Поняття «номенклатура справ» визначене Законом України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі — Закон № 3814-XII):
Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік заголовків справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
Усі юридичні особи зобов’язані, зокрема:
- забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, до проведення експертизи їхньої цінності в порядку, установленому Законом № 3814-XII;
- погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради чи районної державної адміністрації залежно від місця реєстрації цієї особи протягом року з дня реєстрації юридичної особи в установленому законодавством порядку (ст. 32 Закону № 3814-XII).
Відповідно до статті 42 Закону № 3814-XII центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень мають право, зокрема, перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності для здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок.
ЕТАПИ РОЗРОБЛЕННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
Юридична особа самостійно визначає порядок підготовки зведеної номенклатури справ і номенклатур справ структурних підрозділів, про що докладно слід прописати в Інструкції з діловодства.
Теорія vs практика
Спочатку розробляють номенклатури справ структурних підрозділів, а на їхній підставі — зведену. Такий порядок відповідає вимогам нормативно-правових актів, але на практиці це можливо тільки за наявності у структурних підрозділах працівників, здатних кваліфіковано скласти номенклатуру. Найчастіше зведену номенклатуру справ юридичної особи укладає висококваліфікований працівник.
В Інструкції з діловодства юридичної особи фіксують порядок проведення роботи, що передує складенню номенклатур справ, під час якої аналізують діяльність юридичної особи в цілому, досліджують напрями діяльності кожного структурного підрозділу окремо, вивчають склад, зміст і кількість документів, що утворилися в діяльності юридичної особи.
Під час виконання цієї роботи використовують джерела, що містять інформацію про мету й предмет діяльності, завдання і функції, що їх виконує конкретна юридична особа, зокрема такі:
- статут юридичної особи;
- положення про структурні підрозділи юридичної особи;
- штатні розписи;
- посадові (робочі) інструкції працівників;
- плани з основної та допоміжних видів діяльності юридичної особи та звіти про їх виконання;
- переліки (класифікатори) документів із строками зберігання (за наявності).
ПРИНЦИП ПОБУДОВИ ЗВЕДЕНОЇ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
Існує два принципи побудови зведеної номенклатури справ: структурний або функціональний.
Вимоги до оформлення тексту номенклатури справ
Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці, що має п’ять обов’язкових граф (додаток):
- 1 — Індекс справи;
- 2 — Заголовок справи (тому, частини);
- 3 — Кількість справ (томів, частин);
- 4 — Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком;
- 5 — Примітки.
Перша графа
У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу юридичної особи (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 01–07, де 01 — індекс структурного підрозділу; 07 — порядковий номер справи у межах розділу.
Друга графа
У другій графі наводять заголовок справи. Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають відображати склад і зміст документів справи. Елементи заголовка викладають у такій послідовності:
- вид документів у справі (назва виду справи);
- автор документів;
- кореспондент або адресат;
- стислий зміст документів справи (питання, з якого формується справа);
- назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;
- період, до якого належать документи справи;
- вказівки на наявність копій документів у справі (за потреби). Наприклад: «Накази товариства з адміністративно-господарських питань за 2020 рік», «Протоколи засідань ревізійної комісії за 2020 рік».
В окремих випадках послідовність розташування елементів заголовка може бути змінена. Насамперед це стосується відомостей про авторів і кореспондентів, наприклад: «Доповідні записки з питань кадрової роботи, що подаються відділом кадрів керівництву товариства».
Проте вид документів (накази, протоколи, акти, доповідні записки тощо) завжди зазначають на початку заголовка.
Відомості про копійність документів зазначають наприкінці заголовка, наприклад: «Положення про планово-економічний відділ (копія)», «Посадові інструкції працівників загального відділу (копії)».
У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов’язані послідовністю ведення діловодства, вживають узагальнений термін «документи», а основні їхні види, згруповані в справу, зазначають у дужках, наприклад: «Документи (довідки, доповідні записки, огляди) про підготовку та підвищення кваліфікації кадрів».
