Основними нормативно-правовими актами у сфері підприємницької діяльності є Цивільний кодекс України (далі — ЦКУ), Господарський кодекс України (далі — ГКУ), Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15 травня 2003 року № 755-IV.
Відповідно до статті 42 ГКУ підприємництво — це самостійна, ініціативна, систематична, на власний ризик господарська діяльність, що здійснюється суб’єктами господарювання (підприємцями) з метою досягнення економічних і соціальних результатів та одержання прибутку.
Статтею 7 КЗпП України визначено, що особливості регулювання праці працівників, які працюють у фізичних осіб — роботодавців за трудовими договорами, установлюються законодавством.
Відповідно до статті 51 ЦКУ до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не установлено законом або не випливає із суті відносин.
У нашій статті поведемо мову про таких суб’єктів малого підприємництва, як фізичні особи — суб’єкти підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму та фізичні особи, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо) (далі — підприємці). Згідно з пунктом 1 Указу Президента України «Про спрощену систему оподаткування, обліку та звітності суб’єктів малого підприємництва» від 3 липня 1998 року № 727/98 до приватних підприємців належать фізичні особи, які здійснюють підприємницьку діяльність без створення юридичної особи і у трудових відносинах з якими, разом із членами їхніх сімей, протягом року перебуває не більше 10 осіб та обсяг виторгу яких від збуту продукції (товарів, робіт, послуг) за рік не перевищує 500 тис. грн. Відповідно до цих умов такі підприємці є платниками єдиного податку і перебувають на спрощеній системі оподаткування, обліку і звітності.
На кожного найманого працівника підприємець-роботодавець зобов’язаний отримати в податковій інспекції, де він перебуває на обліку, довідку про трудові відносини фізичної особи з платником єдиного податку (п. 4 Порядку видачі Свідоцтва про сплату єдиного податку, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 29 жовтня 1999 року № 599). Така довідка має зберігатися в підприємця і є документом суворої звітності. У разі звільнення працівника з роботи довідку слід здати в податкову інспекцію.
Загалом вітчизняне трудове законодавство зорієнтоване на роботодавців — юридичних осіб, одначе попри це воно поширюється і на підприємців, оскільки згідно зі статтею 21 КЗпП підприємці мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. Це означає, що підприємець зобов’язаний вести кадрову документацію.
З огляду на спрощену систему ведення обліку і звітності, ведення кадрової документації підприємцем теж буде спрощене, на відміну від юридичних осіб. Проте ведення підприємцем окремих кадрових документів є якщо не обов’язковим, то дуже доцільним. Це пов’язано з вимогами дотримання роботодавцями норм трудового законодавства у відносинах з найманими працівниками. Адже згідно зі статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі — КУАП) за порушення вимог законодавства про працю на громадян — суб’єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510–1700 грн.).
Підприємець повинен:
– розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку;
– укладати трудові договори з найманими працівниками;
– вести табелі обліку використання робочого часу;
– вести трудові книжки найманих працівників;
– провадити обчислення термінів збереження документації і її знищення.
Правила внутрішнього трудового розпорядку
Згідно зі статтею 21 КЗпП наймана особа — працівник зобов’язується виконувати роботу з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку. Тому роботодавець-підприємець повинен попередньо розробити правила внутрішнього трудового розпорядку. Тим більше що наявність цих правил є вигідною і для самого підприємця, що дає йому можливість контролювати дотримання трудової дисципліни працівниками, адже за порушення правил внутрішнього трудового розпорядку працівника можна притягнути до дисциплінарної відповідальності, навіть аж до звільнення за систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку (п. 3 ст. 40 КЗпП).
Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємцеві варто розробляти на основі Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці СРСР за погодженням з ВЦРПС від 20 липня 1984 року № 213. І хоча цей нормативний документ прийнятий і діяв ще за радянських часів, замість нього дотепер нових правил не затверджено. Натомість, згідно з Постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12 вересня 1991 року № 1545-XII, на території України до прийняття відповідних законодавчих актів застосовують акти законодавства Союзу РСР з питань, які не врегульовані законодавством України, за умови, що вони не суперечать Конституції та законам України.
