Помилилися в номерах наказів з кадрових питань чи строках їх зберігання або нечітко прописали зміст, щось упустили, то хіба це таке вже серйозне порушення? Частіше так, ніж ні. На підставі кадрових наказів приймають на роботу працівників, їх звільняють, встановлюють доплати та надбавки, нараховують відпускні, компенсують виплати й нараховують зарплату за дні відрядження.
Тож накази з кадрових питань, пов’язані з нарахуванням виплат працівникам, по суті, є первинним документом для певних подій (господарських операцій).
Перевірки ж Держпраці не обмежені строком давності. Це означає, що інспектор праці врахує усі допущені при оформленні наказів з кадрових питань недоліки і помилки, відсутність наказу (або інформації в ньому), щоб констатувати порушення законодавства із застосуванням фінансових штрафів. Адже такі помилки (після їх виявлення) неможливо виправити «заднім числом».
Аби не припускатися помилок під час складання проєктів наказів, присвоєнні реєстраційних індексів і не поєднувати непоєднуване, варто зазирнути до таких нормативних актів:
- Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік № 578);
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2016 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000).
Ці нормативні акти дуже об’ємні і дуже складні для розуміння.
У результаті — припускаємося кілька типових помилок під час оформлення наказів з кадрових питань.
Помилка 1. Дуже поширена
Усі накази з кадрових питань нумеруються послідовно з додаванням індексу «к» або «п» і реєструються в одному журналі реєстрації наказів з кадрових питань. А яка різниця ─ головне, щоб був наказ!?
У результаті маємо не одну, а відразу три помилки: усім кадровим наказам присвоюється однаковий індекс, послідовна нумерація для всіх, реєстрація в одному журналі. У чому суть помилок і як їх уникнути?
По-перше ─ треба визначитися зі строком зберігання наказу залежно від його призначення і змісту. Скільки має зберігатися конкретний наказ з кадрових питань: 75 років чи 5 років?
Відповідь шукаємо у статті 16 Переліку № 578. Серед наказів з кадрових питань тимчасового зберігання (до 10 років): про стягнення (оголошення догани), надання щорічних оплачуваних відпусток працівникам (крім додаткових відпусток у зв’язку зі шкідливими, важкими та небезпечними умовами праці) та відпусток у зв’язку із навчанням, короткострокові відрядження у межах України та за кордон.
Перелічені накази зберігаються 5 років відповідно до статті 16-б Переліку № 578.
По-друге ─ накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років) і тривалого (понад 10 років) зберігання окремо нумеруються у межах календарного року і відповідно мають різні реєстраційні номери (індекси).
По-третє ─ реєстраційний номер наказу складається, як правило, з цифри із доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його зберігання (тимчасове чи тривале). Відповідно накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу.
Звідки береться цей індекс? Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства. Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм», але можуть вводитися й окремі буквені індекси для наказів про відпустки чи про відрядження чи про встановлення надбавок і доплат (якщо їх кількість — значна).
Рекомендуємо в компанії вести всі необхідні книги і журнали обліку наказів. Наприклад, дуже зручно мати:
— Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років)
— Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 років)
Нагадуємо, усі сторінки книг і журналів реєстрації повинні мати наскрізну нумерацію. Це стосується не лише реєстраційних форм з кадрових питань, а усіх загалом.
Переглянути асортимент книг реєстрації
Помилка 2. Поєднання непоєднуваного
Виданий один наказ з кадрових питань про надання щорічної основної відпустки і щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці
Це неприпустимо. Аби визначитися, до якого виду віднести кадровий наказ, потрібно проаналізувати зміст наказу і звернутися до Номенклатури справ, яка має бути розроблена на підприємстві (в кожному структурному підрозділі) з урахуванням строків зберігання документів, визначених Переліком № 578.
