Які питання потребують скликання засідання експертної комісії

16:02 11.12.2023

ЗАПИТАННЯ

У нашій установі створено експертну комісію, але протягом року не відбулося жодного її засідання. Підкажіть, будь ласка, які саме документи повинна розглядати експертна комісія на своїх засіданнях і з якою метою?

ВІДПОВІДЬ

Насамперед слід зазначити, що у разі утворення ЕК має бути розроблено, погоджено належним чином і затверджено положення про цей постійно діючий орган. І саме в цьому положенні визначається перелік документів, які підлягають розгляду на засіданнях ЕК.

Експертна комісія установи та організація її діяльності: у запитаннях і відповідях — читайте в журналі «Діловодство»

Нагадаємо, що на засіданнях ЕК розглядає проєкти таких документів з метою їх схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради):

описів справ постійного зберігання;
описів аудіовізуальних (кіно-, відео-, фото-, фоно-) документів постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду (далі — НАФ);
описів справ з кадрових питань (особового складу);
номенклатури справ;
інструкції з діловодства в установі;
положення про службу діловодства (канцелярію, відділ діловодства тощо) установи;
положення про архівний підрозділ (архів) установи;
положення про саму ЕК;
анотованих переліків унікальних документів НАФ;
актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
актів про вилучення документів з НАФ;
актів про невиправні пошкодження документів НАФ.

Ведення, зберігання та знищення журналів реєстрації різних видів документів — читайте в журналі «Діловодство»

Крім зазначених видів документів, ЕК розглядає та схвалює на своїх засіданнях:

описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
акти про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

Утім, ці документи не подаються на погодження до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради).

Зверніть увагу! В установах, що не є джерелами комплектування НАФ, ЕК здійснює схвалення і подання до ЕК органу вищого рівня таких документів:

номенклатури справи;
описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

При цьому в установах, що не є джерелами комплектування НАФ, справи з кадрових питань та усі інші справи, що мають тривалий строк зберігання (наприклад 75 років, До ліквідації установи), будуть уміщені в єдиний опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

Перевіряння наявності й стану документів і справ — читайте в журналі «Діловодство»

Форми переважної більшості зазначених документів встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5.

Також слід зауважити, що засідання ЕК проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.