Про затвердження нової редакції Настанови з якості Головдержслужби та методик процесів

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

НАКАЗ

від 1
жовтня 2010 року N 254

Про
затвердження нової редакції Настанови з якості Головдержслужби та методик
процесів

З метою подальшого
удосконалення функціонування системи управління якістю Головдержслужби,
розробленої відповідно до вимог ДСТУ ISO 9001:2009, наказую:

1. Затвердити нову
редакцію цієї Настанови з якості Головдержслужби (додається) та впровадити її в
діяльність центрального апарату, підвідомчих установ та територіальних органів
Головдержслужби.

2. Затвердити методики
процесів (додаються).

3. Першому заступнику,
заступникам Начальника Головдержслужби, керівникам структурних підрозділів,
підвідомчих установ та територіальних органів Головдержслужби забезпечити
неухильне дотримання вимог зазначеної Настанови.

4.
Адміністративно-фінансовому департаменту у дводенний термін ознайомити з цим
наказом першого заступника, заступників Начальника Головдержслужби, керівників
структурних підрозділів, підвідомчих установ, територіальних органів
Головдержслужби.

5. Департаменту
модернізації державної служби у дводенний термін забезпечити розміщення нової
редакції Настанови з якості на внутрішньому та зовнішньому веб-сайтах
Головдержслужби.

6. Наказ
Головдержслужби від 23.06.2008 N 166 вважати таким, що втратив чинність.

7. Контроль за
виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Головдержслужби,
головного уповноваженого з питань системи управління якістю.

Настанова
з якості
Головного управління державної служби України

1. Призначення і сфера
застосування

1.1. Ця Настанова з
якості Головного управління державної служби України (далі – Настанова) є
основним документом системи управління якістю центрального апарату,
територіальних органів Головного управління державної служби України (далі –
Головдержслужба), Центру адаптації державної служби до стандартів Європейського
Союзу, Школи вищого корпусу державної служби (далі – підвідомчі установи).

1.2. Настанову
розроблено відповідно до вимог стандарту ДСТУ ISO 9001:2009; Положення про
Головне управління державної служби України, затвердженого постановою Кабінету
Міністрів України від 26.09.2007 N 1180 (зі змінами); Положення про Центр
адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу, затвердженого
постановою Кабінету Міністрів України від 04.06.2008 N 528; Положення про Школу
вищого корпусу державної служби, затвердженого наказом Начальника Головного
управління державної служби України від 27.10.2008 N 297; Типового положення
про управління державної служби Головного управління державної служби в Автономній
Республіці Крим, області, мм. Києві та Севастополі, затвердженого постановою
Кабінету Міністрів України від 05.07.2004 N 842.

1.3. Сфера застосування
системи управління якістю поширюється на надання послуг державного управління
загального характеру центральним апаратом, територіальними органами та
підвідомчими установами Головдержслужби.

1.4. Виконання вимог до
цієї Настанови є обов’язковим для всіх структурних підрозділів, територіальних
органів та підвідомчих установ Головдержслужби.

2. Загальні положення

2.1. Головдержслужба є
центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується та
координується Кабінетом Міністрів України через Міністра Кабінету Міністрів
України, що забезпечує проведення єдиної державної політики у сфері державної
служби та функціональне управління державною службою.

2.2. Інститут державної
служби України започатковано з прийняттям Закону України “Про державну службу”, який набрав чинності 1 січня 1994 року.

Закон регулює суспільні
відносини, які охоплюють діяльність держави по створенню правових,
організаційних, економічних, соціальних умов для реалізації громадянами України
права на державну службу, визначає загальні засади діяльності та статус
державних службовців.

Державна служба – це
інститут, що забезпечує стабільність конституційного устрою та надає державному
управлінню організованості, компетентності і професіоналізму. У системі владних
відносин вона виступає одним із головних чинників формування цивілізованої
демократичної державності, об’єднання зусиль гілок влади, створення кадрового
потенціалу професіоналів для роботи в органах державного управління.

Державні службовці
покликані професійно виконувати практичні завдання щодо забезпечення
соціально-політичних і правових передумов відносин громадян з державними
інститутами.

