Оформлення свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування

Як отримати страхове свідоцтво?
Які відомості воно містить?
Для чого видають страхові свідоцтва і яке їх значення?
Чи передбачено відповідальність за невчасно подані документи для оформлення страхового свідоцтва та за неоформлення страхового свідоцтва?

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Загальнообов’язкове державне соціальне страхування — це система прав, обов’язків і гарантій, яка передбачає надання соціального захисту, що охоплює матеріальне забезпечення громадян у разі хвороби, повної, часткової або тимчасової втрати працездатності, втрати годувальника, безробіття з незалежних від них обставин, а також у старості та в інших випадках, передбачених законом, за рахунок грошових фондів, що формуються через сплату страхових внесків власником або уповноваженим ним органом, громадянами, а також із бюджетних та інших джерел, передбачених законом.

Види загальнообов’язкового державного соціального страхування:
— пенсійне страхування;
— страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням;
— страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності;
— страхування на випадок безробіття.

Згідно зі статтею 8 Основ законодавства України про загальнообов’яз­кове державне соціальне страхування від 14 січня 1998 року № 16/98-ВР особи, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, одержують свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — страхове свідоцтво), яке є єдиним для всіх видів страхування та документом суворої звітності, а також підтверджує пра­во застрахованої особи на одержання матеріального забезпечення та соціальних послуг за загаль­но­обов’язковим державним соціальним страхуванням.
На підставі страхового свідоцтва застрахована особа має можливість безкоштовно отримати відомості про себе в системі персоніфікованого обліку в будь-якому органі Пенсійного фонду на території України.

КОМУ ВИДАЮТЬ СТРАХОВІ СВІДОЦТВА

Відповідно до Порядку видачі свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2000 року № 1306 (далі — Порядок № 1306), страхове свідоцтво видається в органі Пенсійного фонду України (далі — ПФУ) на підставі анкети застрахованої особи. Особи, які працюють за наймом, одержують його на підприємстві. Особи, які мають кілька місць роботи, одержують страхове свідоцтво за місцем основної роботи. Застрахована особа відповідно до наданого роботодавцем (страхувальником) зразка (додаток 1) заповнює анкету.
Протягом двох тижнів роботодавець перевіряє, підписує і засвідчує печаткою анкету і подає її до органу ПФУ, де зареєстрований як платник страхових внесків.

Особи, які забезпечують себе роботою самостійно (особи, які займаються підприємницькою, адвокатською, нотаріальною, творчою та іншою діяльністю, пов’язаною з одержанням доходу безпосередньо від цієї діяльності, серед них члени творчих спілок, творчі працівники, які не є членами творчих спілок), особи, які добровільно сплачують страхові внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, а також громадяни України, які працюють за межами України і не застраховані в системі соціального страхування країни, де вони перебувають, подають анкету до органів ПФУ за постійним місцем проживання самостійно одночасно з реєстрацією в ньому як платники страхових внесків (п. 4 Порядку № 1306). Відповідно і отримують страхове свідоцтво теж самостійно.
Відповідальна особа органу ПФУ формує та передає комплекти страхових свідоцтв підприємствам та фізичним особам — страхувальникам (подавачам анкет застрахованих осіб) разом із відповідними супроводжувальними відомостями.
Коректне заповнення і вчасне передання зазначеної анкети до місцевого відділу ПФУ — запорука вчасного одержання страхового свідоцтва. На підприємствах анкету заповнюють лише ті працівники, трудова книжка яких зберігається у роботодавця, який організовує збирання та передання анкет у ПФУ.
На підставі заповненої анкети застрахованої особи органи ПФУ видають страхове свідоцтво (додаток 2).

