Проблема 1. В чем отличие профиля должности от должностной инструкции?
Проблема 2. Что должно быть включено в профиль должности?
Проблема 3. Как описать требования к должности?
При поиске сотрудников в компанию менеджеры по подбору персонала не всегда снабжены оценочными инструментами. Это создает трудности при выявлении профессиональных компетенций соискателей. И как следствие – отказ руководителя от кандидатов, которых менеджер по персоналу отнес к категории успешных. Поэтому, прежде чем разместить объявление о вакансии в Интернете или печатных СМИ, вам необходимо собрать большой объемом информации о должности, ее функционале, профильных компетенциях кандидата, необходимых для качественной работы, критериях оценки деятельности. Где взять эту информацию? Ее можно почерпнуть в профиле должности, составление которого является первым шагом в процессе подбора персонала.
Кроме подбора, профиль должности используется для адаптации сотрудников: должностные обязанности, описанные в профиле, помогают правильно ставить задачи новичку на испытательном сроке, а затем контролировать их исполнение. Также профиль должности является основой для формирования системы оценки знаний, умений и навыков персонала компании.
Галина Королева,
менеджер по персоналу ООО «Береста-Омск» (г. Омск):
«В идеале в каждой организации должен быть полный набор профилей всех должностей. Но это в идеале… На мой взгляд, профили должностей должны быть разработаны обязательно в компаниях с численностью более 100 человек, со сложной административно-управленческой структурой».
Профиль должности не следует путать с должностной инструкцией. Должностная инструкция регламентирует права и обязанности работника, а также его ответственность при осуществлении трудовой деятельности. Профиль должности – это документ, который включает в себя должностную инструкцию, а также биографические данные (возраст, пол, образование, опыт) сотрудника, специальные знания и навыки, личностные качества и ценности, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей в компании.
Кто должен составлять профиль должности?
В формировании профиля обязательно должны принимать участие непосредственный руководитель того сотрудника, на должность которого составляется профиль, так как он лучше всех представляет себе текущие задачи, и менеджер по персоналу, который знает общие тенденции в компании и ситуацию на рынке труда.
Если речь идет о тех аспектах профиля, которые важны с точки зрения системы ценностей компании, желательно, чтобы в их определении участвовали топ-менеджеры.
Какие существуют подходы к составлению профиля?
При профилировании должностей используют два похода.
Ситуативный подход. Профиль должности создается по мере необходимости – как правило, когда нужно срочно закрыть какую-либо новую вакансию. В этом случае его создатель ограничен во времени, потому это лишь некая заготовка для создания полноценного профиля. Перечень формируется из общих пунктов.
Методический подход. В этом случае к задаче описания должностей подходят комплексно, стремясь описать структуру должности, ее особенности, функционал, зоны ответственности, профиль компетенций, необходимых для качественного выполнения рабочих задач, личностный профиль сотрудника. Этот подход требует гораздо больше времени и внимания. Но такой профиль уже можно использовать для всей системы управления персоналом, например, не только для подбора, но и для оценки сотрудников.
Словарь HR-а
Профиль должности – это описание модели компетенций, опыта, а также анкетных данных, необходимых для выполнения сотрудником работы в данной организации на данной позиции.
Этапы разработки профиля должности
Количество этапов в каждой компании может быть разным. Многое зависит от цели составления профиля (подбор или оценка), степени проработки профиля, а также от используемого подхода. Рассмотрим этапы составления рассматриваемого документа, когда в компании возникла необходимость в подборе следующих сотрудников: кладовщик, менеджер по подбору персонала, руководитель отдела региональных продаж.
Этап 1. Анализ ситуации, сбор данных. Прежде чем приступить к составлению того или иного профиля, проанализируйте должностные инструкции сотрудников, изучите их рабочий день, соберите другую необходимую информацию от руководителей и, возможно, от коллег. Это позволит понять, какие навыки, знания и умения, а также личные качества необходимы для выполнения обязанностей на этих должностях.
Этап 2. Создание рабочей группы. Определитесь, кто будет участвовать в разработке профиля должности. Именно эти люди будут входить в рабочую группу (таблица 1).
