Аутсорсинг, или передача на обслуживание неключевых функций сторонней компании, – уже не новое явление на рынке и современные руководители давно знают, какую выгоду можно получить, отдав второстепенные для компании функции профессиональному поставщику услуг. Например, традиционно отдают на аутсорсинг кадровым агентствам подбор и оценку персонала.
Расчет заработной платы также не является ни ключевым, ни стратегически важным, вне зависимости от размера компании. Однако HR-менеджеры, сотрудники отдела кадров и бухгалтеры могут тратить до 60% своего рабочего времени на эту рутинную работу. В случае аутсорсинга, выполнения этой работы специалистами компании-поставщика услуг, персонал отдела кадров сможет концентрировать свою деятельность на своих ключевых задачах, работе с персоналом.
Ведь помимо выполнения рутинной ежедневной работы, отделы кадров играют важную роль в процессе формирования конкурентных преимуществ в любом бизнесе. Известно, что инновационные и эффективные HR-стратегии способны привнести заметные изменения в итоговые финансовые показатели компании.
Почему компании отдают на аутсорсинг HR-администрирование? Вот основные причины:
– компания – новичок на национальном рынке, не знает особенностей законодательства страны и основных принципов построения местного кадрового учета
– компания не хочет содержать целый отдел исполнителей, покупать и обновлять необходимое программное обеспечение и лицензии на него, т.е. в целях экономии
– компания стремиться сфокусировать свою деятельность на приоритетных задачах своего бизнеса и, таким образом, направить все имеющиеся трудовые и финансовые ресурсы на выполнение своих главных задач
– темпы роста инфраструктуры компании – обслуживающих подразделений – не поспевают за темпами роста основного бизнеса
– компания имеет распределенную структуру (офисы в других городах, регионах и т.п.) и консолидированные данные должны поступать в центральный офис.
Эксперт компании UCMS Group Russia Ирина Петренко, руководитель отдела по предоставлению услуг по аутсорсингу бизнес-процессов, рассказывает о своем опыте работы с клиентами.
«Представительство иностранной фирмы с небольшим числом сотрудников вышло на российский рынок. Так как для них нормы российского трудового законодательства, а для некоторых сотрудников, даже и русский язык представлял известные затруднения, руководство фирмы обратилось к нам за помощью. Мы взяли на себя ведение кадрового делопроизводства. В течение короткого времени кадровый процесс был налажен – руководство компании было проинформировано о нормах применения трудового законодательства, был обучен сотрудник компании, который совмещал HR-функции и административные обязанности, запущен кадровый документооборот. Так за малый период времени и с минимальными затратами с нашей помощью был осуществлен start-up этой компании на российском рынке».
Компания может решить передать на аутсорсинг неключевые для своего бизнеса функции полностью или частично. Ниже указаны наиболее рекомендованные и наиболее экономически выгодные для передачи на аутсорсинг функции, а также те функции, которые иногда лучше оставить внутри компании.
| Внутрикорпоративный HR | – Разработка общей HR-стратегии | Невысокая вероятность передачи на аутсорсинг |
| HR-консалтинг | – Трудовые отношения | Средняя вероятность передачи на аутсорсинг |
| Кадровый документооборот и управление выплатами | – Размещение объявлений о вакансиях | Высокая вероятность передачи на аутсорсинг |
Ирина Петренко: «В случае ведения нами кадрового делопроизводства, компания-клиент действительно доверяет многое компании-провайдеру. В офисе нашей компании в Польше сейчас предоставляют, например, услугу хранения всех необходимых кадровых документов. В России нами успешно применяется практика хранения документов наших клиентов в специализированных архивных компаниях. Для клиента очень важно знать, что его данные хранятся в надежном месте и в любой момент могут быть ему доставлены в целости и сохранности».
Известно, что многие российские компании не могут решиться на аутсорсинг из-за опасения, что перестанут контролировать бизнес-процессы в своей организации. В компании UCMS Group предусмотрен полный спектр услуг по кадровому аутсорсингу, который позволяет осуществить постепенную передачу на аутсорсинг всего кадрового делопроизводства с требуемой степенью контроля над процессом.
Ирина Петренко: «У одного из наших клиентов сложилась такая ситуация, что им срочно понадобился работник отдела кадров на временный срок. Нанимать нового сотрудника через кадровое агентство было дорого, и не имело практического смысла. Компания обратилась к нам за помощью, и мы направили к ним своего сотрудника для работы у них в офисе. В компании были готовы стандартные образцы нужных кадровых документов, и наш сотрудник за 2 дня разобралась в их структуре. А далее был запущен уже стандартный процесс работы с кадровым документооборотом: проверка / регистрация заявлений; подготовка приказов; оформление больничных листов; обновление записей в трудовых книжках, карточках Т-2, штатном расписании, регистрационных журналах; ведение табелей, которые особенно важны как первичный документ для расчета зарплаты».
Самостоятельная работа с системой. Инновационная платформа QUINYX позволяет компании заказчика вести учет кадров и расчет зарплаты в системе самостоятельно, при этом компания UCMS полностью берет на себя поддержку и обновление системы. Фактически, это тоже аутсорсинг, при котором заказчик имеет большую степень контроля над процессом.
Комбинация аутсорсинга и самостоятельной работы – интерсорсинг. Часто запрашивают о комбинации услуги аутсорсинга расчета зарплаты с самостоятельным ведением учета кадров. При этом контроль ввода данных со стороны заказчика сочетается с передачей рутинных обязанностей расчета зарплаты компании-аутсорсеру. Это возможно с помощью использования системы QUINYX, в которой кадровая информация, необходимая для расчета зарплаты сотруднику, при вводе сразу попадает в систему компании – аутсорсера. Таким образом, исключаются задержки при передаче данных о сотрудниках и соответственно ошибки при расчете зарплаты.
Революционность данного подхода состоит в том, что компания – аутсорсер имеет постоянный доступ к данным заказчика, в отличие от традиционных схем, когда все данные содержатся на сервере у клиента, и их необходимо переводить в нужный провайдеру формат, а затем, иногда вручную, переносить данные в систему. В системе QUINYX информацию можно вводить, просматривать и работать с ней в режиме реального времени.
Полный кадровый аутсорсинг. Компания провайдер сможет взять на себя полный кадровый аутсорсинг, включая все кадровое делопроизводство, HR консалтинг и внутрикорпоративный HR.
Многие компании сейчас рассматривают аутсорсинг расчета заработной платы и управления кадрами как одну из наиболее перспективных опций по экономии денежных средств и повышению эффективности внутренних бизнес-процессов.
Выделяют основные преимущества передачи на аутсорсинг кадрового делопроизводства:
- штатные сотрудники отдела кадров могут сфокусироваться на стратегических HR задачах
- ведение кадрового делопроизводства компании-клиента гарантированно соответствует российскому законодательству
- компании-клиенту не приходится расширять штат в случае ухода одного из сотрудников отдела кадров, его легко может заменить специалист аутсорсинговой компании.
Кадровый аутсорсинг может быть комбинированным (интерсорсинг) и в случае возникновения доверительных отношений с компанией-аутсорсером – полным. Так повышается качество всего рабочего процесса и растет инвестиционная привлекательность компании.
