Світлана Нестеренко,
економіст
Знову літо, і знову на підприємствах гаряча пора. Кому та якої тривалості надавати відпустку? Як нараховувати відпускні? Як заповнювати звітність та компенсувати ненадану відпустку? Та які нюанси в оподаткуванні існують, якщо відпустка припадає на декілька місяців
Планування відпусток
Черговість надання відпусток визначається графіками, що їх затверджують власник або уповноважений ним орган за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом, і доводять до відома всіх працівників (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР, далі — Закон про відпустки; ст. 79 Кодексу законів про працю України (КЗпП)).
Отже, графік відпусток — це локальний нормативний акт підприємства, який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році. Він містить відомості про розподіл часу відпусток між працівниками всіх структурних підрозділів. Графік відпусток розробляється щороку на наступний календарний рік.
Графік відпусток — це не лише обов’язковий організаційний документ, а й зручний інструмент планування. За допомогою графіка вирішуються два важливих питання:
- забезпечується реалізація права працівника на відпочинок, причому з урахуванням його особистих інтересів;
- роботодавець має можливість спланувати і забезпечити нормальну роботу організації за умови прогнозованої відсутності працівників.
Наявність такого графіка дає можливість роботодавцю своєчасно письмово попередити працівника про дату початку відпустки, підготувати відповідні розпорядчі документи, виплатити працівникові заробітну плату за час відпустки і, врешті-решт, відправити у відпустку працівника, що з якихось причин відмовляється використати своє право на відпочинок. Роботодавець зобов’язаний письмово повідомляти працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Тривалість щорічної основної відпустки тимчасових працівників визначають пропорційно до відпрацьованого часу. Якщо тривалість відпустки становить 24 календарних дні, то за кожен відпрацьований місяць тимчасовий працівник має право відпочити два календарні дні. Нагадаємо, що з такими працівниками укладають строковий трудовий договір до двох місяців.
Сумісники мають право отримати оплачувану відпустку в той самий час, коли її надано за основним місцем роботи (п. 6 ст. 10 Закону про відпустки). Якщо тривалість відпустки за основним місцем роботи більша за її тривалість за сумісництвом, то, відповідно до п. 14 частини 1 ст. 25 Закону про відпустки, на цей період працівникові за його бажанням надають відпустку без збереження заробітної плати.
Надаючи щорічну відпустку особам, які працюють на умовах неповного робочого дня, потрібно пам’ятати, що, згідно зі ст. 56 КЗпП, такі умови роботи не спричинюють жодних обмежень трудових прав працівників. Отже, вони мають право на щорічну основну відпустку тривалістю не менше 24-х календарних днів, а також на додаткову.
Тривалість відпустки
Щорічна основна відпустка працівників, що її визначено у КЗпП та Законі про відпустки, становить не менше ніж 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік. Згідно зі ст. 781 КЗпП, святкові та неробочі дні, що припадають на період відпустки, до розрахунку його тривалості не включають і не оплачують.
Для деяких категорій працівників мінімальну тривалість щорічних відпусток збільшено (ст. 6 Закону про відпустки). Зокрема, інваліди І та ІІ груп мають право на основну відпустку мінімальною тривалістю 30 календарних днів, інваліди ІІІ групи — 26 календарних днів, а неповнолітні особи можуть абсолютно законно відпочивати 31 календарний день.
Щодо щорічної додаткової відпустки, то підставою для її надання є характер виконуваних робіт і нормування робочого часу. Як правило, додаткову щорічну відпустку надають згідно з п. 2 ст. 8 Закону про відпустки. У колективному договорі підприємства має бути перелік посад, за якими надається така відпустка, та її тривалість. До того ж слід зважати на те, що, згідно з п. 8 Рекомендацій про порядок надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджених наказом Мінпраці від 10.10.97 р. № 7, тривалість додаткової відпустки має бути пропорційною часу, відпрацьованому на посаді, яка дає право на таку відпустку.
