ПРОЦЕДУРА ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ
На практиці прийняття на роботу здійснюється поетапно.
1-й ЕТАП
Подання документів
Особа, яка працевлаштовується, відповідно до законодавства подає:
— паспорт (у разі втрати — тимчасове посвідчення, що підтверджує громадянство України);
— свідоцтво про народження (лише неповнолітні віком від 14 до 16 років);
— трудову книжку (особа, яка працевлаштовується вперше, — паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку). Без трудової книжки приймають осіб на роботу за сумісництвом;
— військовий квиток (пред’являють військовозобов’язані, звільнені в запас), посвідчення про приписку до призовної дільниці (пред’являють призовники);
— довідку про звільнення (пред’являють особи, звільнені з місця відбування кримінального покарання);
— довідку про присвоєння ідентифікаційного податкового номера (такі довідки можуть не подавати особи через свої релігійні переконання. При цьому має бути відповідний запис у паспорті, зроблений податковим органом);
— свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування (не пред’являють особи, які працевлаштовуються вперше);
— документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію)(подається, якщо це потрібно для допуску до виконання певної роботи);
— документ про стан здоров’я (за потреби).
Застереження
1. Під час прийняття на роботу забороняється вимагати від осіб, які працевлаштовуються, відомості про їх партійну й національну належність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством (ст. 25 КЗпП).
2. Прийняття на роботу без паспорта або з недійсним паспортом, а також прийняття військовозобов’язаних і призовників, які не перебувають на військовому обліку за місцем проживання, тягне за собою адміністративну відповідальність — накладення штрафу (відповідно ст. 200 і 2113 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
2-й ЕТАП
Проведення співбесіди і/або тестування
Співбесіду зазвичай проводить служба персоналу. Співбесіду може проводити також майбутній керівник структурного підрозділу, де працюватиме особа, або керівник підприємства.
На цьому етапі, зокрема, з’ясовують, чи не має особа, яка працевлаштовується, обмеження на виконання роботи (обов’язків за посадою) у разі укладення трудового договору.
За результатами ознайомлення з документами і співбесіди (за умови позитивного висновку) особі, яка працевлаштовується, може бути запропоновано пройти тестування. Тестування зазвичай проводять для певних категорій працівників, якщо це передбачено правилами внутрішнього трудового розпорядку.
3-й ЕТАП
Погодження умов трудового договору
Умови трудового договору визначаються сторонами майбутніх трудових відносин: особою, яка працевлаштовується, — з однієї сторони, і роботодавцем (зазвичай керівником підприємства) — з другої.
На практиці, з урахуванням вимог законодавства, умови трудового договору поділяють на обов’язкові й додаткові.
До обов’язкових умов трудового договору (передбачені нормами законодавства, без яких трудовий договір не може вважатися укладеним) належать:
— місце роботи (це може бути, наприклад, управління, відділ, сектор, цех, дільниця, філія, представництво, інший відокремлений структурний підрозділ);
— трудова функція(посада, професія, в окремих випадках — спеціалізація, кваліфікація);
НАЗВА ПОСАДИ/ПРОФЕСІЇ МАЄ ВІДПОВІДАТИ ШТАТНОМУ РОЗПИСУ, А В НЬОМУ — НАЦІОНАЛЬНОМУ КЛАСИФІКАТОРУ УКРАЇНИ ДК 003:2010 «КЛАСИФІКАТОР ПРОФЕСІЙ».
— оплата праці (посадовий оклад, оклад, тарифна ставка, інші складові заробітної плати, які підприємства, як правило, визначають відповідно штатним розписом та положеннями про: оплату праці, преміювання, виплату винагороди за результатами роботи за рік);
— строк дії трудового договору (контракту).
Трудовий договір (контракт) може укладатися на:
— невизначений строк;
— визначений строк.
Строковий трудовий договір укладається лише у випадках, передбачених ст. 23 КЗпП, наприклад, при прийнятті на роботу: на період перебування жінки у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; на місце (посаду) працівника, звільненого у зв’язку з обранням до складу виборного профспілкового органу, народним депутатом України, у зв’язку з призовом на строкову військову службу, направленням для проходження альтернативної (невійськової) служби; з урахуванням інтересів працівника (бажано, щоб у заяві про прийняття на роботу за строковим трудовим договором було детально описано обставини, що спонукають працівника просити прийняти його на роботу саме на певний строк);
Застереження
Строкові трудові договори, укладені у випадках, не передбачених КЗпП або іншими законодавчими актами, навіть за наявності згоди сторін, уважаються безстроковими.
