...
Реєструйся

Як написати службовий лист



 

Головним і, звичайно, обов’язковим реквізитом листа, як і будь-якого іншого службового документа, є текст. У статті докладно зупинимося на його стилістичній та композиційній побудові, етикетові службового листування.

СТИЛІСТИЧНА ПОБУДОВА ТЕКСТУ

У тексті службового листа має бути лише та інформація, заради фіксування якої його створюють, і стосуватися того питання, що сформульоване в заголовку до тексту.

Службовий лист складають у діловому стилі, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений емоційності, образності й індивідуальних авторських рис. При цьому інформацію у тексті листа слід подавати стисло, об’єктивно, грамотно та зрозуміло. Текст не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Лаконічність службових листів досягається, зокрема, й завдяки економному використанню мовних засобів. Так, наприклад, замість повних і складних назв підприємств, установ, організацій (далі — підприємство), посад, адміністративно-територіальних одиниць тощо слід застосовувати загальноприйняті абревіатури або скорочені односкладні слова, наприклад: військкомат, головбух, завгосп, км, КМУ, МВС, медперсонал, Мін’юст, обладміністрація, ООН, Ощадбанк, р-н, см, смт, Укрпошта тощо.

Іменники на означення статусу, професії, звання посадових і службових осіб жіночого роду в тексті до прийняття нової редакції правопису слід було вживати лише в чоловічому роді. Зараз рекомендовано застосовувати фемінітиви. Звичайно, прикметники мають бути узгоджені з іменниками. 

Було Стало
аспірант Олена Руденька аспірантка Олена Руденька
секретар Юлія Гаращук секретарка Юлія Гаращук
лаборант Ольга Михайлюк лаборантка Ольга Михайлюк
продавець Ніна Гайова продавчиня Ніна Гайова
перший заступник генерального директора Ірина Золотник перша заступниця генерального директора Ірина Золотник
провідний науковий співробітник Світлана Мостова провідна наукова співробітниця Світлана Мостова

Текст службового листа не варто розпочинати з назви підприємства на кшталт: Нацбанк повідомляє… Укрдержархів пропонує… ПрАТ «Веселка» надсилає…, оскільки службові листи оформлюють на бланку, де назва підприємства — автора документа є обов’язковим реквізитом. Згадані словосполуки краще замінити на такі:

  • На Ваш запит повідомляємо…
  • Розглянувши надісланий проєкт документа, пропонуємо…
  • Надсилаємо на розгляд (схвалення, погодження тощо)…

Повний варіант статті читайте в журналі  «Діловодство» № 9, 2019, с. 12

Придбати журнал

Електронний формат

Матеріали до теми


Авторизація та підписання електронних документів за допомогою Дія.Підпис
Доступ до приватної частини Електронного кабінету (особистий кабінет), яка є індивідуальною персоніфікованою вебсторінкою користувача, надається після проходження користувачем електронної ідентифікації ...
Набув чинності ДСТУ 2732:2023 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»
Відповідно до наказу Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 25 травня 2023 року ...