Працівник звільнився. Наразі він перебуває за кордоном. Чи можна надіслати йому трудову книжку поштою?
Так, можна, в установленому порядку.
Відповідно до пункту 4.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58), якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про потребу отримати трудову книжку. Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.
Пунктом 1.1 Інструкції № 58 визначено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Відповідно до частини 2 статті 7 Закону України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем і працівником.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Таким чином, отримати згоду працівника на пересилання трудової книжки можна альтернативними способами, обраними за згодою між роботодавцем і працівником, а ось пересилати трудову книжку можна лише поштою, оскільки це передбачено нормою законодавства.
Згідно із Законом України від 3 листопада 2022 року № 2722-IX «Про поштовий зв’язок» (далі — Закон № 2722) у разі пересилання трудової книжки поштою на території України роботодавець і працівник мають узгодити адресу доставки та вибрати оператора поштового зв’язку, який унесений до Єдиного державного реєстру операторів поштового зв’язку і має можливість здійснити доставку на зазначену адресу.
Відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року № 270, та Переліку вкладень, заборонених до пересилання у поштових відправленнях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 вересня 2023 року № 958, пересилання за межі України трудових книжок здійснюється виключно у міжнародних реєстрованих поштових відправленнях.
Відповідно до статті 1 Закону № 2722 реєстроване поштове відправлення — це поштове відправлення, яке приймається для пересилання з видачею розрахункового документа, пересилається з приписуванням до супровідних документів та вручається одержувачу під розписку (шляхом проставляння письмового або електронного підпису) або з фіксацією технічними засобами.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Відправлення EMS — міжнародне реєстроване поштове відправлення масою до 30 кг з вкладенням документів та/або товарів, яке приймається, перевозиться і доставляється у найшвидший спосіб.
Згідно зі статтею 8 Закону № 2722 центральний орган виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері надання послуг поштового зв’язку, визначає оператора поштового зв’язку, на якого покладається виконання функції з пересилання відправлень EMS.
Міністерство інфраструктури України наказом від 22 листопада 2019 року № 824 «Про визначення оператора поштового зв’язку з пересилання відправлень «EMS» визначило акціонерне товариство «Укрпошта» оператором поштового зв’язку, на якого покладаються функції з пересилання відправлень EMS. Тому відправлення трудових книжок за межі України можливе лише акціонерним товариством «Укрпошта».
Ще більше корисних ексклюзивних матеріалів від провідних експертів й аналітиків знайдете на шпальтах журналу «КАДРОВИК.UA» № 4-2026. Статті доступні тільки для передплатників видання.
Отже, роботодавець за заявою працівника може переслати трудову книжку поштою з доставкою на зазначену адресу в межах України, скориставшися послугами обраного за згодою з працівником оператор поштового зв’язку. Пересилання трудової книжки за межі України може бути здійснено за заявою працівника лише акціонерним товариством «Укрпошта».
Джерело: «КАДРОВИК.UA»
