У журналі обліку щорічних і додаткових відпусток працівників подані рекомендації щодо його ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток і можливістю використовувати дані обліку для підготовки квартальної і річної звітності.
Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам відповідно до частини 12 статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (Закон № 504). У кадровій практиці для обліку кількості днів наданих відпусток та періодів, за які вони надаються, використовують Журнал обліку щорічних і додаткових відпусток працівників. Завдяки веденню журналу можна здійснювати оперативний контроль наданих відпусток, а також використовувати його дані для підготовки квартальної і річної звітності. У журнал заносять інформацію про надання таких відпусток:
— щорічної основної;
— додаткової за роботу із шкідливими та важкими умовами праці;
— додаткової за особливий характер праці;
— додаткової працівникам які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства групи А І групи (ст. 19 Закону № 504);
— інших додаткових відпусток, передбачених законодавством.
Для зручності пропонуємо в журналі вести й облік додаткової оплачуваної відпустки чорнобильцям категорій 1 і 2, що надається відповідно до статей 20 і 21 Закону «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28 лютого 1994 року № 796-XII, хоча ця відпустка є пільгою, а не власне відпусткою і на неї не поширюється дія Закону № 504.
Докладніше — у спеціалізованій книзі обліку від редакції журналу «Довідник кадровика»: «Журнал обліку щорічних і додаткових відпусток працівників».