ЯК ОТРИМАТИ СТРАХОВЕ СВІДОЦТВО

Оформляють страхові свідоцтва органи ПФУ, які ведуть персоніфікований облік застрахованих осіб (п. 5 Порядку № 1306). Ця робота не потребує й не передбачає жодних додаткових платежів від роботодавців і застрахованих осіб, треба лише звернутися до органів ПФУ. Працівники підприємств, установ, організацій (далі — підприємство) одержують страхові свідоцтва за основним місцем роботи.
Як це відбувається? Спершу застраховані особи мають зареєструватися в органах ПФУ на підставі даних, що містяться в наданих роботодавцем анкетах застрахованих осіб. Бланки цих анкет отримує роботодавець в органах ПФУ за місцем обліку як платник єдиного соціального внеску (в тому районі, місті, де зареєстроване підприємство). Зміст анкети, по суті, зведено до паспортних даних. Окрім індивідуального податкового номера (далі — ІПН), зазначається прі­звище, ім’я, по батькові застрахованої особи, стать, дата і місце народження, адреса постійного місця проживання, місце основної роботи й адреса та дані паспорта або іншого документа, що посвідчує особу.
Заповнені застрахованими особами анкети, які після перевірки мають засвідчуватися підписом і печаткою роботодавця, передають до органу ПФУ за місцем обліку підприємства як платника єдиного соціального внеску.
Особи, які на час початку реєстрації не працюють, але раніше працювали й сплачували внески на обов’язкове державне пенсійне страхування і обо­в’язкове соціальне страхування, проходять реєстрацію та одержують страхове свідоцтво в органах ПФУ за місцем проживання (п. 6 Порядку № 1306).
Із дня одержання анкети органи ПФУ протягом трьох тижнів оформляють страхове свідоцтво застрахованої особи. Якщо треба внести уточнення до відомостей про особу, надсилають через страхувальника застрахованій особі (особам, які забезпечують себе роботою самостійно, добровільно сплачують страхові внески на загально­обо­в’я­з­кове державне соціальне страхування, а також громадянам України, які працюють за межами України і не застраховані в системі соціального страхування країни, де вони перебувають, безпосередньо цим особам) відповідний запит за формою, встановленою ПФУ.
Застрахована особа не пізніше ніж через тиждень із дня одержання цього запиту уточнює в ньому відомості про себе (якщо треба, підтверджує їх документально), підписує його і через страхувальника повертає запит відповідному органу ПФУ (особи, які забезпечують себе роботою самостійно, добровільно сплачують страхові внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, а також громадяни України, які працюють за межами України і не застраховані в системі соціального страхування країни, де вони перебувають, особисто надають уточнені дані до ПФУ) (п. 8 Порядку № 1306).
Відтак страхове свідоцтво заповнює уповноважена посадова особа органу ПФУ, підписує керівник цього органу або його заступник і засвідчує печаткою.

Номер страхового свідоцтва має збігатися з реєстраційним номером облікової картки платника податків (ІПН, наданим фізичній особі як платникові податків та інших обов’язкових платежів головною державною податковою інспекцією).

 ЯКІ ВІДОМОСТІ МІСТИТЬ СТРАХОВЕ СВІДОЦТВО

Страхове свідоцтво містить такі відомості про застраховану особу:
— прізвище, ім’я та по батькові;
— дату і місце (країна, область, район, населений пункт) народження;
— стать.
Оформлене органом ПФУ страхове свідоцтво разом із супровідною відомістю, форму якої встановлює ПФУ, надсилається відповідному страхувальникові, який протягом тижня з дня одержання страхового свідоцтва зобов’язаний видати його застрахованій особі під розписку у супровідній відомості (п. 9 Порядку № 1306).
Що стосується застрахованих осіб, які забезпечують себе роботою самостійно, добровільно сплачують страхові внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, а також громадяни України, які працюють за межами України і не заст­раховані в системі соціального страхування країни, де вони перебувають, одержують страхові свідоцтва після пред’явлення паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, безпосередньо в ор­га­нах ПФУ під розписку (п. 10 Порядку № 1306).
Якщо в тексті страхового свідоцтва є помилки, застрахована особа через страхувальника одержує в органі ПФУ лист виправлення за встановленою ПФУ формою, який з уточненими даними у тижневий термін повертає органу ПФУ. Якщо страхувальник не має можливості видати застрахованій особі страхове свідоцтво у зв’язку з її відрядженням, хворобою чи з інших причин, він сам перевіряє текст страхового свідоцтва, уточнює дані та повертає органу ПФУ засвідчений лист виправлення (п. 11 Порядку № 1306).
Скажімо, якщо дані, зазначені у страховому свідоцтві, не відповідатимуть даним паспорта або ІПН, у застрахованої особи можуть виникнути проблеми з отриманням матеріального забезпечення та соціальних послуг за загальнообов’язковим дер­жавним соціальним страхуванням, а саме:
— відшкодування шкоди, заподіяної працівникові внаслідок ушкодження здоров’я або смерті через нещасний випадок на виробництві та професійне захворювання, яке спричинило втрату працездатності;
— отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах, путівок на санаторно-курортне лікування;
— отримання допомоги по безробіттю;
— призначення пенсій за віком, по інвалідності, у зв’язку з втратою годувальника тощо.