— на час виконання певної роботи (наприклад, на опалювальний або театральний сезон, а також таких робіт, які не належать до сфери основної діяльності підприємства).
До додаткових умов трудового договору (можуть бути ініційовані як роботодавцем, так і особою, яка працевлаштовується) належать, зокрема:
— установлення випробування (як правило, ініціює роботодавець). Строк випробування не може перевищувати трьох місяців, в окремих випадках, за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації, — шести місяців. При прийнятті на роботу робітників строк випробування не може перевищувати одного місяця;
ЗГІДНО ЗІ СТАТТЕЮ 26 КЗПП ВИПРОБУВАННЯ НЕ ВСТАНОВЛЮЄТЬСЯ, ЗОКРЕМА: ОСОБАМ, ЯКІ НЕ ДОСЯГЛИ 18-РІЧНОГО ВІКУ; МОЛОДИМ СПЕЦІАЛІСТАМ/РОБІТНИКАМ; ОСОБАМ, ЗВІЛЬНЕНИМ
У ЗАПАС ІЗ ВІЙСЬКОВОЇ ЧИ АЛЬТЕРНАТИВНОЇ (НЕВІЙСЬКОВОЇ) СЛУЖБИ; ІНВАЛІДАМ, НАПРАВЛЕНИМ НА РОБОТУ ВІДПОВІДНО ДО РЕКОМЕНДАЦІЇ МЕДИКО-СОЦІАЛЬНОЇ ЕКСПЕРТИЗИ, А ТАКОЖ ПРИ ПРИЙНЯТТІ НА РОБОТУ В ІНШУ МІСЦЕВІСТЬ ЧИ
В ПОРЯДКУ ПЕРЕВЕДЕННЯ З ІНШОГО ПІДПРИЄМСТВА, ТИМЧАСОВИМ І СЕЗОННИМ ПРАЦІВНИКАМ.
СХЕМА ЕТАПІВ ПРИЙНЯТТЯ
ПРАЦІВНИКА НА РОБОТУ
1-й ЕТАП
Подання документів
2-й ЕТАП
Проведення співбесіди і/або тестування
3-й ЕТАП
Погодження умов трудового договору
4-й ЕТАП
Укладення трудового договору
5-й ЕТАП
Видання наказу
6-й ЕТАП
Повідомлення Державної фіскальної служби про прийняття працівника на роботу
7-й ЕТАП
Ознайомлення працівника
з нормативними актами підприємства, умовами праці
8-й ЕТАП
Узяття працівника на облік
9-й ЕТАП
Оформлення трудової книжки та внесення до неї запису про прийняття працівника на роботу
— укладення договору про повну матеріальну відповідальність (укладається лише з повнолітніми громадянами згідно з Переліком посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28 грудня 1977 року № 447/24; далі — Постанова № 447; Перелік № 447).
Договір про повну матеріальну відповідальність буде правомочним, якщо його укладено за наявності одночасно двох умов:
1) посада, яку працівник обійматиме, або робота, яку він виконуватиме, міститься в Переліку № 447;
2) виконання обов’язків за посадою (роботи за фахом) буде безпосередньо пов’язане зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням чи застосуванням у процесі виробництва довірених працівникові цінностей;
НАЯВНІСТЬ ПОСАДИ АБО РОБОТИ В ПЕРЕЛІКУ № 447 НЕ ДАЄ ПІДСТАВИ ДЛЯ УКЛАДЕННЯ ДОГОВОРУ ПРО ПОВНУ МАТЕРІАЛЬНУ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ, ЯКЩО У ЗМІСТІ ТРУДОВОЇ ФУНКЦІЇ ПРАЦІВНИКА ВІДСУТНІ ПЕРЕЛІЧЕНІ ВИЩЕ ОБОВ’ЯЗКИ. ПІД ЧАС УКЛАДЕННЯ ДОГОВОРУ ПРО ПОВНУ
МАТЕРІАЛЬНУ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРОНИ
МАЮТЬ ВИКОРИСТОВУВАТИ ТИПОВИЙ ДОГОВІР ПРО ПОВНУ ІНДИВІДУАЛЬНУ МАТЕРІАЛЬНУ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ, ЗАТВЕРДЖЕНИЙ ПОСТАНОВОЮ № 447 (ЯКЩО ТРЕБА, ЙОГО ТЕКСТ МОЖЕ БУТИ
ДОПОВНЕНО УМОВАМИ, ЯКІ СТОРОНИ ВВАЖАЮТЬ ПОТРІБНИМИ).