Для проведення єдиної
державної політики та функціонального управління державною службою в 1994 році
було утворено Головдержслужбу.

Для виконання місії
Головдержслужби на місцевому рівні у Автономній Республіці Крим, областях, мм.
Києві та Севастополі у 2005 році було утворено територіальні органи
Головдержслужби.

З метою поглиблення
співробітництва між Україною та ЄС у сфері державної служби та державного
управління, удосконалення механізму координації інституціонального забезпечення
їх адаптації до стандартів ЄС у 2004 році була утворена підвідомча установа
Головдержслужби – Центр сприяння інституційному розвитку державної служби.

У 2008 році Центр
сприяння інституційному розвитку державної служби перейменований у Центр
адаптації державної служби до стандартів Європейського Союзу (далі – Центр)
відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 04.06.2008 N 528.

Для сприяння
становлення і розвитку вищого корпусу державної служби (державних службовців,
що займають посади першої та другої категорії) у 2008 році була утворена
підвідомча установа Головдержслужби – Школа вищого корпусу державної служби
(далі – Школа).

2.3. Головдержслужба
здійснює свої повноваження на основі та на виконання Конституції і законів
України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України.

2.4. Юридична адреса –
01601, м. Київ-31, вул. Прорізна, 15.

Телефон приймальні
279-05-29,

загального відділу
279-57-90.

Факс – 279-05-29.

Електронна пошта –
zagal@guds.gov.ua

Веб-сайт –
www.guds.gov.ua

3. Відомості про
Настанову

3.1. Порядок перегляду
та актуалізації Настанови

Ця Настанова підлягає
перегляду не менше разу на рік у рамках загального аналізу системи управління
якістю Головдержслужби. Зміни в Настанову вносяться в разі необхідності. Пропозиції
щодо внесення змін у Настанову готують керівники зацікавлених структурних
підрозділів, територіальних органів та підвідомчих установ Головдержслужби.
Настанова і зміни до неї затверджуються в установленому порядку наказом
Головдержслужби.

3.2. Встановлення
статусу і регулювання розповсюдження

Настанова не містить
конфіденційної інформації, вільний доступ до неї мають усі співробітники
Головдержслужби, громадяни та зовнішні організації. Доступ до актуального
тексту цієї Настанови здійснюється через внутрішній та зовнішній веб-сайти
Головдержслужби. Інформація про внесення змін до цієї Настанови доводиться до
відома співробітників через внутрішній веб-сайт. Оригінал цієї Настанови та
змін до неї знаходяться у відділі організації документообігу адміністративно-фінансового
департаменту.

4. Політика
Головдержслужби

Політика
Головдержслужби щорічно видається окремим документом, переглядається та
затверджується наказом Головдержслужби.

5. Моніторинг
реалізації Політики Головдержслужби

Моніторинг реалізації
Головдержслужбою Політики та завдань, визначених Положеннями про
Головдержслужбу та її територіальних органів, підвідомчі установи, здійснюється
за показниками реалізації Політики, кількісні цілі яких щорічно затверджуються
наказом Головдержслужби.

6. Структура
Головдержслужби

Структура, штатний
розпис Головдержслужби, розподіл обов’язків між Начальником, першим заступником
та заступниками Начальника Головдержслужби та посадові обов’язки працівників
Головдержслужби затверджуються відповідно до Регламенту роботи Головдержслужби
та її територіальних органів.

Структуру Центру,
розподіл обов’язків між директором, першим заступником та заступниками
директора Центру та посадові обов’язки працівників затверджує директор Центру.
Штатний розпис Центру затверджує Начальник Головдержслужби.

Структуру Школи,
розподіл обов’язків між директором та заступниками директора Школи та посадові
обов’язки працівників затверджує директор Школи. Штатний розпис Школи
затверджує Начальник Головдержслужби.

7. Послуги, що
надаються Головдержслужбою

7.1. Перелік послуг, що
надаються центральним апаратом, територіальними органами та підвідомчими
установами Головдержслужби, наведено в Додатку 1 до цієї Настанови.