У чому помилка? Строк зберігання наказу про надання щорічної основної відпустки ─ 5 років, а наказу про надання щорічної додаткової відпустки за шкідливі та важкі умови праці ─ 75 років, тому це мають бути окремі накази з різними реєстраційними номерами (індексами).
Помилка 3. Допомога на оздоровлення у наказі про відпустку
У наказі про надання щорічної основної відпустки вказано «з наданням матеріальної допомоги на оздоровлення у розмірі посадового окладу» (колдоговором або положенням про оплату праці передбачена така виплата)
Що тут не так? Відповідь шукаємо знову у статті 16-б Переліку № 578 і вона проста: наказ про надання щорічної основної відпустки ─ зберігається 5 років, а накази про надання матеріальної допомоги працівникам ─ 75 років.
Помилка 4. Кілька примірників оригіналу одного наказу
На підприємстві видається по 3 примірники оригіналу наказу, один залишається у службі діловодства (канцелярії чи іншому підрозділі, що готував проєкт), а інші направляються у структурні підрозділи, яких це стосується?
Оригінал документа (наказу) може бути тільки один і він долучається до відповідної справи, утвореної за номенклатурою справ (для збереження оригіналів у автора).
Копії створюються в необхідній кількості для внутрішнього використання на підприємстві (за потреби) відповідно до вимог глави 10 розділу ІІ Правил № 1000.
Порядок засвідчення копій визначають у інструкції з діловодства, а повноваження стосовно права засвідчувати копії прописують також у посадових інструкціях працівників.
Помилка 5. У розпорядчих документах з кадрових і з інших питань відсутнє ДІЄСЛОВО
У наказі немає констатуючої частини та дієслова (розпорядчої дії), а зміст розпорядчої частини дуже розмитий, скажімо, «звернути увагу на недоліки в роботі».
У розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими — його ім’я та по батькові (п. 7 гл. 9 р. ІІ Правил № 1000).
Помилка 6. Відсутність інформації про умови праці в розпорядчій частині наказу
У наказі про прийняття працівника не зазначені умови оплати праці (посадовий оклад, надбавки, доплати), а вказано «посадовий оклад згідно зі штатним розписом»
Тут маємо одразу і порушення правил діловодства, і законодавства про працю.
По-перше, у разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат (абз. 3 п. 7 гл. 9 р. ІІ Правил № 1000).
По-друге, у разі прийняття працівника на роботу з ним обумовлюються питання умови оплати праці. Якщо ж трудовий договір укладається шляхом надання заяви кандидатом і видання керівником наказу про прийняття на роботу, то в цьому наказі мають бути чітко визначені посадовий оклад (тарифна ставка) та постійні види надбавок і доплат.
Судова практика: за відсутність умов оплати праці у наказі про прийняття на роботу, зокрема доплати за роботу у шкідливих умовах праці, ГУ Держпраці був застосований штраф ─ адміністративний окружний суд визнав його правомірним (постанова Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 16 серпня 2017 року у справі № 804/2806/17). ВСУ підтримав рішення першої і апеляційної інстанції (постанова ВСУ від 25 квітня 2018 року у справі № 804/2806/17).
Помилка 7. Використання довільної форми наказу без дотримання ДСТУ
Підприємство використовує довільну форму (не затверджену) з Інтернету, ігноруючи вимоги Правил № 1000 і ДСТУ 4163:2020
Краще за все використовувати типові форми наказів (розпоряджень) № П-1, № П-3, № П-4, затверджені наказом Держкомстату від 05 грудня 2008 року № 489 (далі Наказ — № 489). Хоч вони й не відповідають вимогам нормативних актів з діловодства. Інспектор праці зазвичай вимагає, щоб під час оформлення наказів про прийняття на роботу, надання відпусток, звільнення з роботи застосовувалися саме ці типові форми.
Судова практика невтішна: вимога щодо застосування типових форм, передбачених Наказом № 489, була визнана судом правомірною, і фінансовий штраф — теж (ухвала ВАСУ від 31 жовтня 2017 року № К/800/10207/17|804/6752/16). І це не єдиний випадок.
