Передплати журнал

НАДС: надсилання кадрових документів в електронному вигляді


Шановні колеги! До НАДС надходять численні запити щодо можливості і правильності оформлення та надсилання кадрових документів (заяв про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку.

Зрозуміло, що сьогоднішні умови в більшості випадків не дають можливість працівникам подавати необхідні заяви в паперовому вигляді із власноручними підписами, як ми це робимо зазвичай.

Звертаємо увагу, що оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника. Таким чином, письмові заяви також можуть подаватись в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.

У разі, коли і електронні кваліфіковані підписи недоступні, такі заяви можуть бути надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів. В такому випадку відповідну заяву, написану на папері і підписану заявником, доцільно сфотографувати і переслати уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливість немає, то відповідну заяву надішліть у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям. Як свідчить судова практика, у разі отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі, це спонукає роботодавця перевірити справжнє волевиявлення працівника у разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 у справі № 725/4244/18).

Нагадуємо, що ознайомлення державних службовців з виданими щодо них наказами можна здійснювати шляхом їх вручення або надсилання поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку, відповідно до статті 9-1 Закону України від 10 грудня 2015 року № 889-VIII «Про державну службу».

Тобто, відсканований наказ доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця, або сфотографований документ направити через месенджер, доступний державному службовцю. Таке ознайомлення фіксується відповідним протоколом.

Колеги, ми надзвичайно вдячні вам, що у ці непрості часи ви намагаєтесь у всьому дотримуватись букви закону. Це також героїзм. Це підтвердження вашої професійності та турботи про ваших колег. Вся команда НАДС впевнена у перемозі, збереженні держави та державної служби. Все буде Україна

Джерело: НАДС

Матеріали до теми


Відпустка у зв’язку з усиновленням дитини під час воєнного стану
Особі, яка усиновила дитину із числа дітей-сиріт або дітей, позбавлених батьківського піклування, надається одноразова оплачувана відпустка у зв’язку з усиновленням ...
Які умови припинення трудових відносин при спрощеному режимі регулювання: відповідає Держпраці
Відповідно до статті 21 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) у разі застосування спрощеного режиму регулювання трудових відносин, ...