ЯКЩО У СТРАХОВОМУ СВІДОЦТВІ Є ПОМИЛКИ

Саме застрахована особа зацікавлена подати достовірні відомості для оформлення страхового свідоцтва, а також, отримавши його, перевірити дані.
На підставі листів виправлень орган ПФУ протягом двох тижнів оформляє за тим самим номером нові страхові свідоцтва та передає їх страхувальникові для видачі застрахованим особам або видає страхове свідоцтво застрахованій особі безпосередньо (п. 12 Порядку № 1306).
Заповнені й засвідчені страхувальником супровідні відомості та, якщо треба, листи виправлення, а також страхові свідоцтва, не видані застрахованим особам через їх звільнення, повертають органу ПФУ. Повернені страхові свідоцтва видає застрахованій особі безпосередньо орган ПФУ після її звернення (п. 13 Порядку № 1306).
Варто пам’ятати, що у разі зміни відомостей, що містяться у страховому свідоцтві, застрахована особа у місячний термін із дня настання змін зобов’язана через страхувальника подати органові ПФУ заяву про обмін страхового свідоцтва разом із копіями документів, що підтверджують ці зміни.
Особи, які забезпечують себе роботою самостійно, добровільно сплачують страхові внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, а також громадяни України, які працюють за межами України і не застраховані в системі соціального страхування країни, де вони перебувають, безпосередньо подають до органу ПФУ заяву про обмін страхового свідоцтва разом із копіями документів, що підтверджують ці зміни, самостійно. На підставі поданих документів орган ПФУ протягом двох тижнів видає нове страхове свідоцтво за тим самим номером (п. 14 Порядку № 1306).

ЯКЩО СТРАХОВЕ СВІДОЦТВО ВТРАЧЕНО

У разі втрати або пошкодження страхового свідоцтва застрахованій особі видають дублікат на підставі раніше поданих документів та особистої заяви застрахованої особи, де пояснюються обставини втрати або пошкодження. Видають дублікат страхового свідоцтва у тому самому порядку, що й страхове свідоцтво. Водночас у лівому верхньому куті страхового свідоцтва ставлять штамп або роблять чорним чорнилом напис: «Дублікат». Слід зазначити, що страхове свідоцтво та його дублікати видають безкоштовно, а бланки страхового свідоцтва розповсюджує централізовано Пенсійний фонд України (п. 15 Порядку № 1306).
Страхове свідоцтво пред’являє застрахована особа під час:
— одержання послуг та матеріального забезпечення за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням;
— укладення трудового договору (контракту);
— укладення договору цивільно-правового характеру, предметом якого є виконання робіт і надання послуг;
— прийняття на навчання тощо (п. 17 Порядку № 1306).
Пред’являють страхове свідоцтво для того, щоб надати роботодавцям відомості про номер особового рахунку, на який відраховуватимуть сплачені внески за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Страхове свідоцтво зберігається у застрахованої особи.

