Відповідно до статті 29 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), а також його права та обов’язки.
Своєю чергою, посадова інструкція є організаційним документом, у якому визначено завдання, обов’язки, права і відповідальність працівника при виконанні ним роботи на певній посаді.
Тож, з метою виконання вимог статті 29 КЗпП, на кожну посаду, яка міститься у штатному розписі, доцільно скласти посадову інструкцію.
Відповідно до пункту 3 глави 1 розділу IІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, посадові інструкції належать до організаційної документації.
Зазначимо, що посадова інструкція міститься у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).
Так, відповідно до статті 43 Переліку № 578/5 посадові інструкції працівників мають строк зберігання 5 років після заміни новими. Посадові інструкції наукових працівників, а також посадові інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці — 75 років. Оформлення реквізитів організаційної документації здійснюється з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Розроблення посадових інструкцій
Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336 (далі — ДКХП), є основою, зокрема, для розроблення посадових інструкцій працівникам, які закріплюють їх обов’язки, права та відповідальність.
Відповідно до Загальних положень ДКХП конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців, які розробляють і затверджують на основі ДКХП роботодавці, ураховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації (далі — підприємство).
Під час розроблення посадових інструкцій забезпечується єдиний підхід до побудови, структури і викладу змісту розділів.
Інструкції повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни — чіткі визначення.
Якщо виникає потреба, завдання та обов’язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї або іншої посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.
Усі посадові інструкції, що розробляються на підприємствах, в установах, організаціях, повинні бути взаємопов’язаними, аби не допускати дублювання в роботі працівників.
Посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства організації, установи або за дорученням його заступниками, доводяться до працівника під розписку.
До посадових інструкцій може бути внесено зміни, доповнення лише на підставі наказу керівника підприємства за згодою працівника.
Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці.
ГАРЯЧА ЛІНІЯ — безплатні консультації для передплатників журналу «КАДРОВИК.UA»
У разі зміни назви підприємства, установи, організації, їх структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій вносяться відповідні зміни.
Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Виняток можуть становити окремі керівники, правове положення яких визначено в статуті (положенні) підприємства або відповідного підрозділу, де зазначено основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій.
Посадові інструкції складаються із Розділів:
- «Загальні положення»;
- «Завдання та обов’язки»;
- «Права»;
- «Відповідальність»;
- «Повинен знати»;
- «Кваліфікаційні вимоги»;
- «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».
У правому куті першої сторінки посадової інструкції розташовується слово «Затверджено», підпис керівника про її затвердження, вказано посаду, ініціали та прізвище керівника, а також дата затвердження.
У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади в давальному відмінку (повинна відповідати професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій ДК 003:2010) та повна назва структурного підрозділу.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
У Розділі «Загальні положення» посадової інструкції містяться основні дані про посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де працює працівник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків, безпосередню підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими керується в роботі працівник, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також хто заміщує його.
Розділ «Завдання та обов’язки» характеризує зміст діяльності працівника. Визначається самостійна ділянка роботи відповідно до Положення про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником переліку об’єктів управління, або як перелік відносно самостійних питань. Визначається перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються.
Під час встановлення видів робіт слід визначати їх за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо).
Завдання та обов’язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: info@mediapro.com.ua
У Розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких працівник має забезпечувати в процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати проєкти документів, виконувати обов’язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо.
Розділ «Відповідальність» містить показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил з охорони праці тощо.
У Розділі «Повинен знати» містяться вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою.
У Розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» визначається коло основних взаємозв’язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, установами, з якими працівник має службові взаємовідносини, терміни отримання та надання взаємної інформації (за наявності), порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо…
Докладніше про порядок розроблення посадових інструкцій для певних категорій працівників та особливості їх оформлення читайте в ексклюзивному матеріалі Вадима Буднікова «Посадова інструкція» на онлайн-платформі КАДРИ.UA — cучасній системі кадрових рішень.
Джерело КАДРИ.UA