Загалом правила складаються в довільній формі й мають містити таку інформацію:
– порядок прийняття на роботу працівників та звільнення їх з роботи;
– права й обов’язки роботодавця;
– права й обов’язки працівників;
– режим роботи;
– порядок заохочення за роботу;
– порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни тощо.
Правила внутрішнього трудового розпорядку доцільно затвердити підписом і печаткою підприємця.
Прийняття підприємцем найманої особи на роботу
Трудовий договір
Згідно з пунктом 6 частини першої статті 24 КЗпП, приймаючи на роботу найманого працівника, підприємець зобов’язаний укласти з ним письмовий трудовий договір, а протягом тижня від часу фактичного допуску працівника до роботи — зареєструвати цей договір у центрі зайнятості за місцем свого проживання. Наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 8 червня 2001 року № 260 (далі — Наказ № 260) затверджено форму трудового договору, яку слід використовувати, коли підприємець оформляє найману особу на роботу (додаток 1).
Згідно з листом Міністерства праці та соціальної політики України від 9 жовтня 2001 року № 06/2-4/133 сторони мають право самостійно вирішувати питання щодо безпосереднього змісту договору, а тому можуть вносити у трудовий договір потрібні зміни й доповнення, які не мають погіршувати умови роботи працівників порівняно з чинним законодавством. Тим паче що відповідно до статті 21 КЗпП до трудового договору можна включати умови, які задовольняють і роботодавця, і працівника.
Більше того, якщо сторони трудового договору домовляться змінити умови вже існуючих договорів або ж узяти за взірець договір, затверджений Наказом № 260, вони можуть унести відповідні зміни до вже укладених трудових договорів, якими передбачити зміну окремих положень, або викласти договір у новій редакції (лист Держкомпідприємництва від 25 квітня 2002 року № 1-311/2337).
Порядок реєстрації трудового договору в центрі зайнятості теж затверджено Наказом № 260. Відповідно до його норм указаний договір складають у трьох примірниках: 1-й — для найманої особи, 2-й — для приватного підприємця — роботодавця, 3-й — для центру зайнятості.
Згідно з пунктом 3 Наказу № 260 для реєстрації трудового договору в центрі зайнятості сторони повинні подати такі документи:
– фізична особа, суб’єкт підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму працівників:
— паспорт;
— свідоцтво про реєстрацію підприємницької діяльності;
— довідку відповідної державної податкової адміністрації про ідентифікаційний код;
– фізична особа, яка використовує найману працю, пов’язану з наданням послуг:
— паспорт;
— довідку відповідної державної податкової адміністрації про ідентифікаційний код;
– працівник, який влаштовується на роботу до фізичної особи:
— паспорт;
— трудову книжку;
— довідку відповідної державної податкової адміністрації про ідентифікаційний код;
– особа, яка вперше влаштовується на роботу і не має трудової книжки:
— паспорт;
— довідку відповідної державної податкової адміністрації про ідентифікаційний код.
Із набуттям чинності постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання застосування законодавства про працю фізичною особою, яка використовує найману працю» від 29 жовтня 2009 року № 1168 (далі — Постанова № 1168) з 13 листопада 2009 року реєстрацію трудового договору в центрі зайнятості можна здійснювати в присутності лише підприємця, але за умови, що підпис найманого працівника на договорі завірено нотаріально (п. 2 Постанови № 1168). Раніше, до набуття чинності Постановою № 1168, реєстрація трудового договору в центрі зайнятості відбувалася винятково за умови присутності обох сторін — як підприємця, так і найманого працівника.
Працівник центру зайнятості реєструє трудовий договір і робить про це відповідну відмітку на всіх трьох примірниках договору, відтак два примірники трудового договору з відміткою про реєстрацію повертає підприємцеві.
