Кожен громадянин України має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку вільно погоджується (ст. 43 Конституції України). Це право реалізується шляхом працевлаштування на підприємствах, в установах, організаціях (далі – підприємство), порядок якого встановлюється законодавством про працю. Працевлаштування працівника здійснюється в кілька етапів.
ПОЕТАПНІ ДІЇ КАДРОВОЇ СЛУЖБИ
1-й етап. Подання документів
Особа, яка працевлаштовується, зобов’язана подати:
• трудову книжку (без трудової книжки приймаються особи, які працевлаштовуються вперше (подають паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку) або за сумісництвом;
• військовий квиток (пред’являють військовослужбовці, звільнені в запас); приписне свідоцтво (пред’являють призовники) (прийняття на роботу військовозобов’язаних і призовників, які не перебувають на військовому обліку за місцем проживання, відповідно до статті 2113 КУпАП тягне за собою накладання штрафу у розмірі від одного до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. У разі повторного протягом року вчинення такого порушення накладається штраф у розмірі від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян);
• довідку про звільнення (пред’являють особи, звільнені з місць відбування кримінального покарання);
• довідку про присвоєння ідентифікаційного номера, видану податковим орга¬ном (п. 70.17 ст. 70 Податкового кодексу України). Фізичні особи через релігійні переконання можуть не подавати такої довідки;
• свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування (не пред’являють особи, які працевлаштовуються вперше) (п. 17 Порядку видачі свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2000 року № 1306);
• документ про освіту, професійну підготовку (якщо це необхідно для допуску до виконання певної роботи).
Під час прийняття на роботу забороняється вимагати від осіб, які працевлаштовуються, відомості про їх партійну й національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством (ст. 25 КЗпП України).
2-й етап. Ознайомлення з документами. Проведення співбесіди
Співбесіду зазвичай проводить кадрова служба. Можлива також співбесіда з керівником відповідного структурного підрозділу або керівником підприємства.
На цьому етапі, зокрема, з’ясовують, чи не має особа, яка працевлаштовується, обмежень на виконання майбутньої роботи, обов’язків за певною посадою (додаток 1).
У разі позитивного висновку за результатами ознайомлення з документами і співбесіди особі, яка працевлаштовується, може бути запропоновано пройти тестування. Зазвичай воно проводиться для певних категорій працівників, якщо це передбачено правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Як правило, тестування проводить керівник структурного підрозділу, до якого планується прийняти на роботу особу. Тести мають бути заздалегідь розроблені й затверджені. Вони можуть містити як теоретичні, так і практичні запитання, зокрема й запитання, передбачені розділами посадової (робочої) інструкції.
3-й етап. Погодження умов трудового договору
Умови трудового договору визначаються сторонами майбутніх трудових відносин: особою, яка працевлаштовується, – з одного боку, і роботодавцем (зазвичай керівником підприємства) – з другого.
На практиці, з урахуванням вимог законодавства, умови трудового договору поділяються на обов’язкові і додаткові. До обов’язкових умов трудового договору (передбачені нормами законодавства, без них трудовий договір не може вважатися укладеним) належать:
• трудова функція (посада, професія, в окремих випадках – спеціалізація, кваліфікація відповідно до встановленої кваліфікації та кваліфікаційних характеристик. При цьому назва посади/професії має відповідати штатному розписові, а в ньому – Національному класифікаторові України ДК 003:2010 «Класифікатор професій»);
• оплата праці (посадовий оклад, оклад, тарифна ставка, інші складові заробітної плати, які підприємства, як правило, визначають положеннями про оплату праці, преміювання, виплату винагороди за результатами роботи за рік. Ці положення є додатками до колективного договору);
• строк дії трудового договору (контракту), який може укладатися на:
– невизначений строк;
– визначений строк (строковий трудовий договір укладається лише у випадках, передбачених статтею 23 КЗпП, наприклад, при прийнятті на роботу: на період відпустки жінки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку; на місце (посаду) працівника, звільненого у зв’язку з обранням до складу виборного профспілкового органу, народним депутатом України, у зв’язку з призовом на строкову військову службу, направленням для проходження альтернативної (невійськової) служби; з урахуванням інтересів працівника. Бажано, щоб у заяві про прийняття на роботу за строковим трудовим договором було детально описано обставини, що спонукають працівника просити прийняти його на роботу саме на певний строк);
– на час виконання певної роботи (наприклад, в опалювальний або театральний сезон, а також таких робіт, які не належать до сфери основної діяльності підприємства);
До додаткових умов трудового договору (можуть бути ініційовані як роботодавцем, так і особою, яка працевлаштовується), зокрема, належать:
Увага! Згідно зі статтею 26 КЗпП випробування не встановлюється:
• молодим робітникам після закінчення професійних навчально-виховних закладів;
• молодим спеціалістам, які навчалися за державним замовленням і працевлаштовуються за направленням, після закінчення державних вищих навчальних закладів;
• особам, звільненим у запас з військової чи альтернативної (невійськової) служби;
• тимчасовим і сезонним працівникам;
• при прийнятті на роботу в іншу місцевість і при переведенні на роботу на інше підприємство, а також в інших випадках, якщо це передбачено законодавством;
– укладення договору про повну матеріальну відповідальність (укладаються лише з повнолітніми громадянами – згідно з Переліком посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28 грудня 1977 року № 447/24. Зазначеною постановою також затверджено типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність);
– установлення індивідуального режиму робочого часу (на прохання особи, яка працевлаштовується, за згодою роботодавця їй може встановлюватися неповний робочий час – день або тиждень. Ця умова обов’язково має зазначатися в наказі про прийняття на роботу, бажано, з посиланням на причини встановлення такого режиму роботи).
