Порядок передавання документів у разі припинення юридичної особи або зміни її керівництва

Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII (далі — Закон № 3814-XII) передбачено, що у разі ліквідації або реорганізації державних органів, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій документи, що нагромадилися за час їх діяльності, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) правонаступникам у порядку, установленому Міністерством юстиції України, із збереженням відповідної форми власності на зазначені документи, а у випадках відсутності правонаступників — відповідним державним архівним установам або іншим місцевим архівним установам.

Також Законом № 3814-XII обумовлено, що в разі ліквідації об’єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ та організацій (далі — юридична особа), заснованих на приватній формі власності, комісії зобов’язані забезпечити упорядкування та збереженість документів, зокрема, документів із кадрових питань (особового складу), регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів (обов’язкових платежів), нарахуванням і виплатою заробітної плати працівникам, і за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи та діловодства — Державною архівною службою України, або уповноваженою ним архівною установою визначити місце подальшого зберігання архівних документів цих юридичних осіб.

Вимоги до забезпечення збереженості, обліку й користування документами у поточному діловодстві та архіві юридичної особи, що створює та зберігає документи з паперовими носіями інформації, установлено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5). У 2018 році цей важливий у сфері архівної справи й діловодства нормативно-правовий акт зазнав суттєвих змін на підставі наказу Міністерства юстиції України «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 04 липня 2018 року № 2277/5.