IT-платформа WhiteDoc розширює можливості електронного документообігу завдяки функції рецензування документів. Вона дає змогу спільно працювати над текстом, обговорювати запропоновані зміни та погоджувати фінальну редакцію документа в єдиному цифровому середовищі.
Опрацювання договорів та інших документів часто передбачає участь кількох підрозділів компанії й зовнішніх контрагентів. Юридичні, фінансові та інші відділи перевіряють умови співпраці, залишають зауваження й пропонують зміни. Якщо для цього використовується електронна пошта та окремі файли, складніше контролювати правки й відстежувати актуальну версію документа, що може затягувати погодження.
Рецензування у WhiteDoc допомагає оптимізувати цей процес: учасники можуть опрацьовувати текст, розглядати правки та переходити до підписання документа безпосередньо на платформі.
Відтепер для спільної роботи над документом доступні такі можливості:
- Відстеження змін (Track Changes). Запропоновані правки відображаються безпосередньо в документі, і учасники бачать, що саме було змінено.
- Коментарі та обговорення. Зауваження можна залишати до конкретних фрагментів тексту та обговорювати в контексті документа.
- Прийняття або відхилення правок. Кожну запропоновану зміну можна розглянути, прийняти або відхилити.
Щоб розпочати рецензування, достатньо завантажити документ у систему WhiteDoc і запросити учасників до спільної роботи. Вони опрацьовують текст, пропонують зміни та залишають коментарі. Результати роботи й історія дій зберігаються в межах процесу (протоколі подій). Після розгляду правок і погодження фінальної редакції документ можна надіслати на підпис за допомогою QuickSend. Не потрібно шукати остаточну версію серед файлів і вкладень в електронному листуванні.
Що це дає бізнесу:
- Єдине середовище для всіх учасників. Колеги та контрагенти працюють над актуальною редакцією документа, а правки й обговорення залишаються в контексті відповідних положень.
- Фіксація змін і рішень. Історія дій допомагає простежити, хто вносив зміни та як формувалася погоджена редакція.
- Контроль перебігу погодження. Ініціатор бачить статуси учасників і розуміє, хто ще працює над документом, а хто завершив рецензування.
Щоб дізнатися більше про можливості рецензування, умови підключення та особливості використання функції у вашій компанії, зверніться до команди WhiteDoc.