Згідно з абзацом другим пункту 3 Постанови № 1168, зареєструвавши договір у центрі зайнятості, підприємець протягом трьох робочих днів з дня надходження договору зобов’язаний вручити працівникові під розписку один примірник зареєстрованого трудового договору, а також повернути трудову книжку із записом про прийняття на роботу.
Ведення трудових книжок найманих працівників
Порядок ведення трудових книжок в Україні визначається двома документами — постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58).
Порядок ведення трудових книжок на працівників, які працюють у приватних підприємців, визначено пунктом 2.20-1 Інструкції № 58.
Згідно зі статтею 48 КЗпП приватні підприємці зобов’язані вести трудові книжки на всіх найманих працівників, які пропрацювали в них понад п’ять днів, окрім сумісників.
Звернути увагу
Громадяни, які виконують роботи (надають послуги) підприємцеві за договорами цивільно-правового характеру, не є найманими працівниками у межах таких договорів, тому трудовий договір не укладається, трудова книжка не заповнюється.
Згідно з пунктом 8 Наказу № 260 підприємець має право на підставі записів про реєстрацію та зняття з реєстрації трудового договору вносити відповідні записи про прийняття і звільнення з роботи до трудової книжки найманого працівника. Своєю чергою, відповідальний працівник центру зайнятості повинен завірити особистим підписом записи, внесені фізичною особою до трудової книжки працівника, і засвідчити їх печаткою (п. 9 Наказу № 260).
На практиці це робиться так. Під час прийняття на роботу працівника вноситься запис: «Прийнято (зазначається професійна назва роботи) за трудовим договором (вказується дата і номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості)», при цьому у графі 4 вказується, на підставі чого внесено запис (дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: «Трудовий договір (номер) зареєстровано (дата)». При звільненні працівника робиться запис: «Звільнено з роботи (зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП)», при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: «Трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)» (додаток 2).
Внесені підприємцем у трудову книжку записи підтверджуються підписом службової особи центру зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, та завіряються його печаткою (лист Держкомпідприємництва від 20 вересня 2001 року № 3-422-246/5750).
Згідно з пунктом 2.20-1 Інструкції № 58 трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.
Заповнення титульного аркуша трудової книжки
Якщо найманий працівник улаштовується на роботу вперше, хто вправі заповнювати та завіряти першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки? Адже в пункті 2.12 Інструкції № 58 сказано, що титульний аркуш трудової книжки (відомості про працівника) підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, а відтак завіряє печаткою підприємства (або печаткою відділу кадрів). Тобто виходить, що підприємець, як фізична особа (не юридична), не має права завіряти першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки. Чи так це?
Думки державних органів з цього приводу різняться:
1. Думка Міністерства праці та соціальної політики України (лист від 23 березня 2006 року № ДЦ-12-1528/0/6-06) зводиться до того, що ні фізичні особи — роботодавці, ні службові особи державної служби зайнятості не наділені правом заповнювати титульний аркуш трудової книжки працівника. Їхні повноваження поширюються лише щодо ведення трудових книжок працівників у межах, визначених пунктом 2.20-1 Інструкції № 58, тобто щодо завірення факту трудових відносин між працівником і фізичною особою — роботодавцем відповідно до зареєстрованого в державній службі зайнятості трудового договору. Натомість період трудової діяльності працівника в роботодавця — приватного підприємця підтверджуватиметься письмовим трудовим договором на підставі пункту 3 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637. А страховий стаж працівника, який ураховується для призначення пенсії, можна також підтвердити даними персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України.
Таким чином, якщо не ведеться трудова книжка, у цьому разі це не є порушенням норм трудового законодавства і, отже, приватного підприємця — роботодавця не можна притягнути до адміністративної відповідальності, передбаченої статтею 41 КУАП.
2. Думка Держкомпідприємництва (лист від 30 березня 2006 року № 2421): приватні підприємці мають право заводити трудові книжки на найманих працівників, які працевлаштовуються вперше, та завіряти записи на титульному аркуші їхньої трудової книжки. А ось працівники центру зайнятості цього робити не зобов’язані.