8. Процеси системи
управління якістю Головдержслужби

8.1. Всі процеси
системи управління якістю Головдержслужби задокументовані у відповідних
методиках. У подальшому затвердження методик процесів та внесення до них змін
здійснюється у порядку, передбаченому пунктом 9 цієї Настанови.

Вимоги щодо:

– управління
документацією та записами наведені в Інструкції з діловодства та у наказах, що
регламентують загальний порядок організації безпаперового електронного
документообігу;

– управління
невідповідними послугами наведені в Інструкції управління невідповідними
послугами;

– здійснення
коригувальних та запобіжних дій наведені в методиці процесу “Моніторинг
діяльності та удосконалення”;

– проведення внутрішніх
аудитів висвітлені в методиці процесу “Моніторинг діяльності та
удосконалення”.

Реєстр розробленої
документації системи управління якістю Головдержслужби наведений в Додатку 2 до
цієї Настанови.

8.2. Входи, виходи та
кількісні цілі показників процесів наведені у відповідних методиках процесів.

8.3. Перелік процесів
системи управління якістю центрального апарату Головдержслужби, підвідомчих
установ та її територіальних органів наведений у Додатку 3 до цієї Настанови.

8.4. Схема взаємодії
процесів системи управління Головдержслужби (додаток 4 до цієї Настанови).

9. Порядок підготовки
методики процесу в електронному вигляді у Головдержслужбі України

1. Проекти методик
процесів готуються відповідними структурними підрозділами, підвідомчими
установами відповідно до загального порядку організації безпаперового
електронного документообігу у центральному апараті Головдержслужби,
затвердженого наказом Головдержслужби від 02.03.2009 N 60, при цьому
обов’язково проекти методик погоджуються директором департаменту модернізації
державної служби, Головним уповноваженим з питань системи управління якістю та
подаються на затвердження Начальнику Головдержслужби. При внесенні будь-яких
змін до методики процесу формується та затверджується її нова редакція згідно з
встановленим вище порядком.

2. Структурні
підрозділи, відповідальні за процес, після затвердження методики процесу
Начальником Головдержслужби подають у дводенний термін електронну версію до
департаменту модернізації державної служби.

3. Департамент
модернізації державної служби не пізніше наступного дня розміщує затверджену
методику у відповідній рубриці на офіційному та внутрішніх сайтах
Головдержслужби.

4. Керівники
структурних підрозділів та підвідомчих установ несуть персональну
відповідальність за підготовку методик, їх виконання, вчасне внесення змін і
доповнень та розміщення на внутрішньому та зовнішньому веб-сайтах
Головдержслужби.

10. Терміни,
визначення і скорочення

10.1. У цій Настанові
використані терміни і визначення, наведені в Законі України “Про державну
службу” від 16 грудня 1993 року N 3723-XII, Законі України “Про
службу в органах місцевого самоврядування” від 7 червня 2001 року N
2493-III та в стандарті ДСТУ ISO 9001:2009.

10.2. Крім цього, в
Настанові використовуються такі терміни і скорочення:

ЗУ – Закон України

ВРУ – Верховна Рада
України

КМУ – Кабінет Міністрів
України

ГУДС – Головне
управління державної служби України

ОВВ – органи виконавчої
влади

ДС – державна служба

УОАЗРК – управління
організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи

ЮД – юридичний
департамент

АФД –
адміністративно-фінансовий департамент

ДПДО – департамент
персоналу державних органів та органів місцевого самоврядування

УОПНДС – управління
організації професійного навчання державних службовців та посадових осіб
місцевого самоврядування

ДМДС – департамент
модернізації державної служби

ТО – територіальний
орган Головдержслужби

ПУ – підвідомчі
установи.

Перелік
послуг, що надаються центральним апаратом, територіальними органами та
підвідомчими установами Головдержслужби

Реєстр
документації системи управління якістю Головдержслужби

I. Політика
Головдержслужби.

II. Показники
реалізації Політики Головдержслужби та схема їх моніторингу.

III. Регламент
діяльності Головдержслужби та її територіальних органів.

IV. Настанова з якості
Головдержслужби.

V. Методики процесів:

1. Стратегічне
планування діяльності та бюджетних видатків.

2. Моніторинг
діяльності та удосконалення.

