Яким нормативно-правовим актом визначена обов’язковість затверджувати номенклатуру справ на наступний рік? З ким консультуватися у процесі розроблення номенклатури? І, нарешті, хто має погоджувати остаточний варіант цього важливого організаційного документа перед тим, як подати його на затвердження керівникові юридичної особи? Про все це —послідовно й докладно у публікації журналу «Діловодство» № 11, 2020
От і закінчується діловодний рік, а це означає, що всі юридичні особи незалежно від форми власності мають ретельно переглянути, і за потреби доопрацювати та обов’язково затвердити номенклатуру справ на наступний 2021 рік.
ДОВІДКА
Діловодний рік — це проміжок часу, упродовж якого здійснюють створення, приймання, реєстрацію та облік усіх службових документів як у паперовій, так і в електронній формах, а також деяких інших службових матеріалів — бланків, посвідчень, перепусток тощо, виконують різні технологічні процеси та операції (наприклад, документування оперативних нарад і засідань колегіальних органів, контроль за виконанням документів, видавання печаток і штампів (за наявності), приймання відвідувачів керівництвом, опрацювання звернень громадян і запитів про надання публічної інформації, проведення копіювальних та інших робіт), що також потребують реєстрації та обліку. Здебільшого діловодний рік має збігатися з календарним, лише у навчальних закладах діловодним роком може бути навчальний рік.
Нормативно-правові підстави для розроблення номенклатури справ
Обов’язковість наявності номенклатури справ у всіх без винятку юридичних особах установлена основним законодавчим актом у сфері архівної справи та діловодства — Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII (далі — Закон № 3814-XII), у якому наведено визначення терміна «номенклатура справ», а саме:
«Номенклатура справ — обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ».
Крім того, необхідність розроблення та погодження номенклатури справ установлена у ч. 1 ст. 32 Закону № 3814-XII, присвяченій створенню та функціонуванню архівних підрозділів об’єднань громадян, релігійних організацій, і підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності:
Об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного чи тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ.
Зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, установленому цим Законом, і протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб у встановленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.
Далі у статті:
• Види номенклатури справ
• Про роботу з Переліком № 578/5, що є нормативно-правовим актом, призначеним для використання усіма без винятку юридичними особами під час визначення строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення
• Про порядок розроблення та оформлення номенклатури справ
• Зразок уніфікованої форми зведеної номенклатури справ юридичної особи у паперовій формі
• Зразок примірної форми електронної таблиці номенклатури справ структурного підрозділу
Повний текст статті читайте в журналі «Діловодство» № 11, 2020.
Придбати журнал
Живий журнал