Таблица 1. Кто принимает участие в составлении профиля должности
| Должность | Кто принимает участие в составлении профиля |
| Кладовщик | Начальник склада, сотрудник отдела персонала |
| Менеджер по подбору персонала | Руководитель отдела персонала |
| Руководитель отдела региональных продаж | Руководитель департамента продаж, руководитель организации, сотрудник отдела персонала |
Фатима Киржинова,
начальник службы управления персоналом ООО «Промхим» (г. Черкесск):
«Бывает, что специалисты службы персонала отстраняются от участия в составлении профиля должности, считая это обязанностью непосредственного руководителя. Как результат – профиль должности составлен некорректно или неполно. Что делать в таких случаях? Считаю, что необходимо обсудить с руководителем каждый пункт профиля, четко аргументировать свое мнение, если он где-то был не прав, на ваш взгляд. Затем совместно составить корректный профиль должности».
Этап 3. Определение места должности в общей структуре организации. Чтобы заполнить эти сведения в профиле, ответьте на вопросы: Кому подчиняется работник? С сотрудниками каких подразделений он взаимодействует? Эта информация поможет менеджеру по персоналу, отвечающему за процесс адаптации нового сотрудника, понять, кто конкретно помимо новичка участвует в этом процессе (таблица 2).
Таблица 2. Место должности в структуре предприятия
| Должность | Подразделение | Непосредственный руководитель | Подчиненные | Взаимодействие с другими подразделениями компании |
| Кладовщик | Склад | Начальник склада | Нет | Отдел логистики |
| Менеджер по подбору персонала | Отдел персонала | Руководитель отдела персонала | Нет | Все подразделения компании |
| Руководитель отдела региональных продаж | Департамент продаж | Руководитель департамента | Сотрудники отдела | Другие отделы департамента, бухгалтерия, склад |
Этап 4. Описание функционала должности. Подробно опишите функционал должности, позволяющий четко и однозначно понимать, какие обязанности выполняет сотрудник в рамках существующих бизнес-процессов (таблица 3).
Таблица 3. Функционал должности
| Должность | Функционал |
| Кладовщик | – осуществляет разгрузку и погрузку товара в соответствии с установленными в компании нормами; – отвечает за своевременный и достоверный пересчет разгруженного товара; – размещает товар на местах хранения; – осуществляет пополнение запасов товара на стеллажах; – отгружает товар клиентам; – участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей; – поддерживает чистоту и порядок на закрепленном участке склада |
| Менеджер по подбору персонала | – исполняет заявки на подбор в соответствии с установленными сроками; – составляет профили должностей; – проводит первичные собеседования и телефонные интервью с соискателями; – участвует в проведении конкурсов при назначении на вакантные должности; – отслеживает результаты прохождения испытательного срока; – ведет резервный банк данных по соискателям, не прошедшим отбор или испытание; – принимает участие в разработке систем оценки‚ обучения‚ мотивации и адаптации персонала |
| Руководитель отдела региональных продаж | – осуществляет тактическое (среднесрочное) и оперативное планирование работы отдела продаж; – разрабатывает целевые программы, определяет перспективные направления деятельности отдела; – проводит еженедельные оперативные совещания, осуществляет постановку задач подчиненным; – работает с ключевыми клиентами; – разрабатывает мероприятия по профессиональному развитию сотрудников, повышению их мотивации; – утверждает сроки и бюджет командировок; – проводит аналитическую работу с архивными документами (удачные, неудавшиеся контракты, причины провалов и т. д.); – контролирует выполнение всего комплекса работ по имеющимся в производстве проектам |
Этап 5. Составление перечня профессиональных компетенций. Сформулируйте компетенции, которыми должны обладать сотрудники, выполняя поставленные задачи. Напишите, что они должны уметь и на каких знаниях должны базироваться их умения. Рассмотрим составление перечня профессиональных знаний на примере руководителя отдела региональных продаж (таблица 4).
