Відповідно до пункту 1 розділу ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59 (далі – Інструкція № 59), направлення працівника підприємства у відрядження здійснює керівник цього підприємства або його заступник (направлення у відрядження державного службовця здійснює керівник державної служби) і оформлює наказом (розпорядженням), у якому зазначаються мета виїзду, завдання (за потреби), пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник), строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження), джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження, а також за потреби інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником), після затвердження кошторису витрат. У разі направлення працівника підприємства у службове відрядження за запрошенням подається його копія та за наявності програма заходів.
Відрядження та «лікарняний» — читайте в журналі «КАДРОВИК.UA»
Пунктом 11 розділу ІІ Інструкції № 59 встановлено, що відряджений працівник перед від’їздом у відрядження забезпечується авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.
Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).
Відрядження у межах України: оформлення та оплата — читайте в журналі «КАДРОВИК.UA»
У разі якщо працівник не повернув авансу на відрядження у встановлені законодавством строки, згідно з підпунктом 164.2.11 пункту 164.2 статті 164 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до пункту 170.9 статті 170 ПКУ.
Нормами пункту 170.9 статті 170 ПКУ визначено порядок оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк.
Читайте також: Повернення з відрядження до місця дистанційної роботи працівника: роз’яснення ДПС
Отже, аванс відрядженому працівникові повинен видаватися перед від’їздом у відрядження. Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).
У разі неповернення таким працівником у встановлені законодавством строки авансу на відрядження, сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника.
Читайте також: Питання відряджень бюджетників буде визначати Кабмін
Від редакції «КАДРОВИК.UA»
Звертаємо увагу, що вимоги Інструкції № 59 поширюються на підприємства, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів.
Підприємства, які не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, можуть у своїх локальних актах передбачити інший порядок видання авансу на відрядження працівникові та його повернення у разі скасування відрядження.
Джерело: Головне управління ДПС у Житомирській області
Індивідуальна кадрова онлайн консультація з експертом особисто (ZOOM, VIBER, SKYPE)
Експерти-юристи проєкту «КАДРОВИК.UA» надають індивідуальні онлайн-консультації з трудового законодавства у робочий час:
з 9:00 до 18:00 з понеділка по п’ятницю.
