...
Реєструйся

Номенклатура справ: етапи розроблення


Поняття «номенклатура справ» визначене Законом України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі — Закон № 3814).

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Відповідно до абзацу першого пункту 1 глави 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затвердженими  Наказом міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) номенклатура справ призначена для встановлення на підприємстві єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Усі юридичні особи зобов’язані, зокрема:

  • забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, установленому Законом № 3814;
  • погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради протягом року з дня реєстрації юридичної особи в установленому законодавством порядку (ст. 32 Закону № 3814).

Відповідно до абзацу другого пункту 3 глави 1 розділу IV Правил № 1000/5 методична допомога у складанні номенклатури справ надається архівом установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Зверніть увагу!

Відповідно до статті 42 Закону № 3814 центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень мають право, зокрема, перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства підприємств незалежно від форми власності для здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок.

Етапи розроблення номенклатури справ

Юридична особа самостійно визначає порядок підготовки зведеної номенклатури справ та номенклатур справ структурних підрозділів, що докладно слід прописати в інструкції з діловодства.

ІЗ ПРАКТИКИ

Спочатку розробляють номенклатури справ структурних підрозділів підприємства, а на їх підставі — зведену. Такий порядок відповідає вимогам нормативно-правових актів, але на практиці це можливо тільки за наявності у структурних підрозділах працівників, здатних кваліфіковано скласти номенклатуру. Найчастіше зведену номенклатуру справ юридичної особи укладає високо-кваліфікований працівник.

 

В інструкції з діловодства юридичної особи фіксують порядок проведення роботи, що передує складенню номенклатур справ, під час якої аналізують діяльність юридичної особи в цілому, досліджують напрями діяльності кожного структурного підрозділу окремо, вивчають склад, зміст та кількість документів, що утворилися у діяльності юридичної особи.

Під час виконання цієї роботи використовують джерела, що містять інформацію про мету і предмет діяльності, завдання і функції, що їх виконує конкретна юридична особа, зокрема такі:

  • статут юридичної особи;
  • положення про структурні підрозділи юридичної особи;
  • штатні розписи;
  • номенклатури та описи справ за минулі роки;
  • посадові (робочі) інструкції працівників;
  • плани з основної та допоміжних видів діяльності юридичної особи та звіти про їх виконання;
  • переліки (класифікатори) документів із строками зберігання (за наявності);
  • реєстраційно-облікові та контрольні картотеки (за наявності);
  • типовий та галузеві переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання .

Принцип побудови зведеної номенклатури справ

Є 2 принципи побудови зведеної номенклатури справ: структурний або функціональний.

У разі виробничої потреби можливе поєднання структурного та функціонального принципів  побудови номенклатури справ.

Важливо!

У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки і питання діяльності установи, а також:

  • не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;
  • справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення;
  • справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);
  • справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності (наприклад справи ліквідаційної комісії).

До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів. За рішенням експертної комісії (далі — ЕК) підприємства до номенклатури справ можуть включатися копії тиражованих документів, що накопичуються в структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо).

Зверніть увагу!

До номенклатури справ не включаються видання, довідники (у т. ч. телефонні), бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація.

Вимоги до оформлення тексту номенклатури справ

Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці, що має 5 обов’язкових граф:

1 — Індекс справи;

2 — Заголовок справи (тому, частини);

3 — Кількість справ (томів, частин);

4 — Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком;

5 — Примітки.

У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу юридичної особи (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 01–07, де 01 — індекс структурного підрозділу; 07 — порядковий номер справи у межах розділу.

У другій графі наводять заголовок справи. 

Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають відображати склад і зміст документів справи.  Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Елементи заголовка викладають у такій послідовності:

  • вид документів у справі (назва виду справи); 
  • автор документів; 
  • кореспондент або адресат;
  • стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); 
  • назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;
  • період, до якого належать документи справи;
  • вказівки на наявність копій документів у справі (за потреби).

В окремих випадках послідовність розташування елементів заголовка може бути змінена. Насамперед це стосується відомостей про авторів та кореспондентів, наприклад: «Доповідні записки з питань кадрової роботи, що подаються відділом кадрів керівництву товариства».