— установлення індивідуального режиму робочого часу.Індивідуальний режим робочого часу установлюється на прохання особи, яка працевлаштовується, за згодою роботодавця (це може бути, наприклад, неповний робочий час — день або тиждень). Про встановлення такого режиму роботи обов’язково має зазначатися в наказі про прийняття на роботу з посиланням на причини його встановлення.
4-й ЕТАП
Укладення трудового договору
Трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі (ст. 24 КЗпП). Письмовий трудовий договір обов’язково укладають, зокрема:
— при прийнятті на роботу в районах з особливими природними географічними й геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;
— з неповнолітніми;
— якщо працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
— з особами, направленими для проходження альтернативної (невійськової) служби.
На практиці трудовий договір укладають зазвичай в усній формі. У разі застосування цієї форми особа, яка працевлаштовується, подає заяву про свій намір працевлаштуватися (у довільній формі або на бланку підприємства).
Застереження
У заяві не можуть міститися такі умови трудового договору, як: оплата праці, установлення випробування, укладення договору про повну матеріальну відповідальність, а також відомості про ознайомлення з умовами праці, нормативними актами підприємства.
Особливою формою трудового договору є контракт, сфера застосування якого визначається лише законами України. Вирішуючи питання щодо укладення контракту (за наявності законних підстав), слід керуватися Положенням про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 19 березня 1994 року № 170. Типову форму контракту з працівником затверджено наказом Міністерства праці України від 15 квітня 1994 року № 23.
5-й ЕТАП
Видання наказу
На підставі укладеного трудового договору (контракту) незалежно від його форми видають наказ про прийняття особи на роботу/призначення на посаду (якщо йдеться про керівних працівників, професіоналів, фахівців). На практиці, як правило, заповнюють типову форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу». Залежно від досягнутої угоди щодо умов трудового договору (контракту) у формі зазначають дату початку роботи, а якщо укладено строковий трудовий договір — і дату його припинення. Позначкою «х» позначають відповідні домовленості щодо умов прийняття на роботу («на конкурсній основі», «за умовами контракту», «зі строком випробування» тощо) та умов роботи («робота: основна, за сумісництвом», «умови праці», «тривалість робочого дня (тижня)» тощо). Відповідно до штатного розпису проставляють розмір посадового окладу (окладу, тарифної ставки), за наявності — розмір надбавки, доплати, які встановлюються відповідно до законодавства або колективного договору.
Рішення про прийняття на роботу (призначення на посаду) може оформлятися на спеціальному бланку наказу, якщо воно має певні особливості (наприклад, прийняття тимчасових і сезонних працівників, надомників, неповнолітніх, укладення договору про повну матеріальну відповідальність тощо).
Після підписання наказ реєструють у журналі (книзі) обліку наказів з персоналу.
6-й ЕТАП
Повідомлення Державної фіскальної служби про прийняття працівника на роботу
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17 червня 2015 року № 413 до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором роботодавець повідомляє територіальний орган Державної фіскальної служби за місцем свого обліку як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття такого працівника на роботу. Повідомлення подається за формою згідно з додатком до зазначеної вище постанови в один із таких способів:
— засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб згідно з вимогами законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
— на паперових носіях разом із копією в електронній формі;
— на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.
7-й ЕТАП
Ознайомлення працівника з нормативними актами підприємства, умовами праці
Згідно зі статтею 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний:
— роз’яснити працівникові його права та обов’язки й поінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунено, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги й компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства й колективного договору;
— визначити працівникові робоче місце;
— забезпечити працівника потрібними для роботи засобами;
— ознайомити його з правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, проінструктувати з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної безпеки.
Виконання зазначених вище процедур засвідчується в журналі ознайомлення працівників із локальними нормативними документами підприємства (за наявності).
