...
Реєструйся

Які питання потребують скликання засідання експертної комісії


ЗАПИТАННЯ

У нашій установі створено експертну комісію, але протягом року не відбулося жодного її засідання. Підкажіть, будь ласка, які саме документи повинна розглядати експертна комісія на своїх засіданнях і з якою метою?

 

ВІДПОВІДЬ

Насамперед слід зазначити, що у разі утворення ЕК має бути розроблено, погоджено належним чином і затверджено положення про цей постійно діючий орган. І саме в цьому положенні визначається перелік документів, які підлягають розгляду на засіданнях ЕК.

Експертна комісія установи та організація її діяльності: у запитаннях і відповідях — читайте в журналі «Діловодство»

Нагадаємо, що на засіданнях ЕК розглядає проєкти таких документів з метою їх схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради):

  • описів справ постійного зберігання;
  • описів аудіовізуальних (кіно-, відео-, фото-, фоно-) документів постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду (далі — НАФ);
  • описів справ з кадрових питань (особового складу);
  • номенклатури справ;
  • інструкції з діловодства в установі;
  • положення про службу діловодства (канцелярію, відділ діловодства тощо) установи;
  • положення про архівний підрозділ (архів) установи;
  • положення про саму ЕК;
  • анотованих переліків унікальних документів НАФ;
  • актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
  • актів про вилучення документів з НАФ;
  • актів про невиправні пошкодження документів НАФ.

Ведення, зберігання та знищення журналів реєстрації різних видів документів — читайте в журналі «Діловодство»

Крім зазначених видів документів, ЕК розглядає та схвалює на своїх засіданнях:

  • описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
  • акти про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

Утім, ці документи не подаються на погодження до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради).

Зверніть увагу! В установах, що не є джерелами комплектування НАФ, ЕК здійснює схвалення і подання до ЕК органу вищого рівня таких документів:

  • номенклатури справи;
  • описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

При цьому в установах, що не є джерелами комплектування НАФ, справи з кадрових питань та усі інші справи, що мають тривалий строк зберігання (наприклад 75 років, До ліквідації установи), будуть уміщені в єдиний опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання.

 

Перевіряння наявності й стану документів і справ — читайте в журналі «Діловодство»

Форми переважної більшості зазначених документів встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5.

Також слід зауважити, що засідання ЕК проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.

Як правильно призначити відповідального за архів — читайте в журналі «Діловодство»

Джерело: журнал «Діловодство»


Електронна версія журналу «Діловодство»

  • документаційні процеси
  • ведення журналів реєстрації
  • зразки документів
  • складання й оформлення службових документів
  • особливості роботи архіву на підприємстві
  • функціонування системи електронного документообігу
  • прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
  • юридичні консультації щодо документування господарських процесів

0 (800)219-977
podpiska@mediapro.ua
e.dilovodstvo.com

Олена Загорецька
Олена Загорецька
старший науковий співробітник відділу архівознавства і документознавства Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського НАН України, кандидат історичних наук, старший науковий співробітник, член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України

Матеріали до теми


Кейс для кадровика. Чи можна здійснювати бронювання за військовим квитком з «Резерв+?»
Теоретично так, проте є деякі нюанси. Спробуймо їх розглянути. Якщо у роботодавця є копія військово-облікового документа працівника у паперовій формі, ...
Судова справа: за неоновлення даних — штраф, хоча військовозобов’язаний оновив їх через Резерв+ і звертався до ТЦК із заявою
СИТУАЦІЯ Колишній працівник податкової міліції подав позов до ТЦК, який наклав штраф на нього в сумі 17 тисяч грн, і ...
Чи враховується до стажу державної служби для головного бухгалтера сільської ради період роботи до 2002 року?
ЗАПИТАННЯ Чи може бути зарахований до стажу державної служби для головного бухгалтера сільської ради період роботи з 01 січня 1994 ...
Доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього старости
ЗАПИТАННЯ Як має здійснюватися доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього старости?   ВІДПОВІДЬ Відповідно до статті 6 Закону України від ...