Чекліст роботодавця перед перевіркою ТЦК та СП

Чекліст роботодавця перед перевіркою ТЦК та СП

Стан військового обліку перевіряють відповідно до питань, визначених у додатку 31 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 року № 1487 (далі — Порядок № 1487).

Водночас на практиці під час проведення перевірок представники територіального центру комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦК та СП) можуть додатково перевіряти наявність інших документів, пов’язаних з організацією та веденням військового обліку на підприємстві.

Надаємо перелік документів, які доцільно підготувати підприємству до перевірки ТЦК та СП.

Документи суб’єкта господарювання

Насамперед треба підготувати документи суб’єкта господарювання, а також документи, що підтверджують повноваження керівника підприємства або іншої уповноваженої особи — у разі її призначення для супроводу перевірки.

Документи, що стосуються військового обліку

Тепер перейдемо безпосередньо до документів, що стосуються організації та ведення військового обліку на підприємстві.

ДОКУМЕНТ 1. Положення про структурний підрозділ, який веде військовий облік (у разі його утворення)

Відповідно до пункту 11 Порядку № 1487 у разі наявності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях 2 і більше осіб, відповідальних за ведення військового обліку, їх об’єднують в окремий підрозділ (відділ, сектор, групу тощо).

У пункті 9 Порядку № 1487 закріплено, що для належного функціонування системи військового обліку, забезпечення її автоматизації із застосуванням Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов’язаних та резервістів (далі — Реєстр військовозобов’язаних) визначають кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, з урахуванням відповідних норм.

Що ж має зробити роботодавець, щоб до документа не було претензій з боку органів перевірки?

Також читайте: «Нові правила бронювання працівників: Координаційний центр, перегляд критичності та ліміт 95 %»

Що потрібно зробити?

Перевірити, чи кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, відповідає чисельності призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

Визначити, чи є потреба в об’єднанні осіб, відповідальних за ведення військового обліку, в окремий структурний підрозділ та оформлення положення.

ДОКУМЕНТ 2. Наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку, та встановлення їй доплати

На практиці представники ТЦК та СП нерідко звертають увагу на те, чи визначено особу, яка виконуватиме обов’язки з ведення військового обліку на період тимчасової відсутності основної відповідальної особи (так званого «дублера»).

Інформацію про таку особу можна передбачити безпосередньо в наказі про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку, або визначити її окремим наказом, наприклад наказом про тимчасове виконання обов’язків із ведення військового обліку.

Що потрібно зробити?

Перевірити наявність чинного наказу про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку. У наказі має бути зазначено П. І. Б. та посаду працівника, дату покладення обов’язків і встановлену доплату.

Якщо ж з урахуванням кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів введена окрема штатна одиниця (-і) інспектора з військового обліку, потрібно перевірити її (-їх) наявність у штатному розписі й оформлення з ними трудових відносин.

Перевірити наявність наказу на тимчасове виконання функцій на час відсутності відповідальної особи чи інформації про неї в наказі про призначення особи, відповідальної за та ведення військового обліку.

ДОКУМЕНТ 3. Документ, що визначає функціональні (посадові) обов’язки особи, відповідальної за ведення військового обліку

Це може бути посадова інструкція чи функціональні (посадові) обов’язки особи, відповідальної за ведення військового обліку.

Що потрібно зробити?

Перевірити наявність, актуальність такого документа та підтвердження ознайомлення з ним працівника.

ДОКУМЕНТ 4. Докази направлення до ТЦК та СП повідомлень про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку (додаток 1 до Порядку № 1487)

Щоб визначити факт і своєчасність направлення повідомлень, перевіряють наявність на них відміток про дату отримання ТЦК та СП або дату відправлення згідно з поштовим (фіскальним) чеком, описом вкладення, повідомленням про вручення.

Що потрібно зробити?

Підготувати копії повідомлень за додатком 1 до Порядку № 1487 (за наявності) і докази їх направлення до ТЦК та СП.

