Згідно з чинним законодавством, до категорії службової може бути віднесена публічна інформація, а також певні види документів, доступ до яких має лише визначене коло осіб, а їх оприлюднення забороняється. Зазначені обмеження вводяться зазвичай виключно в інтересах національної безпеки чи охорони прав людини. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування», тож у цій статті докладніше розповімо про роботу з ними.
Що таке службова інформація?
Поняття «службова інформація» визначено у статті 9 Закону України від 13 січня 2011 року № 2939-VI «Про доступ до публічної інформації» (далі — Закон № 2939):
Стаття 9
Закону № 2939
Службова інформація
- Відповідно до вимог частини другої статті 6 цього Закону, до службової може належати така інформація:
1) що міститься в документах суб’єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень;
2) зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.
- Документам, що містять інформацію, яка становить службову інформацію, присвоюється гриф «для службового користування». Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 цього Закону.
- Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, який складається органами державної влади, органами місцевого самоврядування, іншими суб’єктами владних повноважень, у тому числі на виконання делегованих повноважень, не може бути обмеженим у доступі.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
При цьому Закон № 2939 передбачає можливість, але не вимагає обов’язкового складення та затвердження переліку службової інформації. Такий перелік, у разі затвердження, повинен складатися з абстрактних категорій інформації, яка може бути віднесена до службової, безвідносно до конкретної інформації (конкретного документа). Тобто загалом йдеться про перелік категорій відомостей, які можуть бути віднесені до службової інформації. Документам, що містять інформацію, яка становить службову інформацію, присвоюється гриф «Для службового користування» (далі — ДСК).
Постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 (далі — Постанова № 736) затверджено Типову інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію (далі — Типова інструкція № 736).
Типова інструкція № 736 визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі — документи), що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, та іншу службову інформацію, в органах державної влади, інших державних органах (далі — установи).
Таким чином, із значеного випливає, що службова інформація може міститися в документах, що створюються в обмеженому колі установ, зокрема, суб’єктів владних повноважень: органах державної влади, місцевого самоврядування, їх посадовими або службовими особами, іншими суб’єктами під час здійснення ними владних управлінських функцій згідно із законодавством.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Порядок присвоєння грифа ДСК
Питання присвоєння документові грифа «Для службового користування» вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог Закону № 2939. Водночас до прийняття рішення про присвоєння документові грифа «Для службового користування» зазначені особи повинні:
- перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених Законом № 2939;
- встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, зокрема шляхом віднесення її до службової інформації;
- перевірити дотримання сукупності вимог, згідно з якими здійснюється обмеження доступу до інформації відповідно до Закону № 2939.
Крім цього, в окремих випадках питання щодо доцільності присвоєння документові грифа «Для службового користування» може бути розглянуто Комісією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ. При цьому контроль за дотриманням порядку підготовки документів із грифом «Для службового користування», їх зберігання і використання покладається на керівників структурних підрозділів.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
Порядок роботи із документами з грифом ДСК
Відповідно до Типової інструкції № 736, для роботи із зазначеним видом документів на підприємстві має бути утворена постійно діюча комісія (далі — Комісія), положення про яку та склад якої затверджуються керівником.
Основними завданнями Комісії є:
- складення на підставі пропозицій структурних підрозділів та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі — Перелік відомостей), та подання його на затвердження керівникові;
- перегляд документів з грифом ДСК із метою його підтвердження або скасування;
- розгляд документів з грифом ДСК на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;
- розслідування на підставі рішення керівника фактів втрати документів з грифом ДСК та розголошення службової інформації;
- розгляд питання щодо присвоєння грифа ДСК документам, що містять службову інформацію, що не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ.
Зазначимо, що до складу Комісії мають бути включені працівники структурних підрозділів, в яких створюється службова інформація, а також працівники режимно-секретного, мобілізаційного підрозділів, підрозділів криптографічного та/або технічного захисту інформації (у разі їх створення), структурного підрозділу з діловодства або документаційного забезпечення, підрозділу з питань запитів на інформацію або працівники, відповідальні за виконання відповідних функцій.
Перелік відомостей складається підприємством відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону № 2939, затверджується його керівником та оприлюднюється на її офіційному вебсайті, а за відсутності такого вебсайту — в інший прийнятний спосіб. При цьому працівники, яким доручається робота з документами, що містять службову інформацію, визначаються керівником, його заступниками, керівниками структурних підрозділів у резолюції до таких документів.
Питання щодо доцільності присвоєння документові грифа ДСК вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до Переліку відомостей та з дотриманням вимог Закону № 2939. В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа ДСК може бути розглянуте Комісією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.
Організація роботи з документами ДСК покладається на структурний підрозділ з діловодства або документаційного забезпечення, а за його відсутності — на окрему посадову особу (далі — служба діловодства).
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
Контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом ДСК, їх зберігання і використання здійснюється керівниками структурних підрозділів підприємства. Своєю чергою, служба діловодства повинна ознайомити працівників структурних підрозділів з інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію (далі — Інструкція), під розпис.
Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом ДСК передаються працівникам відповідно до резолюцій керівника, його заступників або керівників відповідних підрозділів. Справи з грифом ДСК, що зберігаються у службі діловодства чи інших структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам підприємства на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10 до Типової інструкції № 736, резолюції керівника або затвердженого ним (чи керівником структурного підрозділу) списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою…
Докладніше — у новому випуску журналу «ДІЛОВОДСТВО» (№ 6-2025) в статті Олександра Козки «Особливості роботи з документами із грифом ДСК».
Джерело: ДІЛОВОДСТВО