ЗНАЧЕННЯ СТРАХОВОГО СВІДОЦТВА

Звертаємо увагу, що через мережу інформаційних кіосків, установлених в усіх управліннях ПФУ, можна отримати інформацію про страхувальників, з якими особа перебувала у трудових відносинах починаючи з 2000 року, помісячні суми отриманого заробітку, страховий стаж і стан сплати страхових внесків, унісши дані зі страхового свідоцтва. Ознайомившись із даними персоніфікації, особа має можливість виявити факти недобросовісності свого роботодавця (як-от, несплата страхових внесків або сплата їх не в повному обсязі), а отже, вжити заходів для виправлення ситуації задовго до призначення пенсії.
Страхові свідоцтва запроваджено для персоніфікації внесків на всі види державного соціального страхування. Ці внески накопичуватимуться на особовому рахунку, вказаному у страховому свідоцтві.
Персоніфікований облік внесків дає змогу нараховувати пенсії, соціальні допомоги відповідно до розміру сум, перерахованих застрахованими особами на всі види соціального страхування.
Слід зазначити, що в ПФУ персоніфікований облік запроваджено ще з 1998 року.

Застрахованій особі треба знати й розуміти, що наявність страхового свідоцтва не дає жодних додаткових пільг чи привілеїв.
Якщо особа не сплачує страхові внески, то страхове свідоцтво не дає права на призначення страхових виплат. Тобто особа не отримає допомогу, скажімо, якщо йтиметься про нещасний випадок на виробництві та професійне захворювання, яке спричинило втрату працездатності, або допомогу по тимчасовій непрацездатності, путівку на санаторно-курортне лікування тощо, якщо працює неофіційно і не сплачує страхові внески.

 ЧИ ІСНУЄ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА НЕОФОРМЛЕННЯ СТРАХОВОГО СВІДОЦТВА

Щодо відповідальності за невчасне подання документів для оформлення страхових свідоцтв, то законодавством її не встановлено. Більше того, як зазначено в листі виконавчої дирекції Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд) від 1 березня 2011 року № 01-16-345, відсутність страхового свідоцтва не може бути підставою для відмови в призначенні матеріального забезпечення застрахованій особі або відмови у фінансуванні стра­ху­вальника-роботодавця.
Слід зазначити, що згідно з пунктом 7 частини 2 статті 6 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 8 липня 2010 року № 2464-VI (далі — Закон № 2464) роботодавець зобо­в’я­заний під час прийняття на роботу перевіряти у працівника наявність страхового свідоцтва.
У частині 2 статті 22 Закону № 2464 сказано, що номер посвідчення застрахованої особи є обо­в’язковим для використання підприємствами всіх форм власності, фізичними особами у разі виплати доходів, з яких сплачується єдиний внесок. У частині 3 статті 22 цього Закону зазначено, що за невиконання вимог, передбачених частиною 2 цієї статті, посадові особи несуть відповідальність згідно із законом.
А відповідно до пункту 1 статті 16 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 9 липня 2003 року № 1058-IV (далі — Закон № 1058) застрахована особа зобо­в’я­зана пред’являти страхове свідоцтво на вимогу страхувальника, посадових осіб виконавчих органів пенсійного фонду. Страхувальниками відповідно до Закону № 1058 є роботодавці.

У частині 2 статті 58 проекту Трудового кодексу України в переліку документів, що їх подають під час прийняття на роботу, значиться і страхове свідоцтво. Тож, як бачимо, страхове свідоцтво є документом, без якого неможливо буде одержати матеріальне забезпечення за загальнообо­в’яз­ковим державним соціальним страхуванням, не можна буде влаштуватися на роботу, а навчальний заклад не зможе прийняти на навчання.
Разом з тим у листі Фонду від 1 березня 2011 ро­ку № 01-16-345 зазначено, що у разі відсутності у застрахованої особи страхового свідоцтва, як виняток, можна у графі 3 зворотного боку заяви-розрахунку зазначити ІПН застрахованої особи.
Як виняток Фонду надано право дозволяти приймати заяви-розрахунки без наявності у особи стра­хового свідоцтва. Та все ж працівникові треба подбати про отримання страхового свідоцтва.