У заголовках справ, що містять листування, обов’язково зазначають кореспондента й питання, з якого сформовано справу, наприклад: «Листування з державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими юридичними особами з правових питань, зокрема щодо роз’яснення законодавства».
У заголовках справ з планово-звітною документацією обов’язково зазначають період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, наприклад: «Річний план товариства з основної діяльності», «Оперативні (щотижневі) звіти про роботу товариства» тощо. Крім того, у заголовку справи, що містить планово-звітну документацію, має бути зазначено номер чи умовне позначення (код, шифр) форми плану-звіту (за наявності).
Третя графа
Третю графу заповнюють по закінченні діловодного року, коли відомо, яку кількість справ сформовано за минулий діловодний рік. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють після закінчення діловодного року.
Четверта графа
У четвертій графі номенклатури справ указують строки зберігання з посиланням на статті Переліку типових документів із зазначенням строків зберігання документів або відомчого (галузевого) переліку документів зі строками зберігання. В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справу документи з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких установлені 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).
Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання встановлюють на підставі їхнього вивчення ЕК юридичної особи за погодженням з експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) відповідного державного архіву. При цьому в п’ятій графі роблять примітку:
Якщо до строку зберігання додано відмітку «ЕПК», це означає, що документи цієї категорії мають культурну цінність і практичне значення та підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року.
Під час формування у справу документів із грифом «Для службового користування» (незалежно від їхнього змісту) строк зберігання справи не зазначають, а в четвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Після закінчення діловодного року цю справу переглядає ЕК і визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК може прийняти рішення щодо переформування документів такої справи. Документи постійного строку зберігання формують в окрему справу, яка має самостійний заголовок і буде додатково внесена до номенклатури справ.
Для справ, що містять копійні документи, строк зберігання не встановлюють, у четвертій графі зазначають «Доки не мине потреба» або «До заміни новими».
П’ята графа
У п’ятій графі зведеної номенклатури справ проставляють відмітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи тощо.
Наприкінці діловодного року зведену номенклатуру справ юридичної особи та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають категорії та кількість фактично заведених упродовж року справ.
Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за організацію діловодства у своїх підрозділах, й передають підсумкові відомості до Служби діловодства юридичної особи.
Керівник Служби діловодства (особа, відповідальна за діловодство), зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівникові архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів юридичної особи) про фактичну наявність справ, заведених за рік.
Зведену номенклатуру справ юридичної особи та номенклатури справ її структурних підрозділів щорічно (наприкінці кожного діловодного року) переглядають й уточнюють. Після внесення до них змін і доповнень їх передруковують. Номенклатуру справ структурного підрозділу підписує його керівник, а зведену номенклатуру справ затверджує керівник юридичної особи. Номенклатуру справ уводить у дію з 01 січня нового року.
Один раз на п’ять років або за наявності істотних змін у структурі чи напрямах діяльності юридичної особи зведену номенклатуру справ перескладають і повторно погоджують із відповідним державним архівом
Зведену номенклатуру справ юридичної особи складають у чотирьох примірниках, кожен із яких повинен мати гриф погодження з ЕПК відповідного державного архіву (якщо у діяльності відповідної юридичної особи створюються документи Національного архівного фонду) або ЕК органу вищого рівня (якщо у діяльності відповідної юридичної особи не створюються документи Національного архівного фонду).
Визначають також місце зберігання чи призначення кожного з примірників:
- перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігає Служба діловодства юридичної особи;
- другий — вона використовує як робочий;
- третій — передають до архівного підрозділу юридичної особи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;
- четвертий надсилають до державної архівної установи, архівного відділу міської ради (райдержадміністрації), у зоні комплектування яких перебуває відповідна юридична особа, або до органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.
Структурні підрозділи юридичної особи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання в роботі.
Юридичні особи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, якщо вони не мають органу вищого рівня, а якщо в них немає структурного поділу — у двох примірниках.
Джерело: журнал «Діловодство»
