ЗАПИТАННЯ
У нашій установі створено експертну комісію, але протягом року не відбулося жодного її засідання. Підкажіть, будь ласка, які саме документи повинна розглядати експертна комісія на своїх засіданнях і з якою метою?
ВІДПОВІДЬ
Насамперед слід зазначити, що у разі утворення ЕК має бути розроблено, погоджено належним чином і затверджено положення про цей постійно діючий орган. І саме в цьому положенні визначається перелік документів, які підлягають розгляду на засіданнях ЕК.
Експертна комісія установи та організація її діяльності: у запитаннях і відповідях — читайте в журналі «Діловодство»
Нагадаємо, що на засіданнях ЕК розглядає проєкти таких документів з метою їх схвалення і подання до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради):
- описів справ постійного зберігання;
- описів аудіовізуальних (кіно-, відео-, фото-, фоно-) документів постійного зберігання, внесених до Національного архівного фонду (далі — НАФ);
- описів справ з кадрових питань (особового складу);
- номенклатури справ;
- інструкції з діловодства в установі;
- положення про службу діловодства (канцелярію, відділ діловодства тощо) установи;
- положення про архівний підрозділ (архів) установи;
- положення про саму ЕК;
- анотованих переліків унікальних документів НАФ;
- актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
- актів про вилучення документів з НАФ;
- актів про невиправні пошкодження документів НАФ.
Ведення, зберігання та знищення журналів реєстрації різних видів документів — читайте в журналі «Діловодство»
Крім зазначених видів документів, ЕК розглядає та схвалює на своїх засіданнях:
- описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
- акти про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
Утім, ці документи не подаються на погодження до ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної, районної у містах Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради).
Зверніть увагу! В установах, що не є джерелами комплектування НАФ, ЕК здійснює схвалення і подання до ЕК органу вищого рівня таких документів:
- номенклатури справи;
- описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання.
При цьому в установах, що не є джерелами комплектування НАФ, справи з кадрових питань та усі інші справи, що мають тривалий строк зберігання (наприклад 75 років, До ліквідації установи), будуть уміщені в єдиний опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання.
Перевіряння наявності й стану документів і справ — читайте в журналі «Діловодство»
Форми переважної більшості зазначених документів встановлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5.
Також слід зауважити, що засідання ЕК проводиться не рідше ніж один раз на рік і вважається правоможним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.
Як правильно призначити відповідального за архів — читайте в журналі «Діловодство»
Джерело: журнал «Діловодство»
Електронна версія журналу «Діловодство»
- документаційні процеси
- ведення журналів реєстрації
- зразки документів
- складання й оформлення службових документів
- особливості роботи архіву на підприємстві
- функціонування системи електронного документообігу
- прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
- юридичні консультації щодо документування господарських процесів
