Стаття надана редакцією журнала «Довідник кадровика»
спеціально для інтернет-порталу «Всеукраїнська асоціація кадровиків»
(детальніше —журнал «Довідник кадровика» № 9, 2015)
У сфері діловодства й архівної справи відбулася визначна подія — 10 липня 2015 року набув чинності важливий нормативно-правовий акт — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила).
Важливість означеної події полягає у тому, що Правила — перший в Україні нормативно-правовий акт, що встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі — установа), тобто вони є обов’язковим для виконання усіма без винятку юридичними особами на відміну від Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (далі — Типова інструкція з діловодства), яка також залишається чинною, але є обов’язковою для виконання лише певними центральними установами.
Зазначимо, що загальний обсяг тексту Правил разом із додатками становить близько 180 друкованих аркушів формату А4, а зміст має складну побудову.
Правила складаються з таких основних розділів:
I. Загальні положення.
II. Документування управлінської інформації.
III. Організація документообігу та виконання документів.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві.
V. Експертиза цінності документів.
VI. Комплектування архіву.
VII. Складання архівних описів справ.
VIII. Забезпечення збереженості архівних документів.
IX. Організація документів в архіві.
X. Облік документів в архіві.
XI. Довідковий апарат до документів архіву.
XII. Користування документами архіву установи.
XIII. Організація роботи архіву.
XIV. Передавання справ на постійне зберігання.
XV. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи.
Кожен розділ, крім першого, поділяється на глави, що мають власну нумерацію арабськими цифрами у межах відповідного розділу. Текст глав викладається у пунктах.
Пропонуємо детально розглянути зміст Правил і зосередити увагу на найважливіших пунктах.
