документи радянського зразка
Окремі правила діють щодо документів, виданих установами колишніх союзних республік СРСР.
Оригінали таких документів для проставлення апостиля не приймаються. Виняток становлять документи про освіту та вчені звання, видані Українською РСР.
В інших випадках апостиль може бути оформлений лише на нотаріально засвідченій копії або копії з перекладом, оформленій відповідно до українського законодавства.
Особливості для документів про освіту
Якщо йдеться про копії дипломів, атестатів чи інших документів у сфері освіти та науки, існує додаткова вимога.
Апостиль на копії можливий лише після того, як його попередньо буде проставлено на оригіналі документа. Лише після цього допускається оформлення апостиля на нотаріально засвідчених копіях або перекладах.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Документи органів ДРАЦС
Особливий порядок встановлено для документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану — свідоцтв про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть, зміну імені тощо.
Апостиль на їх копіях або перекладах допускається лише після попередньої легалізації або проставлення апостиля на оригіналі документа.
Відповідно, нотаріуси можуть засвідчувати копії таких документів для подальшого використання за кордоном тільки після виконання цієї вимоги.
Інформація з Державного реєстру речових прав
Мін’юст окремо наголошує, що чинним законодавством не передбачено проставлення апостиля на інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно.
Це пояснюється тим, що такі відомості формуються на звичайних аркушах паперу без використання спеціальних бланків, без підпису посадової особи та без печатки.
Якщо документ необхідно використовувати за межами України для підтвердження майнового стану, громадяни можуть звернутися до державного або приватного нотаріуса для оформлення відповідної заяви (афідевіту), яка надалі може використовуватися в міжнародному документообігу.
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
На які документи Правила взагалі не поширюються
Правила проставлення апостиля не застосовуються до:
- документів, виданих закордонними дипломатичними установами України та призначених для використання у країні акредитації;
- офіційних документів, що безпосередньо пов’язані з комерційними або митними операціями.
У таких випадках застосовуються інші міжнародні механізми підтвердження юридичної сили документів.
Хто проставляє апостиль
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61, Міністерство юстиції України уповноважене проставляти апостиль на документах, виданих органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, оформлених нотаріусами України.
Роз’яснення Міністерства юстиції є важливим для громадян, роботодавців, кадрових служб і юридичних осіб, які оформлюють документи для працевлаштування, навчання, ведення бізнесу чи проживання за кордоном. Знання встановлених правил допоможе уникнути відмов у прийнятті документів, зайвих витрат часу та необхідності повторного проходження процедури міжнародного засвідчення.
Джерело: Мін’юст
