Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58) визначає, що у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів. Однак, трапляються випадки, коли відтиск печатки є нечітким. У такому разі виникає запитання: як бути?
Для відповіді на це питання розглянемо його з декількох сторін.
- Відбиток печатки підприємства при заповненні трудової книжки вийшов нечітким, його погано видно. Чи можна поставити печатку ще раз?
- Відбиток печатки, який поставлено під час звільнення, — нечіткий. Позиція Пенсійного фонду України.
- На записі про звільнення нечіткий відбиток печатки. Позиція суду.
- Підтвердження стажу роботи у випадках, коли в трудовій книжці містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи. Законодавче врегулювання.
- Нанесення нового запису на печатку попереднього запису може призвести до погіршення її чіткості: чи можна пропустити рядок?
1. Відбиток печатки підприємства при заповненні трудової книжки вийшов нечітким, його погано видно. Чи можна поставити печатку ще раз?
Відповідно до законодавства дві печатки під записом у трудовій книжці бути не може, а поставити повторну печатку «відбиток у відбиток» навряд чи вийде.
Доцільніше буде залишити печатку, що вже поставлена, та видати працівнику відповідну довідку.
Відповідно до абзацу 3 пункту 2.4 Інструкції № 58 записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
2. Відбиток печатки, який поставлено під час звільнення, нечіткий. Позиція Пенсійного фонду України
17 травня 2024 року Пенсійний фонду України на своїй інформаційній сторінці вебпорталу розмістив роз’яснення.
«Протягом 2001–2002 років працював у лісгоспі, маю відповідний запис у трудовій книжці, але відбиток печатки, який поставлено під час звільнення, — нечіткий. Водночас в особистому кабінеті на вебпорталі я бачу дані про цей період роботи. Чи можуть взяти це до уваги?
В особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України людина може ознайомитись з інформацією про наявний страховий стаж та розмір заробітної плати, яка враховується для розрахунку пенсії.
У випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження стажу обов’язково приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Зазначене положення передбачено Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 року № 637 (зі змінами).
Тобто за наявності в Реєстрі інформації про період, коли ви працювали в лісгоспі протягом 2001–2002 років, цей період буде зараховано до страхового стажу».
ГАРЯЧА ЛІНІЯ — безплатні консультації для передплатників журналу «КАДРОВИК.UA»
3. На записі про звільнення нечіткий відбиток печатки. Позиція суду
Розглянемо позицію суду з цього питання на прикладі Рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 21 вересня 2020 року за справою № 160/8885/20.
«Надаючи правову оцінку спірним відносинам, що виникли між сторонами, суд зазначає наступне.
Обов’язок щодо внесення записів до трудової книжки покладається на роботодавців, що виключає провину особи, яка бажає призначити пенсію, у недоліках таких записів.
Особа має відповідні записи у трудовій книжці щодо спірних періодів роботи, та ці записи є належними та допустимими доказами підтвердження її трудового стажу.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 219-977
Аналогічна правова позиція викладена у постанові Верховного Суду від 07.02.2018 у справі № 275/615/17, провадження № К/9901/768/17.
Вказана позиція кореспондується з нормами Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 637 від 12.08.1993 (далі — Порядок № 637), відповідно до пункту 1 якого основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.
За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.
Крім того, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.1993 «Про трудові книжки працівників» відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, тому власне недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для робітника, а отже, й не може впливати на її особисті права.
Аналогічна позиція висловлена Верховним Судом України в постанові від 6 лютого 2018 року у справі № 677/277/17, провадження № К/9901/1298/17.
«Верховним Судом в постанові від 24.05.2018 року у справі № 490/12392/16-а викладено правову позицію, відповідно до якої, працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та у свою чергу неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини підприємства не може бути підставою для позбавлення особи конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань нарахування/призначення пенсії.
З аналізу наведених норм видно, що відповідальність за ведення трудової книжки покладається на підприємство, відтак, відбиток печатки або його відсутність/нечіткість на трудовій книжці не може бути підставою для виключення певних періодів роботи зі страхового стажу позивача.
Суд зазначає, що незарахування спірного стажу суперечитиме принципу правової визначеності, оскільки в п. 3.1 Рішення Конституційного Суду України (справа №1-25/2010) від 29 червня 2010 року) зазначено, що одним з елементів верховенства права є принцип правової визначеності, у якому стверджується, що обмеження основних прав людини та громадянина і втілення цих обмежень на практиці допустиме лише за умови забезпечення передбачуваності застосування правових норм, встановлюваних такими обмеженнями. Тобто обмеження будь-якого права повинне базуватися на критеріях, які дадуть змогу особі відокремлювати правомірну поведінку від протиправної, передбачати юридичні наслідки своєї поведінки.
Суд вважає, що право позивача на встановлені законом гарантії не може бути поставлене в залежність від якості виконання обов’язків працівником, відповідальним за порядок ведення трудової книжки. На особу не може перекладатись тягар доведення правдивості чи достовірності даних, що зазначені у його трудовій книжці.
Плакати та шпаргалки для роботи відповідального за ведення військового обліку на підприємстві
0 (800) 219-977 • info@mediapro.com.ua
Нечіткість печатки у записі про звільнення в трудовій книжці не може бути підставою для виключення певних періодів роботи з трудового стажу позивача, що дає їй право на призначення пенсії, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення та належний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства.
Підставою для призначення пенсії є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки.
У цьому випадку суд звертає увагу на те, що записи про трудову діяльність у трудовій книжці зроблено чітко, зрозуміло та без будь-яких неточностей, відсутні ознаки підчисток та підробок, у зв’язку з чим <…> нечіткість печатки, не може бути самостійною підставою для відмови у зарахуванні періодів роботи до страхового стажу.
Доказів визнання недостовірними записів у трудовій книжці щодо періодів роботи позивача відповідачем суду не надано, а тому їх безпідставно не взято до уваги відповідачем при обрахуванні стажу роботи, необхідного для призначення пенсії…
Детальніше про нюанси всіх записів про роботу працівника і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, а також підтвердження стажу роботи у випадках, коли в трудовій книжці містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи та інші особливості заповнення трудової книжки – висвітлено у статті експерта системи «КАДРИ.UA» Вадима Буднікова «Нечіткий відтиск печатки в трудовій книжці: як бути?».
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
Джерело: КАДРИ.UA
