...
Реєструйся

Які облікові документи за період діяльності підприємства можна знищити


Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання облікові документів та інформації протягом визначених законодавством строків, але не менше:

  • 2555 днів — для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 392 Податкового кодексу України (далі — ПКУ);
  • 1825 днів — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1, підпунктом 133.2.2 та пунктом 133.4 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 ПКУ;
  • 1095 днів — для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ;
  • 1095 днів — для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Знищення документів на підприємстві — читайте в журналі «КАДРJВИК.UA»

Водночас наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік № 578/5), що є обов’язковим для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.

Відповідно до пункту 1.7 Переліку № 578/5, строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

«ОРГАНІЗАЦІЯ ЗАГАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА» — курс лекцій в форматі PDF
Зразки • алгоритми • посилання на НПА
Дата випуску: січень 2023

Пунктом 2.10 Переліку № 578/5 визначено, що відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.

Зокрема, підпунктом 4.2 «Бухгалтерський облік та звітність» розділу I Переліку № 578/5 встановлено різні терміни зберігання документів в розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.

Крім того, пунктом 2.13 Переліку № 578/5 встановлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності забороняється.

Добірка статей «Оформлення документів відповідно до нового Національного стандарту ДСТУ 4163:2020»
Для довідок: 0 (800) 219-977

Зверніть увагу, що Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, (далі — Правила № 1000/5), передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Зразки документівПосадові інструкціїРобочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 219-977

Також Правилами № 1000/5 встановлено, що у разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до Правил № 1000/5. Акт схвалюється експертною комісією (ЕК) установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення — пункт 15 глави 8 розділу VII Правил № 1000/5.

Таким чином, питання щодо строків зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності має вирішуватись окремо для кожного виду документа, виходячи з положень Переліку № 578/5 та з урахуванням вимог підпунктів 44.3 та 44.4 ПКУ.

 

Реєстрація документів у процесі переходу підприємства на електронний документообіг — читайте в журналі «КАДРJВИК.UA»

Джерело: БУХГАЛТЕР.UA

Курс підвищення кваліфікації «Кадрова справа для професіонала»

Матеріали до теми


Кейс для кадровика. Повідомлення про масове вивільнення працівників
Якщо на підприємстві планується масове вивільнення працівників у зв’язку зі скороченням їхньої чисельності, не пізніше ніж за 2 місяці до ...
Чи повинен роботодавець вести військовий облік жінок на підприємстві
У сьогоднішніх реаліях, що зумовлені тривалою боротьбою України проти збройної агресії рф, питання ведення військового обліку жінок на підприємствах набуло ...
Авторизація та підписання електронних документів за допомогою Дія.Підпис
Доступ до приватної частини Електронного кабінету (особистий кабінет), яка є індивідуальною персоніфікованою вебсторінкою користувача, надається після проходження користувачем електронної ідентифікації ...