Журнал може мати такі графи:
— «№ пор»;
— «Правила внутрішнього трудового розпорядку»;
— «Колективний договір»;
— «Інструкція з техніки безпеки (пожежної безпеки)»;
— «Положення про атестацію» (затверджує роботодавець відповідно до ст. 11 Закону України «Про професійний розвиток працівників» від 12.01.2012 № 4312-VI);
— «Посадова (робоча) інструкція»;
— «Структурний підрозділ, посада (професія)»;
— «Підпис працівника з розшифруванням, дата ознайомлення».
8-й ЕТАП
Узяття працівника на облік
На підставі наказу про прийняття на роботу (призначення на посаду), як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, зокрема й на тому ж самому підприємстві:
— оформляють основний документ з обліку персоналу — особову картку працівника (типова форма № П-2), заповнюючи:
Розділ І «Загальні відомості» — на підставі опитування працівника і наданих ним документів. У пункті 7 розділу зазначають стаж роботи, обчислений за записами в трудовій книжці по дату звільнення з попереднього місця роботи включно;
Розділ ІІ «Відомості про військовий облік» — на підставі військового квитка або приписного свідоцтва;
Розділ ІV «Призначення і переведення» — уносять запис про прийняття на роботу/призначення на посаду;
— уносять відповідні записи до штатно-посадової книги;
— роблять запис в алфавітній книзі(за наявності) — див. журнал «Довідник кадровика», № 7, 2015, с. 38;
— формують особову справу працівника (на практиці особові справи формують на керівників усіх рівнів, професіоналів, фахівців, працівників, з якими укладено договір про повну матеріальну відповідальність).
ВЕДЕННЯ ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТІВ ІЗ ПЕРСОНАЛУ, ЗОКРЕМА ОСОБОВОЇ КАРТКИ ПРАЦІВНИКА, МОЖЛИВЕ ОДНОЧАСНО НА ПАПЕРОВИХ ТА ЕЛЕКТРОННИХ НОСІЯХ.
9-й ЕТАП
Оформлення трудової книжки та внесення до неї запису про прийняття на роботу
Трудову книжку оформляють, якщо працівник стає до роботи вперше, не пізніше п’яти днів із дня прийняття його на роботу.
Запис про прийняття на роботу (призначення на посаду) працівника вносять до розділу «Відомості про роботу» трудової книжки в семиденний строк.
Записи про службу у Збройних Силах України та інших військах, навчання у професійних навчально-виховних та вищих навчальних закладах, догляд за інвалідом І групи тощо варто вносити тільки до 1 січня 2004 року, тобто до набуття чинності Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 9 липня 2003 року № 1058-ІV. Зазначені записи після прийняття цього Закону мають лише
інформативне значення.
До трудової книжки не вносять записи про:
— строковий характер трудового договору;
— укладення договору про повну матеріальну відповідальність;
— установлення випробування;
— індивідуальний режим робочого часу;
— суміщення професій (посад).
Разом із тим до трудової книжки вносять записи про прийняття:
— на сезонну роботу;
— на тимчасову роботу;
— за контрактом;
— за конкурсом.
Зразки формулювань розпорядчої частини наказів і записів у графі 3 «Відомості про роботу» трудової книжки про прийняття працівника на роботу наведено в таблиці.