3. Думка Міністерства юстиції України (лист від 24 березня 2006 року № 21-5-172): у пункті 2.12 Інструкції № 58 чітко не передбачено, як саме заповнює трудову книжку приватний підприємець — роботодавець, який приймає на роботу працівника, що працевлаштовується вперше. А тому пункт 2.12 Інструкції № 58 потребує перегляду і з цього приводу пропонують Міністерству праці та соціальної політики України внести до неї відповідні зміни.
Тим часом і досі в Інструкцію № 58 цих змін не внесено і питання щодо заведення трудової книжки приватним підприємцем — роботодавцем на працівника, який влаштовується на роботу вперше, залишається відкритим. Як же тоді на практиці повинен чинити підприємець у таких випадках?
Вважаємо, що насамперед варто керуватися найвищим нормативно-правовим актом, який регламентує трудове законодавство в Україні, — КЗпП, зі статті 48 якого випливає, що на працівника, який уперше влаштовується на роботу, трудову книжку оформляє власник або уповноважений ним орган, тобто роботодавець, яким у цьому випадку є підприємець. Адже наявність записів у трудовій книжці свідчить не лише про трудовий стаж працівника, а й про його досвід, який має вирішальне значення у формуванні працівника як професіонала та забезпечує йому значні переваги під час майбутнього працевлаштування, оскільки, як вказує стаття 48 КЗпП, саме трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Ведення трудової книжки приватного підприємця
Іще одне цікаве питання щодо ведення трудових книжок приватним підприємцем: чи повинен підприємець заповнювати трудову книжку на самого себе?
Підприємець не веде на себе трудової книжки, оскільки трудову книжку як основний документ про трудову діяльність працівника повинен заповнювати роботодавець, а підприємець у межах своєї підприємницької діяльності ні з ким не перебуває у трудових відносинах та не є найманим працівником. Так стверджує Міністерство праці та соціальної політики України (лист від 30 листопада 2005 року № 06-К54813/26; далі — Лист № 06-К54813/26). Ведення трудових книжок передбачене на працівників, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях або у фізичних осіб (ст. 48 КЗпП), а співпраця приватного підприємця та замовника його робіт чи послуг базується на цивільно-правових відносинах (залучаючи чи не залучаючи для цього найманих працівників). І це логічно, адже підприємець провадить свою діяльність на підставі свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи — підприємця, а не на підставі трудового договору (лист Держкомпідприємництва від 29 березня 2002 року № 2-222/1832). У цьому випадку пенсійний стаж для підприємця зараховуватиметься на підставі сплачених страхових внесків до Пенсійного фонду, навіть якщо нема запису у трудовій книжці. Підставою для цього буде довідка, видана Пенсійним фондом України (лист Міністерства праці та соціальної політики України від 15 травня 2002 року № 06/2-4/133).
Разом з тим ніщо не перешкоджає приватному підприємцеві укладати трудовий договір з іншим роботодавцем і самому бути найманою особою. При цьому підприємець може працювати як в одного роботодавця (це буде його основне місце роботи), так і в кількох (тобто за сумісництвом). У цьому разі його трудові відносини з роботодавцями узаконять у трудовій книжці (якщо це буде його основне місце роботи, або без неї — якщо робота здійснюватиметься за сумісництвом). Статус особи як приватного підприємця ніяк не впливатиме на коло його трудових обов’язків на роботі за наймом (Лист № 06-К54813/26).
Звільнення з роботи найманого працівника
Підстави припинення трудових відносин, передбачені у статті 36 КЗпП, поширюються також на роботодавців — приватних підприємців. Особливістю припинення трудових відносин з найманим працівником, який працює у приватного підприємця, є те, що це теж треба реєструвати в центрі зайнятості, причому у присутності обох сторін — як приватного підприємця, так і найманого працівника.
