Особливості і процедура прийняття на роботу громадян з додатковими гарантіями, інвалідів, іноземців, неповнолітніх, сумісників, сезонних і тимчасових працівників

Перша частина »

ПРОЦЕДУРА ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ

На практиці прийняття на роботу здійснюється поетапно.

 1-й ЕТАП
Подання документів

Особа, яка працевлаштовується, відповідно до законодавства подає:
— паспорт (у разі втрати — тимчасове посвідчення, що підтверджує громадянство України);
— свідоцтво про народження (лише неповнолітні віком від 14 до 16 років);
— трудову книжку (особа, яка працевлаштовується вперше, — паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку). Без трудової книжки приймають осіб на роботу за сумісництвом;
— військовий квиток (пред’являють війсь­ко­возобов’язані, звільнені в запас), посвідчення про приписку до призовної дільниці (пред’яв­ляють призовники);
— довідку про звільнення (пред’являють осо­би, звільнені з місця відбування кримінального покарання);
— довідку про присвоєння ідентифікаційного податкового номера (такі довідки можуть не подавати особи через свої релігійні переконання. При цьому має бути відповідний запис у паспорті, зроблений податковим органом);
— свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування (не пред’являють особи, які працевлаштовуються вперше);
— документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію)(подається, якщо це потрібно для допуску до виконання певної роботи);
— документ про стан здоров’я (за потреби).

Застереження
1. Під час прийняття на роботу забороняється вимагати від осіб, які працевлаштовуються, відомості про їх партійну й національну належність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством (ст. 25 КЗпП).
2. Прийняття на роботу без паспорта або з недійсним паспортом, а також прийняття вій­ськовозобов’язаних і призовників, які не перебувають на військовому обліку за місцем проживання, тягне за собою адміністративну відповідальність — накладення штрафу (відповідно ст. 200 і 2113 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

2-й ЕТАП
Проведення співбесіди і/або тестування

Співбесіду зазвичай проводить служба персоналу. Співбесіду може проводити також майбутній керівник структурного підрозділу, де працюватиме особа, або керівник підприємства.

На цьому етапі, зокрема, з’ясовують, чи не має особа, яка працевлаштовується, обмеження на виконання роботи (обов’язків за посадою) у разі укладення трудового договору.

За результатами ознайомлення з документами і співбесіди (за умови позитивного висновку) особі, яка працевлаштовується, може бути запропоновано пройти тестування. Тестування зазвичай проводять для певних категорій працівників, якщо це передбачено правилами внутрішнього трудового розпорядку.

3-й ЕТАП
Погодження умов трудового договору

Умови трудового договору визначаються сторонами майбутніх трудових відносин: особою, яка працевлаштовується, — з однієї сторони, і роботодавцем (зазвичай керівником підприємства) — з другої.

На практиці, з урахуванням вимог законодавства, умови трудового договору поділяють на обо­в’язкові й додаткові.

До обов’язкових умов трудового договору (передбачені нормами законодавства, без яких трудовий договір не може вважатися укладеним) належать:
— місце роботи (це може бути, наприклад, управління, відділ, сектор, цех, дільниця, філія, представництво, інший відокремлений структурний підрозділ);
— трудова функція(посада, професія, в окремих випадках — спеціалізація, кваліфікація);

— оплата праці (посадовий оклад, оклад, тарифна ставка, інші складові заробітної плати, які підприємства, як правило, визначають відповідно штатним розписом та положеннями про: оплату праці, преміювання, виплату винагороди за результатами роботи за рік);
— строк дії трудового договору (контракту).

Трудовий договір (контракт) може укладатися на:
— невизначений строк;
— визначений строк.

Строковий трудовий договір укладається лише у випадках, передбачених ст. 23 КЗпП, наприклад, при прийнятті на роботу: на період перебування жінки у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; на місце (посаду) працівника, звільненого у зв’язку з обранням до складу виборного профспілкового органу, народним депутатом України, у зв’язку з призовом на строкову військову службу, направленням для проходження альтернативної (невійськової) служби; з урахуванням інте­ре­сів працівника (бажано, щоб у заяві про прийнят­тя на роботу за строковим трудовим договором було детально описано обставини, що спонукають працівника просити прийняти його на роботу саме на певний строк);

Застереження
Строкові трудові договори, укладені у випадках, не передбачених КЗпП або іншими законодавчими актами, навіть за наявності згоди сторін, уважаються безстроковими.

