У квітні набрав чинності наказ Міністерства економіки України від 26.03.2026 № 4408 «Про внесення змін до наказу Міністерства економіки України від 28 жовтня 2021 року № 839-21». Документ суттєво оновив правила електронного документообігу та фактично розширив його застосування на всю сферу трудових відносин.
Раніше Порядок, затверджений наказом Мінекономіки від 28.10.2021 № 839-21, переважно регулював електронний документообіг у системі управління охороною праці. Тепер його дія поширюється і на кадрові процеси загалом.
Фактично йдеться про перехід від локальної цифровізації охорони праці до повноцінного електронного кадрового адміністрування.
Роботодавці, які ухвалять рішення про впровадження електронного документообігу, зможуть організувати створення, підписання, обмін та зберігання кадрових документів у цифровому форматі. Усе це має здійснюватися відповідно до трудового законодавства, а також вимог законодавства про електронні документи, електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
У цифровому форматі тепер можуть оформлюватися:
- заяви працівників;
- накази та розпорядження роботодавця;
- документи щодо відпусток, переведення, відряджень та звільнення;
- документи з питань охорони праці;
- інші кадрові документи, ведення яких передбачене законодавством.
Водночас перехід на електронний документообіг не є обов’язковим. Роботодавець самостійно вирішує, чи впроваджувати таку систему, та оформлює це відповідним наказом або розпорядженням.
Оновлений порядок відкриває для бізнесу низку практичних можливостей. Насамперед це швидший обмін документами, скорочення паперового документообігу та спрощення взаємодії з дистанційними працівниками або співробітниками, які перебувають за межами офісу чи країни.
Крім того, цифровий формат дозволяє ефективніше організувати кадрове діловодство та забезпечити належне електронне зберігання документів.
Особливо актуальними ці зміни є в умовах воєнного стану, дистанційної роботи та релокації підприємств. Електронний документообіг поступово стає не лише інструментом зручності, а й елементом безперервності роботи бізнесу.
Оновлення Порядку свідчить про подальшу цифровізацію трудових відносин в Україні та формування сучасної моделі кадрового адміністрування, де електронні документи поступово стають повноцінною альтернативою паперовим.
Джерело: Північно-Східне міжрегіональне управління Держпраці
