...
Реєструйся

Які питання потребують скликання засідання експертної комісії


ЗАПИТАННЯ

У нашій установі створено експертну комісію, але протягом року не відбулося жодного її засідання. Підкажіть, будь ласка, які саме документи повинна розглядати експертна комісія на своїх засіданнях і з якою метою?

 

ВІДПОВІДЬ

Насамперед слід зазначити, що у разі утворення ЕК має бути розроблено, погоджено належним чином і затверджено положення про цей постійно діючий орган. І саме в цьому положенні визначається перелік документів, які підлягають розгляду на засіданнях ЕК.

Експертна комісія установи та організація її діяльності: у запитаннях і відповідях — читайте в журналі «Діловодство»

Нагадаємо, що на засіданнях ЕК розглядає проєкти таких документів з метою їх схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради):

  • описів справ постійного зберігання;
  • описів аудіовізуальних (кіно-, відео-, фото-, фоно-) документів постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду (далі — НАФ);
  • описів справ з кадрових питань (особового складу);
  • номенклатури справ;
  • інструкції з діловодства в установі;
  • положення про службу діловодства (канцелярію, відділ діловодства тощо) установи;
  • положення про архівний підрозділ (архів) установи;
  • положення про саму ЕК;
  • анотованих переліків унікальних документів НАФ;
  • актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
  • актів про вилучення документів з НАФ;
  • актів про невиправні пошкодження документів НАФ.

Ведення, зберігання та знищення журналів реєстрації різних видів документів — читайте в журналі «Діловодство»

Крім зазначених видів документів, ЕК розглядає та схвалює на своїх засіданнях:

  • описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
  • акти про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

Утім, ці документи не подаються на погодження до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради).

Зверніть увагу! В установах, що не є джерелами комплектування НАФ, ЕК здійснює схвалення і подання до ЕК органу вищого рівня таких документів:

  • номенклатури справи;
  • описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

При цьому в установах, що не є джерелами комплектування НАФ, справи з кадрових питань та усі інші справи, що мають тривалий строк зберігання (наприклад 75 років, До ліквідації установи), будуть уміщені в єдиний опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

 

Перевіряння наявності й стану документів і справ — читайте в журналі «Діловодство»

Форми переважної більшості зазначених документів встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5.

Також слід зауважити, що засідання ЕК проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.

Як правильно призначити відповідального за архів — читайте в журналі «Діловодство»

Джерело: журнал «Діловодство»


Електронна версія журналу «Діловодство»

  • документаційні процеси
  • ведення журналів реєстрації
  • зразки документів
  • складання й оформлення службових документів
  • особливості роботи архіву на підприємстві
  • функціонування системи електронного документообігу
  • прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
  • юридичні консультації щодо документування господарських процесів

0 (800)219-977
podpiska@mediapro.ua
e.dilovodstvo.com

Олена Загорецька
Олена Загорецька
старший науковий співробітник відділу архівознавства і документознавства Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського НАН України, кандидат історичних наук, старший науковий співробітник, член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України

Матеріали до теми


Ліквідація підприємства: дії кадровика
Ліквідація підприємства — це фактично припинення його існування. Ліквідація можлива за рішенням власників підприємства чи уповноваженого ним органу або ж ...