Пам’ятка

Заповнення анкети застрахованої особи

Кожен із символів анкети потрібно вписувати в окрему клітинку друкованими літерами. Крапки, апострофи, коми, дефіси тощо треба ставити в окрему клітинку.

Форма анкети
— Тип форми —поставити позначку Х: при першому поданні — у клітинку «початкова»; при уточненнях та виправленнях — у клітинку «коригуюча»; для скасування попередньої анкети — у клітинку «скасовуюча»; для обміну — у клітинку «на обмін»; у разі втрати або пошкодження — у клітинку «на дублікат».
— Код РУ ПФУ— надає спеціаліст місцевого відділу ПФУ.
— Назва РУ ПФУ — надає спеціаліст місцевого відділу ПФУ.

Місце основної роботи
— Код страхувальника — такий, що відповідає ЄДРПОУ. Цифри 8-розрядного коду записують в окремих клітинках. В анкетах для застрахованих осіб, які забезпечують себе роботою самостійно, добровільно сплачують страхові внески на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, а також громадяни України, які працюють за межами України і не застраховані в системі соціального страхування країни, де вони перебувають, а також осіб, що не працюють, у полі «Код страхувальника» вказують 10-розрядний ІПН особи згідно з довідкою Державної податкової (фіскальної) адміністрації (служби) (ДФС).
— Філія — якщо установа не є філією, поле «Філія» не заповнюють.
— Коротка назва страхувальника— назву вносять відповідно до даних реєстраційних документів.
— Ідентифікаційний номер особи— містить 10-розрядний персональний номер фізичної особи за довідкою ДФС.
— Стать — поставити позначку Х у відповідній клітинці.
— Прізвище
— Ім’я
— По батькові
Записують без скорочення згідно з україномовною сторінкою паспорта або іншого документа, що підтверджує персональні дані про особу.

Дата і місце народження
— Дата народження— заповнюють за такою схемою: для дати «30 червня 1981 року» слід у клітинки ДД занести 30, у клітинки ММ — 06 і у клітинки РРРР — 1981.
— Країна
— Область — поле «область» не заповнюють для столиці держави, а також якщо населений пункт є обласним центром.
— Район —поле «район» не заповнюють для столиці держави, а також якщо населений пункт є обласним чи районним центром.
— Населений пункт
Назви записують у поле відповідних реквізитів згідно з паспортом або іншим документом.

Адреса постійного проживання
— Поштовий індекс
— Код за Класифікатором об’єктів адміністративно-територіального устрою України
(КОАТУУ).
— Область — поле «область» не заповнюють для столиці держави, а також якщо населений пункт є обласним центром.
— Район — поле «район» не заповнюють для столиці держави, а також якщо населений пункт є обласним чи районним центром.
— Населений пункт
— Вулиця
— Будинок
— Корпус
— Квартира
Назви записують у поле відповідних реквізитів згідно з паспортом або іншим документом.
— Телефон — вказується номер телефону.

— Паспорт — вказується паспорт позначкою Х
— Інший документ, що посвідчує особу (якщо паспорта нема)
— Серія
— № 
— Дата видачі
Записують згідно з відомостями паспорта, а якщо його нема — іншого документа. Літери й цифри вносять до окремих полів бланка.
— Ким та де видано — у виділеній для цього реквізиту клітинці послідовно вписують назву органу, відомства і місця видачі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, згідно з україномовною частиною відповідного документа з урахуванням загальноприйнятих скорочень.

— Обліковий номер пачки
— № аркуша у пачці
Вносить відповідальна особа роботодавця згідно з номером відповідного ярлика-розписки на конкретну пачку анкет. Особи, які реєструються самостійно, одержують цей реквізит у місцевому органі ПФУ.
— Підпис застрахованої особи — вносять у відповідне місце без клітинок.

— Дата
— Підпис та прізвище керівника підприємства— вносять у відповідне місце без клітинок.
— Дата

Олександр ЛАЗОРЕНКО,
головний спеціаліст Лівобережної міжрайонної виконавчої дирекції Київського міського відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності

Джерело «Довідник кадровика»