Так, повинен.
Готовий проєкт графіка відпусток керівник підприємства справді вимагатиме від працівника кадрової служби, натомість головна роль останнього — лиш організувати процес за структурними підрозділами та узагальнити результати.
Самостійно визначати дати відпусток, планувати взаємозамінність працівників за структурними підрозділами кадровик не зобов’язаний.
Його завдання — отримати від керівників підрозділів проєкти графіків відпусток їхніх працівників. Після цього кадровик має узагальнити інформацію, скласти графік відпусток, затвердити його у керівника підприємства та узгодити.
Завантажуйте Зразок наказу про складання графіка відпусток
Щоб керівники підрозділів не забували, що готувати графіки відпусток своїх підлеглих — це їхнє завдання, порядок потрібно прописати у локальних актах. В інструкції з кадрового діловодства або у ПВТР треба визначити процедуру, за якою щороку складатиметься графік відпусток, обов’язки відділу кадрів і керівників підрозділів (хто за що відповідає) та строки за кожним етапом роботи з графіком відпусток.
Для керівників підрозділів слід підготувати шаблони графіків відпусток або опитувальні листи, у яких вони повинні зазначити дати відпусток своїх працівників.
Щоб отримати достовірну інформацію, варто заздалегідь зазначити в формі необхідні дані. Це полегшить керівникам підрозділів роботу з графіками відпусток, оптимізує процес, а інспектору з кадрів не доведеться зводити інформацію з різних форм.
Керівники підрозділів з урахуванням рекомендацій інспектора з кадрів мають поспілкуватися з підлеглими, врахувати їхню взаємозамінність, особливості роботи в різні місяці року, загальне навантаження за підрозділами, взаємодію свого підрозділу з іншими підрозділами підприємства, а також ті фактори, про які інспектор з кадрів може й не знати.
Інспектор з кадрів має одразу пояснити, як здавати проєкт графіка відпусток, а саме:
- принести в паперовому вигляді;
- направити електронною поштою;
- покласти у відповідну робочу папку тощо.
Замовляйте РОЗРОБЛЕННЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Експерти КАДРОВИК.UA допоможуть у складанні й упровадженні бланків кадровика, реєстраційних форм, шаблонів документів
Після того як керівники підрозділів нададуть проєкти графіків, інспектору з кадрів залишиться перевірити, чи всіх рекомендацій дотримано, а також дати відпусток, які запланували начальники підрозділів та їхні працівники.
Інспектор з кадрів має переконатися, що в наступному році одночасно не будуть відсутніми керівники підрозділів, які замінюють один одного на час відсутності або виконують загальні функції.
Також інспектор з кадрів має вирішити питання щодо відпусток керівника підприємства та його заступників. Можливо, цю інформацію доведеться збирати і погоджувати саме йому, без сторонньої допомоги, наприклад, керівників підрозділів.
Отриману інформацію потрібно звести в загальний графік відпусток по підприємству, проставити на документі необхідні реквізити, в т. ч. гриф обмеження доступу, та підписати як упорядник.
Після того як керівник затвердить графік відпусток, доцільно зробити з нього витяги за підрозділами (якщо підприємство велике) або направити примірники затвердженого графіка відпусток керівникам підрозділів (якщо підприємство середнє або мале).
Вам також може сподобатися
- Кейс для кадровика. Внесення змін до графіка відпусток
- Кейс для кадровика. Чи потрібно до графіка відпусток включати зовнішніх і внутрішніх сумісників
- ВІЙСЬКОВА КАДРОВА КАВА. Невідомий листок непрацездатності під час щорічної відпустки
- Скільки днів відпочинку повинен надати роботодавець працівникові-донору, який здавав кров у робочий день — п’ятницю?
- Як визначити кількість днів щорічної основної відпустки, за які потрібно виплатити працівникові грошову компенсацію при звільненні?
- Чи можна замінити працівникові щорічну відпустку грошовою компенсацією?
Джерело: журнал «КАДРОВИК.UA»