Згідно з пунктом 6 Наказу № 260 у разі закінчення строку трудового договору або припинення його дії достроково підприємець робить запис у трудовому договорі про підстави його припинення з посиланням на відповідні статті КЗпП, про що сторони особисто сповіщають державну службу зайнятості, яка зареєструвала трудовий договір. Це також підтверджує Міністерство праці та соціальної політики України в листі від 1 жовтня 2009 року № 227/06/186-09.
Своєю чергою, працівник центру зайнятості повинен зняти трудовий договір з реєстрації протягом трьох днів, про що робиться відмітка у книзі реєстрації трудових договорів (п. 6 Постанови № 1168).
Розірвання трудового договору має підтверджуватися підписами сторін трудових відносин у всіх примірниках трудового договору.
Згідно з пунктом 4 Постанови № 1168, для того щоб розірвати трудовий договір в односторонньому порядку за ініціативою підприємця-роботодавця (у випадках, визначених КЗпП), підприємець насамперед зобов’язаний письмово повідомити про це найманого працівника та у визначені строки провести передбачений законодавством розрахунок. Згідно зі статтею 116 КЗпП розрахунок з працівником потрібно провести в день його звільнення. Якщо в такий день працівник не працював, тоді — не пізніше наступного дня після пред’явлення працівником вимоги про розрахунок. Про нараховані суми, належні працівникові при звільненні, власник або уповноважений ним орган повинен письмово повідомити працівника перед виплатою зазначених сум (частина перша ст. 116 КЗпП). У цьому разі підприємець може зняти трудовий договір з реєстрації у центрі зайнятості без присутності найманого працівника.
Згідно з пунктом 5 Постанови № 1168 державна служба зайнятості знімає з реєстрації трудовий договір у разі його розірвання за ініціативою підприємця, якщо підприємець подасть такі документи:
– примірник трудового договору;
– заяву про зняття трудового договору з реєстрації із зазначенням дати звільнення з роботи працівника та підстав розірвання зазначеного договору;
– копії документів, що підтверджують:
— надсилання працівникові повідомлення про намір розірвати з ним трудовий договір (рекомендованим листом з повідомленням про вручення). У разі коли вручити поштове відправлення неможливо, подають копії підтвердних документів;
— проведення передбаченого законодавством розрахунку з працівником, або копію платіжної відомості із зазначенням суми депонованої заробітної плати.
Після того як надійдуть ці документи, державна служба зайнятості протягом наступних трьох робочих днів знімає трудовий договір з реєстрації, про що робить відповідний запис у книзі реєстрації трудових договорів та повідомляє працівникові.
Якщо найманий працівник не був присутній під час зняття трудового договору з реєстрації, він має право звернутися до центру зайнятості, службова особа якого протягом трьох робочих днів з дня такого звернення робить відповідну відмітку у виданому йому примірнику трудового договору та засвідчує у трудовій книжці запис про звільнення з роботи, внесений підприємцем (п. 7 Постанови № 1168).
У будь-якому разі найманий працівник має право в порядку, установленому законодавством, оскаржити рішення підприємця щодо звільнення його з роботи.
Заяви та накази
Оформляючись на роботу до приватного підприємця (або звільняючись з роботи), найманий працівник може не писати заяви, як це передбачено для процедури прийняття (звільнення) на роботу на підприємстві. Відповідно приватному підприємцеві не доцільно видавати наказ (розпорядження) про прийняття на роботу. Зареєстрований у центрі зайнятості трудовий договір між працівником і підприємцем є документом, який фактично заміняє традиційні заяву та наказ про прийняття (звільнення) на роботу. Тому приватні підприємці не повинні оформляти накази про прийняття і звільнення з роботи працівників. Одначе, надаючи відпустки працівникам, підприємцеві варто оформляти відповідні накази або розпорядження на підставі заяви про надання відпустки.
Крім того, приватні підприємці також не повинні вести книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, оскільки ці види документів передбачено пунктом 7.1 Інструкції № 58 тільки для підприємств. Згідно з пунктом 1.1 Інструкції № 58 до підприємств відносяться «підприємства, установи та організації», а приватні підприємці є окремою категорією суб’єктів господарювання, тому пункт 7.1 Інструкції № 58 на них не розповсюджується.
