Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Податкового кодексу України (далі – Кодекс), згідно з яким до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу. Ці кошти також звільняються від оподаткування військовим збором (пп. 1.7 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX Кодексу).
Не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, зокрема, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і у зворотному напрямку, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень (пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу).
Не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних та військовим збором сума відшкодованих роботодавцем витрат платнику податків – фізичній особі, понесених ним у зв’язку з відрядженням, за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат, та документів, які підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця. При цьому, окрім зазначених, мають бути виконані інші вимоги, встановлені п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Сума коштів, сплачених юридичною особою (роботодавцем) на користь юридичної особи – організатора за участь у семінарі (конференції) відрядженого працівника, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника, тобто не оподатковуються податком на доходи фізичних осіб і військовим збором.
Суми виданих (відшкодованих) на відрядження коштів, які слід обкладати податком на доходи фізичних осіб і військовим збором – це суми «понадлімітних» добових витрат; суми витрат, які не підтверджені документально та суми витрат на цілі, зазначені в абз.5 пп. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Варто також зауважити про випадок, коли суб’єкту господарювання необхідно утримати податок з працівника, який несвоєчасно подав Звіт про використання коштів виданих на відрядження (протягом 5 банківських днів, що настають за днем, коли працівник завершив відрядження – пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Кодексу). Оподаткування цих коштів здійснюється із застосуванням коефіцієнту за п. 164.5 ст. 164 Кодексу.