Таблица 4. Перечень профессиональных компетенций
| Должность | Что должен знать | Что должен уметь |
| Кладовщик | – внутренние нормативные документы и акты компании, регламентирующие деятельность подразделения; – ассортимент товара; – карту склада; – основы техники безопасности при работе на складе, оборудованном погрузочно-разгрузочными механизмами; – регламент компании по оптимальному распределению товара на складе | – использовать оптимальные приемы при комплектации товара и выполнении погрузочно-разгрузочных работ; – распознавать и обрабатывать документы по складскому учету в пределах, необходимых для выполнения должностных обязанностей; – владеть навыками работы на ПК |
| Руководитель отдела региональных продаж | – основы коммуникации и делового общения; – технику продаж, правила заключения договоров; – нормы и правила документооборота в компании, использования и хранения конфиденциальной информации; – основы маркетинга, маркетинговых исследований; – региональные рынки сбыта | – планировать продажи, готовить пакетные предложения для различных групп клиентов; – организовывать и контролировать мероприятия по развитию клиентской базы; – формировать ценовую и ассортиментную политику компании; – проводить акции по продвижению приоритетных или зависших товаров; – проводить анализ продаж, финансовых показателей, рыночной конъюнктуры, клиентской базы; –- развивать подчиненных, проводить оценку их деятельности; – иметь навыки лоббирования и опыт открытия представительств, филиалов; – владеть навыками работы в программах: 1С, «Инфин», система «Банк-Клиент», «КонсультантПлюс» |
Вера Корнюхина,
заместитель генерального директора по персоналу ООО «Котлетарь» (г. Кострома):
«Как правило, непосредственные руководители затрудняются структурировать свои требования к сотрудникам. Поэтому профиль должности часто бывает перегружен. В этом случае необходимо расставить приоритеты и понять, какие компетенции подчиненного обязательны, а какие желательны. Помимо этого, каждая компетенция должна быть максимально подробно расписана. Это поможет снизить риск неправильного составления профиля и различного толкования информации разными заинтересованными лицами».
Этап 6. Расстановка приоритетов. Рассмотрим, как именно выделить главные и второстепенные компетенции на примере должности менеджер по подбору персонала (таблица 5).
Таблица 5. Определение важности компетенций
| Компетенция | Обязательно | Желательно |
| Умение одновременно вести от 5 до 10 вакансий в месяц | + | |
| Знание методик подбора персонала | + | |
| Умение составлять профиль должности | + | |
| Определение источников поиска кадров | | + |
| Оценка результатов адаптационных программ и обеспечение работы по их корректировке | | + |
Совет
Чтобы проверить, необходимо ли включать ту или иную компетенцию в профиль должности, ответьте на вопрос «Являются ли выбранные компетенции действительно важными для работы в данной должности?». Это позволит вам подбирать наиболее подходящих сотрудников.
Этап 7. Описание личных характеристик. Теперь составьте перечень требований к личностным особенностям сотрудника. Главное, что вы должны помнить, – не нужно включать лишние качества. Основное требование – отразить те свойства, которые могут оказывать на деятельность работника значительное влияние (таблица 6).
Таблица 6. Описание личных качеств
| Должность | Личные качества, необходимые для выполнения работы |
| Кладовщик | Дисциплинированность, физическая выносливость, ответственность, внимательность |
| Менеджер по подбору персонала | Коммуникабельность, умение расположить к себе людей, стрессоустойчивость, умение самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность |
| Руководитель отдела продаж | Лидерские качества, инициативность, коммуникабельность, умение убедить в правильности своей точки зрения, оперативность в решении проблем, умение быстро выбрать главное и сконцентрироваться на нем |
Этап 8. Описание формальных требований. Как правило, составление этого раздела профиля не создает трудностей. В него обычно включены требования к полу, возрасту, образованию, опыту специалистов. Мы понимаем, что в соответствии с трудовым законодательством (ст. 64 ТК РФ) требования к полу и возрасту соискателя во многих случаях могут выглядеть правовой дискриминацией. Но на практике это можно указывать как пожелание. Главное не отказывать в приеме на работу по этим основаниям.
Этап 9. Определение критериев оценки. Определите критерии, по которым вы будете оценивать деятельность сотрудника, они могут быть использованы в дальнейшей работе HR-менеджерами, например, при оценке персонала (таблица 7).
Таблица 7. Критерии оценки
| Должность | Критерии оценки деятельности |
| Кладовщик | – выполнение нормативов погрузочно-разгрузочных работ в установленном объеме; – отсутствие случаев порчи товара; – соответствие реальной комплектации товара сведениям, указанным в документах |
| Менеджер по подбору персонала | – своевременность заполнения вакансий; – исполнение бюджета; – качество подбора |
| Руководитель отдела региональных продаж | – расширение территории сбыта; – открытие новых региональных точек продаж; – улучшение финансовых показателей |
Итак, мы рассмотрели все этапы формирования профиля должности. Для руководителя отела региональных продаж этот документ может выглядеть так:
Журнал «Кадровое дело», август 2011
Материал подготовила Оксана Маринина, эксперт журнала