Таблиця
Зразки формулювань розпорядчої частини наказів і записів у графі 3
«Відомості про роботу» трудової книжки про прийняття працівника на роботу
Розпорядча частина наказу |
Запис у трудовій книжці |
1 |
2 |
Прийняття на роботу з нормальною тривалістю робочого часу |
|
МИКОЛАЄНКА Віктора Степановича призначити на посаду провідного фахівця інформаційно-методичного відділу |
Призначено на посаду провідного фахівця інформаційно-методичного відділу |
КРАВЧЕНКА Михайла Петровича прийняти на роботу слюсарем-ремонтником 4-го розряду механічного цеху № 2 |
Прийнято слюсарем-ремонтником 4-го розряду механічного цеху № 2 |
КУЦ Галину Іванівну прийняти комірником складу № 4 |
Прийнято комірником складу № 4 |
Прийняття на роботу з установленням неповного робочого часу |
|
МАТВІЄНКО Аллу Борисівну призначити на посаду бухгалтера ІІ категорії централізованої бухгалтерії з 09 червня 2015 року з неповним робочим днем — 4 год. на день із режимом роботи з 9.00 до 13.00, з оплатою праці пропорційно до відпрацьованого часу, з посадовим окладом грн. на місяць. |
Призначено на посаду бухгалтера ІІ категорії централізованої бухгалтерії |
1 |
2 |
ВАЩЕНКА Миколу Ігоревича прийняти електромеханіком механічного цеху з 26 травня 2015 року з неповним робочим тижнем, установивши йому робочі дні: понеділок, середа, п’ятниця, з оплатою праці пропорційно до відпрацьованого часу з посадовим окладом грн. на місяць. |
Прийнято електромеханіком механічного цеху |
Прийняття на роботу за конкурсом |
|
ЖУРАВЛЯ Сидора Григоровича, кандидата технічних наук, призначити старшим викладачем кафедри обчислювальної техніки як такого, що обраний за конкурсом, з 21 квітня 2015 року з посадовим окладом грн. на місяць. |
Призначено старшим викладачем кафедри обчислювальної техніки за конкурсом |
Прийняття на роботу за контрактом |
|
ГРАЧА Ігоря Сергійовича призначити на посаду начальника конструкторського бюро з 19 березня 2015 року по |
Призначено на посаду начальника конструкторського бюро за контрактом |
Прийняття на роботу в порядку переведення з іншого підприємства |
|
ХАРЧЕНКА Віктора Володимировича призначити на посаду фахівця І категорії відділу праці та заробітної плати з 23 червня 2015 року в порядку переведення із Запорізького заводу металоконструкцій з посадовим окладом грн. на місяць. |
Призначено на посаду фахівця |
Прийняття на роботу на визначений строк |
|
САВЧУК Валентину Вікторівну прийняти черговою гуртожитку № 4 строком на вісім місяців із 16 липня 2015 року з окладом грн. на місяць. |
Прийнято черговою гуртожитку № 4 |
МАРЧЕНКО Ольгу Миколаївну призначити на посаду економіста І категорії відділу матеріально-технічного забезпечення з 15 вересня 2015 року на період перебування економіста І категорії цього ж відділу Осипчук А. К. у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, |
Призначено на посаду економіста І категорії відділу матеріально-технічного забезпечення |
Прийняття на роботу для виконання певної роботи |
|
СЕМЕНКА Сергія Вікторовича прийняти столяром 5-го розряду цеху № 4 із 07 жовтня 2015 року для виготовлення та установки дверей і вікон у гаражі з відрядною оплатою праці. |
Прийнято столяром 5-го розряду цеху № 4 |
1 |
2 |
Прийняття на сезонну роботу |
|
ТЕРЕЩЕНКА Василя Тихоновича прийняти сторожем на літній сезон із 25 травня по 08 вересня 2015 року з посадовим окладом грн. на місяць. |
Прийнято сторожем на сезонну роботу |
Прийняття на роботу тимчасових працівників |
|
КРАВЦЯ Івана Матвійовича призначити на посаду головного фахівця проектно-конструкторського бюро з 23 березня 2015 року тимчасово, для заміщення відсутнього Кривенка О. П., який перебуває на курсах підвищення кваліфікації, |
Призначено на посаду головного фахівця проектно-конструкторського бюро тимчасово |
СТЕПАНЧУКА Євгена Федоровича прийняти двірником тимчасово, з 07 квітня по 05 червня 2015 року з посадовим окладом грн. на місяць. |
Прийнято двірником на тимчасову роботу |
Прийняття на роботу неповнолітнього |
|
1. СИДОРЕНКА Костянтина Костянтиновича, неповнолітнього (дата народження — 17 листопада 1998 року), прийняти на роботу учнем слюсаря-ремонтника складального цеху |
Прийнято учнем слюсаря-ремонтника складального цеху |
Прийняття на роботу за сумісництвом |
|
КРАСИНСЬКОГО Василя Степановича прийняти фотохудожником за сумісництвом із 03 червня 2015 року з посадовими окладом грн. на місяць. |
Запис про роботу за сумісництвом роблять за основним місцем роботи на підставі наказів про прийняття і звільнення з роботи за сумісництвом |
Стаття надана редакцією журнала «Довідник кадровика»
спеціально для інтернет-порталу «Всеукраїнська асоціація кадровиків»
(детальніше —журнал «Довідник кадровика» № 9, 2015)
Віктор РОЖНОВ,
експерт з кадрової справи