За загальним правилом бланки розпорядчих документів повинні затверджуватися розпорядчим актом підприємства, керівник приймає рішення про спосіб виготовлення бланків (гл. 2 р. ІІ Правил № 1000). Однак при створенні бланків має бути дотримано вимог ДСТУ 4163:2020 (а до 31.08.2021 — ДСТУ 4163:2003).
Помилка 8. Документи — підстави для видання наказів з кадрових питань зберігаються разом з оригіналами наказів
Підприємство зберігає заяву про прийняття працівника на іншу роботу разом із наказом про переведення.
Заяви працівників та інші документи, що є підставою для видання наказу з кадрових питань, зберігаються окремо від самих наказів, а саме:
— в Особовій справі працівника: заява про прийняття на роботу, трудовий договір (контракт), заява про зміну біографічних даних, про переведення на іншу роботу, заява про звільнення тощо;
— ті ж документи, що не ввійшли до особової справи, зберігаються у інших справах, визначених Номенклатурою справ підприємства.
Джерело: www.visnuk.com.ua
Правила оформлення документів можна знайти на сторінках видання «Діловодство».
Не нехтуйте вимогами законодавства до оформлення документів і ведення книг обліку. Видання «КАДРОВИК.UA» пропонує, зокрема, такі реєстраційні форми для обліку документів з кадрових питань:
- Книга обліку наказів з персоналу
- Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
- Журнал обліку особових справ
- Журнал обліку прийняття працівників
- Журнал реєстрації листків непрацездатності
Слід зауважити, що зазвичай наказам з кадрових питань (особового складу) присвоюють літерний індекс «-к» («-к/тр» — кадрові накази тривалого строку зберігання, «-к/тм» — кадрові накази тимчасового строку зберігання), «-п» (персонал), «-ос» (особовий склад).
Конкретний порядок індексації наказів, а також приклади відповідних літерних індексів для різних видів наказів мають бути зазначені в інструкції з діловодства підприємства.
Накази з кадрових питань доволі конкретно розподіляються у Переліку № 578 на накази тривалого строку зберігання й накази нетривалого строку зберігання (тобто наводяться конкретні приклади відповідних наказів), а для наказів з основної діяльності й адміністративно-господарських питань приклади таких наказів у Переліку № 578 відсутні. Тому іноді на практиці важко визначити, до якого саме виду належить той чи той документ: до розпорядження з основної діяльності чи адміністративно-господарських питань.
Виникає багато питань щодо оформлення описів під час передавання документів до архіву. Стосовно нумерації журналів обліку, то важливо в описі (під час передавання на зберігання до архіву) враховувати тільки заповнені сторінки і вказувати ту кількість аркушів, що містять записи. Порожні аркуші не враховують і в описі не вказують. Наприклад, якщо журнал завершено, але в ньому залишилися незаповнені сторінки, то їх не враховують. Отже, якщо реєстраційна форма містить 40 аркушів (80 сторінок — нумерація проставлена з обох боків аркуша), а заповненими на момент завершення журналу виявиться лише 78 сторінок, то у графі «Кількість аркушів» слід вказати 39 аркушів.
Нерідко у кадровиків та діловодів виникає багато запитань щодо того, що саме мається на увазі під терміном «тривалого строку зберігання». Радимо уважно ознайомитися із загальними положеннями Переліку № 578, де можна знайти багато пояснень. Зокрема, можна виснувати, що тривалим зберіганням вважається зберігання понад 10 років. Якщо ж, наприклад, стоїть відмітка “Доки не мине потреба”, то це значить, що документ має тривалий строк зберігання, але не може бути меншим одного року.
З усіх кадрових питань звертайтеся до редакції «КАДРОВИК.UA»
З питань передплати і придбання товарів і послуг: podpiska@mediapro.com.ua