Проте вид документів (накази, протоколи, акти, доповідні записки тощо) завжди зазначають на початку заголовка.

Відомості про копійність документів зазначають наприкінці заголовка, наприклад: «Положення про планово-економічний відділ (копія)», «Посадові інструкції працівників загального відділу (копії)».

У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов’язані послідовністю ведення діловодства, вживають узагальнений термін «документи», а основні їх види, згруповані у справу, зазначають в дужках, наприклад: «Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів».

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначаються вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Накази з основної діяльності товариства».

У заголовках справ, що містять листування, обов’язково зазначають кореспондента та питання, з якого сформовано справу, наприклад: «Листування з державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими юридичними особами з правових питань, зокрема щодо роз’яснення законодавства».

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників діловодних служб».

У заголовках справ з планово-звітною документацією обов’язково зазначають період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, наприклад: «Річний план товариства з основної діяльності», «Оперативні (щотижневі) звіти про роботу товариства» тощо.

Зверніть увагу!

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховуються важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок.

На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Третю графу заповнюють наприкінці календарного року, коли відомо, яку кількість справ сформовано.

У четвертій графі номенклатури справ вказують строки зберігання з посиланням на статті Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерством юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік № 578/5), або відомчого (галузевого) переліку документів зі строками зберігання.

Допускається посилання на ряд статей Переліку № 578/5 із зазначенням строків їх зберігання (у тому числі різних переліків, якщо застосовуються типовий і галузевий). При цьому строк зберігання зазначається відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених Переліком № 578/5, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення ЕК юридичної особи.

Підприємства, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (далі — НАФ) погоджують ці строки з експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому в п’ятій графі роблять примітку:

Підприємства, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, погоджують ці строки з ЕК органу вищого рівня (за наявності).

Під час формування у справу документів з грифом «Для службового користування» (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не зазначають, а в четвертій графі проставляють відмітку «ЕК».

Для справ, сформованих із тиражованих копій документів, встановлюється строк зберігання «Доки не мине потреба» незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.

У п’ятій графі зведеної номенклатури справ проставляють відмітки про:

  • перехідні справи;
  • про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана);
  • про посадових осіб, відповідальних за формування справ;
  • про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Новостворені установи незалежно від форми власності повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК установи номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ.

Установи, у діяльності яких утворюються документи НАФ, у подальшому подають свою номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають.

Установи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають  номенклатуру справ ЕК органу вищого рівня (за наявності). У разі відсутності установи вищого рівня номенклатура справ схвалюється власною ЕК.

Зверніть увагу!

Номенклатура справ установи підлягає погодженню з відповідним державним архівом або схваленню органом вищого рівня один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.

Наприкінці року номенклатури справ структурного підрозділу та номенклатури справ установи закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за рік справ.

Підсумкові записи номенклатури справ структурних підрозділів підписують відповідальні особи згідно з інструкцією з діловодства установи, а підсумковий запис номенклатури справ установи – керівник служби діловодства та повідомляють керівника архіву установи (посадову особу, відповідальну за архів).

Погоджена з ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради (ЕК органу вищого рівня) номенклатура справ установи не пізніше грудня поточного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Увага!

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу та візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Номенклатура справ підприємства підписується керівником служби діловодства підприємства, візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів) та схвалюється ЕК установи.

Зведену номенклатуру справ юридичної особи складають у 4 примірниках.

Юридичні особи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, можуть складати зведену номенклатуру справ у 3 примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках.

Зверніть увагу!

Структурні підрозділи юридичної особи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатура справ для використання у роботі.

Номенклатура справ підприємства (зведена) складається за уніфікованою формою (додаток 1) на підставі  номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою (додаток 2)

Додаток 1

 

Додаток 2

Джерело: журнал «КАДРОВИК.UA»

Передплата

Матеріали до теми


Кейс для кадровика. Особливості звільнення директора за угодою сторін
Дострокове припинення контракту з директором можливе в будь-який час, коли між сторонами досягнуто про це взаємної згоди. Пропозиція про припинення ...