Крім того, працівники, у яких є діти, мають право ще й на так звану соціальну додаткову відпустку (ст. 19 Закону про відпустки). Нагадаємо, що право на неї мають жінки, які виховують двох і більше дітей або дитинуінваліда, одинокі матері чи батьки, матері інваліда з дитинства підгрупи А I групи. Тривалість такої додаткової відпустки для згаданих категорій працівників становить до 10 календарних днів (без урахування неробочих і святкових днів). Якщо працівник має кілька підстав для надання «дитячої» відпустки, її загальна тривалість обмежена 17 календарними днями.
Працівник має право на щорічну основну і додаткову відпустку в перший рік роботи після того, як мине шість місяців безперервної роботи на підприємстві. Однак такі відпустки можуть надавати і до спливу цього строку. Тривалість відпустки буде пропорційною відпрацьованому часу. За другий та наступні роки роботи на підприємстві працівники отримують відпустку в будь-який час відповідного року (частина 22 ст. 10 Закону про відпустки). Інакше кажучи, відпустку можуть надати авансом за невідпрацьований поточний рік.
Для деяких категорій працівників встановлено пільговий режим надання відпусток. Перелік таких осіб наведено у ст. 10 Закону про відпустки.
Згідно зі ст. 78 КЗпП, до тривалості щорічних відпусток не включають дні тимчасової непрацездатності, підтверджені у встановленому порядку, а також відпустку по вагітності та пологах.
Оплачуємо відпускні
Підставою для нарахування працівникові відпускних є наказ (розпорядження) про надання відпустки, зареєстрований у книзі реєстрації наказів.
Під час розрахунку суми відпускних потрібно користуватися Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100 (далі — Порядок № 100). У п. 2 Порядку № 100 встановлено, що відпускні розраховують на підставі виплат працівникові за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. Якщо працівник працював на підприємстві менше цього періоду, середню зарплату розраховують виходячи з виплат за фактично відпрацьований час, тобто з першого числа місяця оформлення на роботу до першого числа місяця, у якому надається відпустка.
Згідно з вимогами п. 7 Порядку № 100, суму відпускних розраховують виходячи із середньоденної заробітної плати, яку визначають шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців на відповідну кількість календарних днів. Установлені законодавством святкові та неробочі дні не враховують. Потім отриманий результат множать на число календарних днів відпустки.
Оподаткування відпускних
Традиційний алгоритм оподаткування застосовують до відпускних виплат працівникам, відпустка яких починається і закінчується в одному місяці.
Суму відпускних включають до заробітної плати та оподатковують податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) на підставі пп. 164.2.1 Податкового кодексу України (ПКУ).
Крім того, до сум відпускних застосовують податкову соціальну пільгу (ПСП). Але тільки тоді, коли відома вся сума доходу працівника за місяць (пп. 169.4.1 ПК). Тож у момент нарахування суми відпускних ПСП не використовують. Її застосують під час нарахування зарплати, додавши до неї суму відпускних. Адже, нагадаємо, ПСП застосовують до зарплати, якщо її місячний розмір не перевищує 1 710 грн (у 2015 році ). Для застосування ПСП працівник має подати до бухгалтерії відповідну заяву. Оподатковуючи ПДФО відпускні, від нарахованої їх суми потрібно відняти суму утриманого єдиного соціального внеску (ЄСВ).
Оподатковують відпускні й військовим збором. Причому застосовувати ПСП тут не можна. Адже норми п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ не передбачають застосування ПСП з метою оподаткування військовим збором.
Відпускні підлягають оподаткуванню і ЄСВ. Ставка нарахування залежить від класу професійного ризику виробництва. А утримання із відпускних проводять за ставкою 3,6 %. Нараховуючи ЄСВ, потрібно пам’ятати про правило мінімального страхового платежу. Відповідно до нього, якщо база нарахування не перевищує розміру мінімальної зарплати, то ЄСВ нараховують виходячи із мінімальної зарплати.
