Відповідно до пункту 1 глави 2 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, розміщення реквізитів на бланках документів повинно відповідати вимогам ДСТУ 4163:2020, а зразки бланків затверджуються розпорядчим документом установи.
Відповідно до пункту 6.8 розділу 6 ДСТУ 4163:2020, установлюються такі види бланків документів:
- загальний бланк юридичної особи для створення різних видів документів;
- бланк листа;
- бланк конкретного виду документа (крім листа).
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Службові листи створюють НА БЛАНКУ ЛИСТА незалежно від способу розміщення реквізитів — кутового чи поздовжнього. Якщо в установі не запроваджено окремого бланка листа, такі документи допускається оформлювати на стандартних аркушах паперу формату А4.
До основних реквізитів службового листа належать, зокрема, дата документа, реєстраційний індекс документа й посилання на дату і номер документа, на який надається відповідь, наприклад:
15.05.2026 № 01-15/234 На № 123/01-12 від 10.05.2026
Дата та реєстраційний індекс службового листа проставляються у день його підписання. Реєстраційний індекс формується відповідно до прийнятої в установі системи реєстрації документів та вноситься до журналу реєстрації вихідної кореспонденції або до електронної реєстраційно-моніторингової картки.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
Реєстраційний індекс забезпечує облік, оперативний пошук, контроль виконання та систематизацію вихідних документів у процесі діловодства. Як правило, він може складатися з порядкового номера документа, індексу структурного підрозділу, номенклатури справ або інших пошукових елементів, визначених інструкцією з діловодства установи.
При цьому вимоги щодо обов’язкового зазначення скорочення «Вих.» перед реєстраційним індексом нормативними документами у сфері діловодства НЕ ВСТАНОВЛЕНІ. Тобто правильним вважається оформлення:
№ 01-15/234
або
15.05.2026 № 01-15/234
Водночас використання форми «Вих. № 01-15/234» належить до усталеної практики діловодства попередніх років і не передбачене серед обов’язкових реквізитів документа відповідно до вимог ДСТУ 4163:2020…
Повна версія статті Тетяни Гаращук — у журналі «ДІЛОВОДСТВО» № 5-6 / 2026.
Якщо ви ще не маєте повноцінного доступу до електронної версії журналу «Діловодство», скористайтесь можливістю отримати демодоступ та переконайтеся в зручності і практичній користі видання для вашої роботи.
У журналі представлено корисні матеріали з організації документообігу, поради щодо ведення кадрової документації та роз’яснення експертів із найактуальніших питань.
Джерело: ДІЛОВОДСТВО