— на час виконання певної роботи (наприклад, на опалювальний або театральний сезон, а також таких робіт, які не належать до сфери основної діяльності підприємства).

До додаткових умов трудового договору (можуть бути ініційовані як роботодавцем, так і особою, яка працевлаштовується) належать, зокрема:
— установлення випробування (як правило, ініціює роботодавець). Строк випробування не може перевищувати трьох місяців, в окремих випадках, за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації, — шести місяців. При прийнятті на роботу робітників строк випробування не може перевищувати одного місяця;

СХЕМА ЕТАПІВ ПРИЙНЯТТЯ
ПРАЦІВНИКА НА РОБОТУ

1-й ЕТАП
Подання документів

2-й ЕТАП
Проведення співбесіди і/або тестування

3-й ЕТАП
Погодження умов трудового договору

4-й ЕТАП
Укладення трудового договору

5-й ЕТАП
Видання наказу

6-й ЕТАП
Повідомлення Державної фіскальної служби про прийняття працівника на роботу

7-й ЕТАП
Ознайомлення працівника
з нормативними актами підприємства, умовами праці

8-й ЕТАП
Узяття працівника на облік

9-й ЕТАП
Оформлення трудової книжки та внесення до неї запису про прийняття працівника на роботу

— укладення договору про повну матеріа­льну відповідальність (укладається лише з пов­нолітніми громадянами згідно з Переліком посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28 грудня 1977 року № 447/24; далі — Постанова № 447; Перелік № 447).

Договір про повну матеріальну відповідальність буде правомочним, якщо його укладено за наявності одночасно двох умов:

1) посада, яку працівник обійматиме, або робота, яку він виконуватиме, міститься в Переліку № 447;
2) виконання обов’язків за посадою (роботи за фахом) буде безпосередньо пов’язане зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням чи застосуванням у процесі виробництва довірених працівникові цінностей;

— установлення індивідуального режиму робочого часу.Індивідуальний режим робочого часу установлюється на прохання особи, яка працевлаштовується, за згодою роботодавця (це може бути, наприклад, неповний робочий час — день або тиждень). Про встановлення такого режиму роботи обов’язково має зазначатися в наказі про прийняття на роботу з посиланням на причини його встановлення.

4-й ЕТАП
Укладення трудового договору

Трудовий договір укладається, як правило, у пи­сьмовій формі (ст. 24 КЗпП). Письмовий трудовий договір обов’язково укладають, зокрема:
— при прийнятті на роботу в районах з особ­ливими природними географічними й геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;
— з неповнолітніми;
— якщо працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
— з особами, направленими для проходження альтернативної (невійськової) служби.

На практиці трудовий договір укладають зазви­чай в усній формі. У разі застосування цієї форми особа, яка працевлаштовується, подає заяву про свій намір працевлаштуватися (у довільній формі або на бланку підприємства).

Застереження
У заяві не можуть міститися такі умови трудового договору, як: оплата праці, установлення випробування, укладення договору про повну матеріальну відповідальність, а також відомості про ознайомлення з умовами праці, нормативними актами підприємства.

Особливою формою трудового договору є кон­тракт, сфера застосування якого визначається лише законами України. Вирішуючи питання щодо укладення контракту (за наявності законних підстав), слід керуватися Положенням про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 19 березня 1994 року № 170. Типову форму контракту з працівником затверджено наказом Міністерства праці України від 15 квітня 1994 року № 23.

5-й ЕТАП
Видання наказу

На підставі укладеного трудового договору (контракту) незалежно від його форми видають наказ про прийняття особи на роботу/призначення на посаду (якщо йдеться про керівних працівників, професіоналів, фахівців). На практиці, як правило, заповнюють типову форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу». Залежно від досягнутої угоди щодо умов трудового договору (контракту) у формі зазначають дату початку роботи, а якщо укладено строковий трудовий договір — і дату його припинення. Позначкою «х» позначають відповідні домовленості щодо умов прийняття на роботу («на конкурсній основі», «за умовами контракту», «зі строком випробування» тощо) та умов роботи («робота: основна, за сумісництвом», «умови праці», «тривалість робочого дня (тижня)» тощо). Відповідно до штатного розпису проставляють розмір посадового окладу (окладу, тарифної ставки), за наявності — розмір надбавки, доплати, які встановлюються відповідно до законодавства або колективного договору.