3. Впровадження нових
послуг.

4. Консультації з
громадськістю.

5. Інформування
громадськості.

6. Управління
персоналом Головдержслужби.

7. Управління
фінансовими ресурсами.

8. Міжнародне
співробітництво.

9. Управління
інфраструктурою.

10. Вивчення очікувань
та задоволеності споживачів.

11. Супроводження
веб-сайтів і надання інформації з них.

12. Управління
інформаційними ресурсами, засобами їх зберігання та передачі.

13. Координація
діяльності територіальних органів Головдержслужби.

14. Виконання актів і
доручень Президента України і Кабінету Міністрів України.

15. Розроблення Типових
професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців.

16. Встановлення
відомчих заохочувальних відзнак та вирішення питання про нагородження ними
державних службовців.

17. Участь у вирішенні
питань щодо поліпшення житлових умов державних службовців.

18. Розгляд звернень
громадян, листів установ та організацій з питань проходження державної служби
та служби в органах місцевого самоврядування.

19. Розгляд
депутатських запитів та звернень.

20. Підготовка
експертних висновків до законопроектів, що розглядаються Верховною Радою
України, та їх супровід.

21. Розробка та участь
у розробці нормативно-правових актів з питань державної служби та служби в
органах місцевого самоврядування.

22. Організація
підготовки магістрів у галузі знань “Державне управління”.

23. Створення умов для
перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців.

24. Ведення
комп’ютерного обліку даних про державних службовців першої – сьомої категорій
посад.

25. Формування та
ведення Переліку державних органів, установ та організацій, посади керівних
працівників та спеціалістів яких віднесені до категорій посад державних
службовців, та реєстру посад державних службовців.

26. Організація видання
та поширення “Вісника державної служби”.

27. Проведення
службових розслідувань.

28. Проведення
перевірок.

29. Узагальнення
звітності з питань додержання вимог законодавства про боротьбу з корупцією.

30. Проведення
обов’язкових спецперевірок.

31. Внесення пропозицій
щодо присвоєння рангів державним службовцям.

32. Погодження
продовження терміну перебування на державній службі.

33. Попередній розгляд
та підготовка висновків щодо призначення на посади та звільнення з посад
окремих категорій державних службовців.

34. Методичне
керівництво діяльністю кадрових служб щодо проведення атестації та щорічної
оцінки формування кадрового резерву на посади державних службовців.

35. Аналіз вікового
складу державних службовців, яких призначає на посади та звільняє з посад в
установленому порядку Верховна Рада України, Президент України або Кабінет
Міністрів України.

36. Надання
методично-консультаційної допомоги територіальними органами Головдержслужби з
організаційно-кадрових питань державним органам та органам місцевого
самоврядування.

37. Координація
впровадження інструментів інституціонального розвитку державної служби.

38. Супровід діяльності
груп аналізу політики.

39. Організація та
проведення функціонального обстеження.

40. Організація
наукових досліджень та прикладних розробок.

41. Організація
тренінгів для вищого корпусу державної служби.

42. Організація
проведення комунікативних заходів з питань державної служби.

VI. Інструкції:

1. Інструкція по
проведенню консультацій з громадськістю.

2. Інструкція по
управлінню невідповідними послугами.

3. Інструкція з
діловодства стосовно управління документацією та записами та наказами
Головдержслужби N 60 від 02.03.2009; N 86 від 25.03.2009; N 139 від 08.05.2009,
що регламентують загальний порядок організації безпаперового електронного
документообігу.

VII. Положення:

1. Про Головне
управління державної служби України.

2. Про Центр адаптації
державної служби до стандартів Європейського Союзу.

3. Про Школу вищого
корпусу державної служби.

4. Про управління
державної служби Головного управління державної служби в Автономній Республіці
Крим, області, мм. Києві та Севастополі.

Перелік
процесів системи управління якістю центрального апарату Головдержслужби
України, підвідомчих установ та її територіальних органів

До всіх процесів
застосовуються вимоги розділів стандарту ДСТУ ISO 9001:2009: 4.1, 4.2, 8.2.3.

Схема
взаємодії процесів системи управління Головдержслужби