Відповідно до частини 2 статті 30 Закону України «Про охорону праці» від 14 жовтня 1992 року № 2694-XII роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку
Відповідно до пункту 1.7 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 28 вересня 2005 року № 286, відмітки в табелі обліку використання робочого часу про причини відсутності на роботі, тривалість робочого дня, понаднормову роботу та інші відхилення від нормальних умов праці здійснюються лише на основі документів, оформлених належним чином (листки непрацездатності, листки простоїв, довідки про виконання державних або громадських обов’язків тощо). Тобто це можуть бути також заяви працівників, доповідні записки, акти відсутності на роботі працівників, повістки щодо виклику в суд чи військкомат
У табелях обліку використання робочого часу разом з позначеннями відпрацьованого робочого часу проставляється час, коли працівник був відсутній на роботі, який обліковується у спеціальних графах.
Звісно, у бухгалтерії може виникати запитання, за який час не проводити оплату і на підставі чого. Тож окрім табелю обліку використання робочого часу доцільно складати наказ, у якому зазначити вимоги до оплати відповідного не відпрацьованого часу. Хоча у деяких випадках достатньо належно складеного табелю обліку робочого часу
Ці процедури доречно прописати у Правилах внутрішнього трудового розпорядку та Положеннях про оплату праці.
