...
Реєструйся

Кейс для кадровика. Чи повинен відділ кадрів складати графік відпусток?


 

Так, повинен.

Готовий проєкт графіка відпусток керівник підприємства справді вимагатиме від працівника кадрової служби, натомість головна роль останнього — лиш організувати процес за структурними підрозділами та узагальнити результати.

Самостійно визначати дати відпусток, планувати взаємозамінність працівників за структурними підрозділами кадровик не зобов’язаний.

Його завдання — отримати від керівників підрозділів проєкти графіків відпусток їхніх працівників. Після цього кадровик має узагальнити інформацію, скласти графік відпусток, затвердити його у керівника підприємства та узгодити.

Завантажуйте Зразок наказу про складання графіка відпусток

Щоб керівники підрозділів не забували, що готувати графіки відпусток своїх підлеглих — це їхнє завдання, порядок потрібно прописати у локальних актах. В інструкції з кадрового діловодства або у ПВТР треба визначити процедуру, за якою щороку складатиметься графік відпусток, обов’язки відділу кадрів і керівників підрозділів (хто за що відповідає) та строки за кожним етапом роботи з графіком відпусток.

Для керівників підрозділів слід підготувати шаблони графіків відпусток або опитувальні листи, у яких вони повинні зазначити дати відпусток своїх працівників.

Щоб отримати достовірну інформацію, варто заздалегідь зазначити в формі необхідні дані. Це полегшить керівникам підрозділів роботу з графіками відпусток, оптимізує процес, а інспектору з кадрів не доведеться зводити інформацію з різних форм.

Керівники підрозділів з урахуванням рекомендацій інспектора з кадрів мають поспілкуватися з підлеглими, врахувати їхню взаємозамінність, особливості роботи в різні місяці року, загальне навантаження за підрозділами, взаємодію свого підрозділу з іншими підрозділами підприємства, а також ті фактори, про які інспектор з кадрів може й не знати.

Інспектор з кадрів має одразу пояснити, як здавати проєкт графіка відпусток, а саме:

  • принести в паперовому вигляді;
  • направити електронною поштою;
  • покласти у відповідну робочу папку тощо.

Замовляйте РОЗРОБЛЕННЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Експерти КАДРОВИК.UA допоможуть у складанні й упровадженні бланків кадровика, реєстраційних форм, шаблонів документів

Після того як керівники підрозділів нададуть проєкти графіків, інспектору з кадрів залишиться перевірити, чи всіх рекомендацій дотримано, а також дати відпусток, які запланували начальники підрозділів та їхні працівники.

Інспектор з кадрів має переконатися, що в наступному році одночасно не будуть відсутніми керівники підрозділів, які замінюють один одного на час відсутності або виконують загальні функції.

Також інспектор з кадрів має вирішити питання щодо відпусток керівника підприємства та його заступників. Можливо, цю інформацію доведеться збирати і погоджувати саме йому, без сторонньої допомоги, наприклад, керівників підрозділів.

Отриману інформацію потрібно звести в загальний графік відпусток по підприємству, проставити на документі необхідні реквізити, в т. ч. гриф обмеження доступу, та підписати як упорядник.

Після того як керівник затвердить графік відпусток, доцільно зробити з нього витяги за підрозділами (якщо підприємство велике) або направити примірники затвердженого графіка відпусток керівникам підрозділів (якщо підприємство середнє або мале).

Вам також може сподобатися

Джерело: журнал «КАДРОВИК.UA»

Графік відпусток у період дії воєнного стану

Матеріали до теми


Працівник звільняється. Чи зобов’язаний він повертати кошти за використані і невідпрацьовані дні відпустки?
ЗАПИТАННЯ Чи має працівник повертати заробітну плату за невідроблені дні відпустки, в разі звільнення до закінчення того робочого року, в ...
Дві доплати одному працівникові: можливо чи ні?
Ситуація Одному працівникові планують встановити і доплату за суміщення посад, і доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Чи буде це правомірним?   ...
Працівник не працював, та зарплата за ним зберігалась: чи має він право на щорічну основну відпустку?
Департамент з питань праці Державної служби України з питань праці у відповідь на запит повідомив у листі від 04 березня ...