Головним і, звичайно, обов’язковим реквізитом листа, як і будь-якого іншого службового документа, є текст. У статті докладно зупинимося на його стилістичній та композиційній побудові, етикетові службового листування.
СТИЛІСТИЧНА ПОБУДОВА ТЕКСТУ
У тексті службового листа має бути лише та інформація, заради фіксування якої його створюють, і стосуватися того питання, що сформульоване в заголовку до тексту.
Службовий лист складають у діловому стилі, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений емоційності, образності й індивідуальних авторських рис. При цьому інформацію у тексті листа слід подавати стисло, об’єктивно, грамотно та зрозуміло. Текст не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Лаконічність службових листів досягається, зокрема, й завдяки економному використанню мовних засобів. Так, наприклад, замість повних і складних назв підприємств, установ, організацій (далі — підприємство), посад, адміністративно-територіальних одиниць тощо слід застосовувати загальноприйняті абревіатури або скорочені односкладні слова, наприклад: військкомат, головбух, завгосп, км, КМУ, МВС, медперсонал, Мін’юст, обладміністрація, ООН, Ощадбанк, р-н, см, смт, Укрпошта тощо.
Іменники на означення статусу, професії, звання посадових і службових осіб жіночого роду в тексті до прийняття нової редакції правопису слід було вживати лише в чоловічому роді. Зараз рекомендовано застосовувати фемінітиви. Звичайно, прикметники мають бути узгоджені з іменниками.
| Було | Стало |
| аспірант Олена Руденька | аспірантка Олена Руденька |
| секретар Юлія Гаращук | секретарка Юлія Гаращук |
| лаборант Ольга Михайлюк | лаборантка Ольга Михайлюк |
| продавець Ніна Гайова | продавчиня Ніна Гайова |
| перший заступник генерального директора Ірина Золотник | перша заступниця генерального директора Ірина Золотник |
| провідний науковий співробітник Світлана Мостова | провідна наукова співробітниця Світлана Мостова |
Текст службового листа не варто розпочинати з назви підприємства на кшталт: Нацбанк повідомляє… Укрдержархів пропонує… ПрАТ «Веселка» надсилає…, оскільки службові листи оформлюють на бланку, де назва підприємства — автора документа є обов’язковим реквізитом. Згадані словосполуки краще замінити на такі:
- На Ваш запит повідомляємо…
- Розглянувши надісланий проєкт документа, пропонуємо…
- Надсилаємо на розгляд (схвалення, погодження тощо)…
Повний варіант статті читайте в журналі «Діловодство» № 9, 2019, с. 12