Ведення особових справ працівників підприємець може здійснювати за власним бажанням. Наприклад, з метою отримання повної інформації про найманих працівників (копії паспорта, довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документів про утворення й підтвердне право на податкову соціальну пільгу тощо). Це є корисним особливо в умовах великої плинності кадрів.
Табель обліку використання робочого часу
Табель обліку використання робочого часу (далі — табель) (форми № П-5), затверджений наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489 (далі — Наказ № 489), підприємцеві доцільно вести, особливо якщо працівники працюють за сумісництвом, у ненормованому режимі абощо, адже цей документ — підстава для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги у разі тимчасової непрацездатності, заробітної плати за час відпустки та інших виплат. Тим часом Наказ № 489 не установлює вимог чи методичних рекомендацій щодо порядку заповнення табеля, більше того, згідно з пунктом 2 примітки до табеля ця форма має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, потрібних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Якщо треба, форму можна доповнити іншими показниками, потрібними для обліку на підприємстві. Тому підприємець може увести свої позначення для заповнення.
Також підприємець повинен вести документацію на заробітну плату за час відпустки, визначену в Законі України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (як-от, графік відпусток, заява працівників про надання відпустки, наказ підприємця про терміни і тривалість відпустки). Наказ про надання працівникові відпустки може оформлятися за формою № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затвердженою Наказом № 489.
Терміни зберігання кадрових документів та їх знищення
Терміни зберігання первинних документів, документів податкової звітності та іншої документації визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 (далі — Перелік № 41). Перелік № 41 призначено для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими підприємствами будь-якої форми власності, а також фізичними особами — суб’єктами підприємницької діяльності. Окремого нормативного документа, який би регулював порядок роботи з документами приватних підприємців — фізичних осіб, поки не унормовано, тому в листі від 27 лютого 2009 року № 1899 Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва радить приватним підприємцям керуватися нормами Переліку № 41.
Відповідно до норм Переліку № 41 термін зберігання документів, які підприємець використовує у своїй господарській діяльності, становить відповідно 3, 5 і 75 років (за період до 1 липня 2000 року) та протягом невизначеного терміну залежно від виду документа.
Обчислення термінів зберігання документів провадиться від 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодства. Одначе, скажімо, для усіх видів договорів, угод, зокрема трудових договорів, відлік терміну зберігання починається від дати закінчення строку дії договору за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань додержання податкового законодавства відповідного періоду або вони зберігаються до врегулювання питань у разі виникнення спорів, провадження слідчих дій і судових справ (ст. 345 Переліку № 41). Такі самі умови передбачено для зберігання первинних документів з обліку робочого часу (як-от, табелів обліку використання робочого часу), а саме: не менше 3 років, якщо перевірку здійснили податкові органи, а у разі виникнення спорів, провадження слідчих дій і судових справ — зберігаються до ухвалення остаточного рішення. Так установлено статтею 315 Переліку № 41.
Якщо підприємець веде документацію в електронному вигляді, то, згідно зі статтею 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV, строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері.
Згідно з підпунктом 2.12 частини II Переліку № 41 роботодавцеві (зокрема підприємцеві) заборонено знищувати первинні документи і документи податкової звітності до завершення перевірки державними податковими органами з питань додержання податкового законодавства. А також заборонено знищувати документи, якщо їх можна долучити у разі виникнення спорів, провадження слідчих дій і судових справ. Такі документи треба зберігати навіть понад установлений термін до ухвалення остаточного рішення відповідних інстанцій.
Підприємці так само можуть керуватися нормами Переліку № 41 і під час знищення документів, термін зберігання яких минув.
Оскільки спеціальної форми акта про вилучення для знищення документів законодавством не передбачено, складають акт довільної форми. Проте такий акт має узгоджуватися з відповідною архівною установою.
Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.