Плакати та шпаргалки для роботи відповідального за ведення військового обліку на підприємстві
0 (800) 21 99 77 • [email protected]

ДОКУМЕНТ 5. Виданий щороку до 1 жовтня наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку

Що потрібно зробити?

Перевірити наявність наказу (-ів).

ДОКУМЕНТ 6. Наявність сертифіката (свідоцтва) про підвищення кваліфікації особою, відповідальною за ведення військового обліку

Не рідше одного разу на 5 років особа, відповідальна за ведення військового обліку, має підвищувати кваліфікацію.

Що потрібно зробити?

Перевірити підтвердження підвищення кваліфікації у закладі освіти, що провадить освітню діяльність з підвищення кваліфікації працівників та має ліцензію на відповідну діяльність за програмою підготовки, яка погоджена Генеральним штабом Збройних Сил України.

ДОКУМЕНТ 7. Роздруковані Правила військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 2 до Порядку № 1487)

Правила військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів мають бути розміщені на видному місці в загальнодоступному приміщенні.

Що потрібно зробити?

Перевірити, чи розміщена чинна редакція Правил військового обліку на видному місці в загальнодоступному приміщенні.

ДОКУМЕНТ 8. Докази ознайомлення під особистий підпис з Правилами військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів під час прийняття на роботу

Форми ознайомлення працівників з Правилами військового обліку законодавством не встановлено, тому роботодавець визначає її на власний розсуд. Ознайомити працівників можна на окремому аркуші ознайомлення, який додається до Правил військового обліку, у журналі ознайомлення тощо.

Що потрібно зробити?

Перевірити чи усі працівники, що належать до категорії призовників, військовозобов’язаних та резервістів, ознайомлені з Правилами військового обліку під особистий підпис.

ДОКУМЕНТ 9. Тека (папка) з роздрукованими нормативно-правовими актами чи витягами з них, що регулюють питання мобілізації та мобілізаційної підготовки, військового обліку, відповідальності за порушення правил військового обліку і законодавства про оборону

Рекомендовано видрукувати такі нормативно-правові акти чи витяги з них:

• Конституція України (ст. 17, 65);
• Закон України від 6 грудня 1991 року № 1932-XII «Про оборону України» (ст. 16, 17);
• Закон України від 25 березня 1992 року № 2232-XII «Про військовий обов’язок і військову службу» (ст. 1, 15, 27–30, 33, 37–39, 42);
• Закон України від 21 жовтня 1993 року № 3543-XII «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» (ст. 21–23);
• Кодекс України про адміністративні правопорушення (ст. 210, 210¹, 211);
• Кримінальний кодекс України (ст. 114¹, 335, 336¹, 337);
• постанова Кабінету Міністрів України від 16 травня 2024 року № 559 «Про затвердження Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа» (п. 2, 4, 6, 7, 8², 9, 13–25 Порядку № 559);
• постанова Кабінету Міністрів України від 16 травня 2024 року № 560 «Про затвердження Порядку проведення призову громадян на військову службу під час мобілізації, на особливий період (п. 2–4; 49–55 Порядку № 560);
• Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 30 грудня 2022 року № 1487;
• Порядок бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 27 січня 2023 року № 76 (якщо юридична особа є суб’єктом бронювання).

Що потрібно зробити?

Перевірити наявність теки з чинними нормативно-правовими актами чи витягами з них.

Також читайте: «Військові адміністративні правопорушення: штрафи, гауптвахта та порядок розгляду справ»

ДОКУМЕНТ 10. Списки персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку № 1487).

Перевіряють повноту, достовірність та актуальність списків персонального військового обліку.

Що потрібно зробити?

Перевірити наявність списків персонального військового обліку станом на 1 січня, підписаних керівником і особою, відповідальною за ведення військового обліку та зареєстрованих у службі діловодства до 25 січня та підготувати актуальні списки у чинній редакції додатка 5 до Порядку № 1487.

Перевірити правильне оформлення та віднесення працівників, які мають статус призовників, військовозобов’язаних та резервістів, до списків персонального військового обліку за 4 групами:

• перша — список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
• друга — список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
• третя — список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок;
• четверта — список персонального військового обліку призовників.