Рішення про прийняття на роботу (призначення на посаду) може оформлятися на спеціальному бланку наказу, якщо воно має певні особливості (наприклад, прийняття тимчасових і сезонних працівників, надомників, неповнолітніх, укладення договору про повну матеріальну відповідальність тощо).
Після підписання наказ реєструють у журналі (книзі) обліку наказів з персоналу.

6-й ЕТАП
Повідомлення Державної фіскальної служби про прийняття працівника на роботу

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» від 17 червня 2015 року № 413 до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором роботодавець повідомляє територіальний орган Державної фіскальної служби за місцем свого обліку як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття такого працівника на роботу. Повідомлення подається за формою згідно з додатком до зазначеної вище постанови в один із таких способів:
— засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб згідно з вимогами законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
— на паперових носіях разом із копією в електронній формі;
— на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.

7-й ЕТАП
Ознайомлення працівника з нормативними актами підприємства, умовами праці

Згідно зі статтею 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний:
— роз’яснити працівникові його права та обо­в’язки й поінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він працюватиме, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунено, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги й компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства й колективного договору;
— визначити працівникові робоче місце;
— забезпечити працівника потрібними для роботи засобами;
— ознайомити його з правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, проінструктувати з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної безпеки.

Виконання зазначених вище процедур засвідчується в журналі ознайомлення працівників із локальними нормативними документами підприємства (за наявності).

Журнал може мати такі графи:
— «№ пор»;
— «Правила внутрішнього трудового розпорядку»;
— «Колективний договір»;
— «Інструкція з техніки безпеки (пожежної безпеки)»;
— «Положення про атестацію» (затверджує роботодавець відповідно до ст. 11 Закону України «Про професійний розвиток працівників» від 12.01.2012 № 4312-VI);
— «Посадова (робоча) інструкція»;
— «Структурний підрозділ, посада (професія)»;
— «Підпис працівника з розшифруванням, дата ознайомлення».

8-й ЕТАП
Узяття працівника на облік

На підставі наказу про прийняття на роботу (призначення на посаду), як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, зокрема й на тому ж самому підприємстві:
— оформляють основний документ з обліку персоналу — особову картку працівника (типова форма № П-2), заповнюючи:
 Розділ І «Загальні відомості» — на підставі опитування працівника і наданих ним документів. У пункті 7 розділу зазначають стаж роботи, обчислений за записами в трудовій книжці по дату звільнення з попереднього місця роботи включно;
 Розділ ІІ «Відомості про військовий облік» — на підставі військового квитка або приписного свідоцтва;
 Розділ ІV «Призначення і переведення» — уносять запис про прийняття на роботу/призначення на посаду;
— уносять відповідні записи до штатно-посадової книги;
— роблять запис в алфавітній книзі(за наявності) — див. журнал «Довідник кадровика», № 7, 2015, с. 38;
— формують особову справу працівника (на практиці особові справи формують на керівників усіх рівнів, професіоналів, фахівців, працівників, з якими укладено договір про повну матеріальну відповідальність).

9-й ЕТАП
Оформлення трудової книжки та внесення до неї запису про прийняття на роботу

Трудову книжку оформляють, якщо працівник стає до роботи вперше, не пізніше п’яти днів із дня прийняття його на роботу.
Запис про прийняття на роботу (призначення на посаду) працівника вносять до розділу «Відомості про роботу» трудової книжки в семиденний строк.

До трудової книжки не вносять записи про:
— строковий характер трудового договору;
— укладення договору про повну матеріальну відповідальність;
— установлення випробування;
— індивідуальний режим робочого часу;
— суміщення професій (посад).

Разом із тим до трудової книжки вносять записи про прийняття:
— на сезонну роботу;
— на тимчасову роботу;
— за контрактом;
— за конкурсом.

Зразки формулювань розпорядчої частини наказів і записів у графі 3 «Відомості про роботу» трудової книжки про прийняття працівника на роботу наведено в таблиці.

Таблиця

Зразки формулювань розпорядчої частини наказів і записів у графі 3
«Відомості про роботу» трудової книжки про прийняття працівника на роботу

Стаття надана редакцією журнала «Довідник кадровика»
спеціально для інтернет-порталу «Всеукраїнська асоціація кадровиків» 
(детальніше —журнал «Довідник кадровика» № 9, 2015)

Віктор РОЖНОВ,
експерт з кадрової справи