У бухгалтерів може виникнути запитання: чи застосовувати понижувальний коефіцієнт ЄСВ під час нарахування відпускних? На нашу думку, його застосовувати не потрібно. Адже на момент нарахування відпускних ще невідомі ані база нарахування ЄСВ в розрахунку на одну особу у звітному місяці, ані середній платіж на одну застраховану особу в звітному місяці, ані кількість застрахованих осіб у звітному місяці. Отже, визначити право на застосування понижувального коефіцієнта під час нарахування відпускних неможливо.
Хоча у листі ДФСУ від 28.04.2015 № 15273/7/99-99-17-03-01-17 податківці дозволяють застосовувати понижувальний коефіцієнт до зарплатного авансу за виконання умов застосування понижувального коефіцієнта за звітний місяць. Але якщо під час остаточного розрахунку виявиться, що умови не виконано, то застосування зниженої ставки до авансових внесків не є правомірним, і на підприємство очікуватимуть штрафи.
Тож радимо не ризикувати і дочекатися кінця місяця, а вже потім визначати право на застосування коефіцієнта і відповідно його застосовувати й до відпускних.
Оподаткування перехідної відпустки
Для утримання з відпускних ПДФО до доходу звітного місяця слід включати лише ту частину нарахованих відпускних, яка припадає на дні цього місяця. Підпункт 169.4.1 ПКУ дає пряму вказівку діяти саме так — утримуючи ПДФО з виплат за час відпустки. Це важливо для визначення ставки оподаткування (15 % чи 20 %) та застосування ПСП.
Якщо у звітному місяці працівникові нараховували ще якісь доходи, крім відпускних, їх також включають до бази оподаткування ПДФО відповідного місяця.
Максимальну межу для утримання і нарахування ЄСВ (п. 4 ст. 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464VI, далі — Закон № 2464), як і прогресивну ставку ПДФО, застосовують до загального доходу кожного місяця окремо.
Зупинимося на правилі мінімального страхового платежу під час нарахування оплати за перехідну відпустку. Якщо відпускні за частину місяця, в якому почалась відпустка, менші за мінімальну зарплату, то не варто поспішати нараховувати ЄСВ на частину відпускних виходячи з мінімальної зарплати. Адже частину суми відпускних, що припадає на місяць початку відпустки, потрібно додати до зарплати за цей місяць. Якщо отриманий результат буде меншим за мінімальну зарплату, тільки тоді, нараховуючи зарплату, потрібно донарахувати ЄСВ з огляду на розмір мінімальної зарплати. До того ж потрібно врахувати вже нараховану на відпускні суму ЄСВ.
На частину суми відпускних, що припадає на місяць виходу працівника із відпустки, ЄСВ потрібно нараховувати виходячи із фактично нарахованої суми. Коли стане відома повна сума доходу за такий місяць, її треба порівняти із мінімальною зарплатою. Якщо місячна база нарахування ЄСВ буде меншою, то, нараховуючи зарплату за місяць виходу працівника з відпустки, слід донарахувати ЄСВ з огляду на розмір мінзарплати.
Якщо працівник перебував у відпустці повний календарний місяць та сума відпускних за такий місяць є меншою за мінімальну, то ЄСВ нараховують виходячи із розміру мінімальної зарплати.
Важливо
Правило мінімального страхового платежу не стосується утримання ЄСВ із сум відпускних. Його проводять з огляду на фактично нараховані суми відпускних.
Звітність щодо відпускних
У Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ), затвердженому наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4, відпускні відображають за ознакою «101». Такі суми відображають у періоді, коли їх фактично нарахували. Зверніть увагу, якщо відпускні за перехідну відпустку другого кварталу нараховано у першому, то у формі № 1ДФ суми таких відпускних потрібно відобразити у першому кварталі.
Продовження можна прочитати в журналі «Справочник экономиста» № 7, 2015