Перевірити наявність виокремлення в кожній групі списків персонального військового обліку військовозобов’язаних, яким видано мобілізаційні розпорядження (за відповідними командами — у послідовності зростання нумерації команд), заброньованих військовозобов’язаних та осіб, які проходять службу у військовому резерві (такі особи обліковуються як військовозобов’язані, яким видано мобілізаційні розпорядження).

Перевірити наявність відміток у списках персонального військового обліку щодо осіб, виключених з персонального військового обліку, звільнених з роботи, а також увільнених від роботи у зв’язку з призовом (прийняттям) їх на військову службу під час дії особливого періоду).

Перевірити наявність у списках персонального військового обліку інформації про останнього переведення, переміщення працівників.

ДОКУМЕНТ 11. Відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12 до Порядку № 1487)

Перевіряють повноту, достовірність та актуальність відомостей оперативного обліку, а також своєчасність внесення до них відповідних змін.

Курс «Підвищення кваліфікації з військового обліку»
Формат: відеоуроки • Для довідок: 0 (800) 21 99 77

Що потрібно зробити?

Перевірити наявність відомості оперативного обліку станом на 1 січня, підписаної керівником і особою, відповідальною за ведення військового обліку та зареєстрованої у службі діловодства до 25 січня та підготувати актуальну відомість у чинній редакції додатку 5 до Порядку № 1487.

Для перевірки своєчасності внесення змін до відомості представники ТЦК та СП можуть звертати увагу і на так звані «проміжні» відомості, тобто версії відомостей, до яких протягом відповідного року вносили зміни.

Перевірити чи чисельність у відомості збігається із фактичними даними та списками персонального військового обліку.

ДОКУМЕНТ 12. Справа (окрема папка) з військового обліку, де зберігаються списки персонального військового обліку, відомості оперативного обліку та копії військово-облікових документів

В окремій папці з військового обліку мають зберігатися видруковані, підписані та зареєстровані до 25 січня станом на 1 січня списки персонального військового обліку, відомості оперативного обліку та копії військово-облікових документів у паперовій формі або роздруковані військово-облікові документи в електронній формі призовників, військовозобов’язаних і резервістів.

Нагадуємо! З 27 червня 2026 року наявність військово-облікового документа в електронній формі, сформованого не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу (навчання), є обов’язковою.

Відповідно до пункту 34 Порядку № 1487 під час прийняття на роботу (навчання) потрібно здійснити перевірку у громадян України наявності військово-облікового документа (в електронній формі або в паперовій формі) та відповідності відомостей, зазначених у такому документі, відомостям, що містяться в Реєстрі військовозобов’язаних, на основі військово-облікового документа в електронній формі, сформованого засобами Державного вебпорталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони або засобами порталу Дія, зокрема з використанням мобільного додатка порталу Дія, не раніше ніж за 72 години до дати прийняття на роботу (навчання), крім військовозобов’язаних та резервістів СБУ, розвідувальних органів, стосовно яких перевірка відповідності відомостей, зазначених у військово-обліковому документі в паперовій формі, відомостям, що містяться в Реєстрі військовозобов’язаних, не здійснюється.

Що потрібно зробити?

Перевірити наявність чинних копій військово-облікових документів у паперовій формі або роздрукованих військово-облікових документів в електронній формі всіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів.

Рекомендуємо зберігати всі версії військово-облікових документів, які працівник надавав роботодавцю протягом періоду роботи, а не лише останній актуальний військово-обліковий документ. Особливо важливо зберігати військово-обліковий документ, який працівник надав під час прийняття на роботу. Це дозволить у разі перевірки підтвердити, на підставі яких відомостей роботодавець приймав працівника на роботу та вів його персональний військовий облік у відповідний період…

Повна версія статті Мар’яни Винничук — у листопадовому випуску журналу «КАДРОВИК.UA».

Джерело: КАДРОВИК.UA