4-й етап. Визначення форми трудового договору
Як правило, трудовий договір укладається в письмовій формі (ст. 24 КЗпП). Зокрема, письмовий трудовий договір обов’язково укладають:
• з неповнолітніми;
• при організованому наборі працівників;
• коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
• з фізичною особою;
• при укладенні контракту;
• з особами, направленими для проходження альтернативної (невійськової) служби;
• в інших випадках, передбачених законодавством України.
На практиці зазвичай трудовий договір укладається в усній формі. У разі застосування цієї форми особа, яка працевлаштовується, може подавати заяву про свій намір працевлаштуватися.
Заява не може містити такі умови трудового договору, як оплата праці, встановлення випробування, укладення договору про повну матеріальну відповідальність, а також відомості про ознайомлення з умовами праці, нормативними актами підприємства.
Особливою формою трудового договору є контракт, сфера застосування якого визначається лише законами України (ст. 21 КЗпП). При вирішенні практичних питань щодо укладання контракту (за наявності певних підстав) слід керуватися Положенням про порядок укладання контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 19 березня 1994 року № 170. Типова форма контракту з працівником затверджена наказом Міністерства праці України від 15 квітня 1994 року № 23.
5-й етап. Оформлення трудового договору (контракту)
На підставі укладеного трудового договору (контракту) незалежно від його форми видається наказ про прийняття особи на роботу (призначення на посаду, якщо йдеться про керівних працівників, професіоналів, фахівців).
На практиці заповнюють типову форму № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», затверджену наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489. Залежно від досягнутої угоди щодо умов трудового договору (контракту) у формі зазначають дату початку роботи, а якщо укладено строковий трудовий договір – і дату його припинення. Позначкою «х» позначають відповідні домовленості щодо умов прийняття на роботу («на конкурсній основі», «за умовами контракту», «зі строком випробування» тощо) та умов роботи (робота: «основна», «за сумісництвом», «умови праці», «тривалість робочого дня (тижня)» тощо). Відповідно до штатного розпису проставляють розмір посадового окладу (окладу, тарифної ставки), за наявності – також розмір надбавки, доплати, які встановлюються відповідно до чинного законодавства або колективного договору (додаток 2).
Рішення про прийняття на роботу (призначення на посаду) може оформлятися на спеціальному бланку наказу, якщо воно має певні особливості (прийняття тимчасових і сезонних працівників, неповнолітніх, укладення договору про повну матеріальну відповідальність тощо) (додатки 3 і 4).
6-й етап. Реєстрація наказу
Після підписання наказ реєструється в журналі обліку наказів з персоналу (додаток 5). Книга є документом суворої звітності і має постійно зберігатися. Сторінки книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані і засвідчені підписом керівника підприємства або посадової особи, відповідальної за ведення діловодства з персоналу, та скріплені печаткою підприємства (служби персоналу – за наявності печатки).
7-й етап. Ознайомлення працівника з нормативними актами підприємства та умовами праці
Відповідно до статті 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов’язаний:
• визначити працівникові робоче місце;
• забезпечити працівника необхідними для роботи засобами;
• ознайомити його з правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, проінструктувати з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної безпеки.
Враховуючи важливість зазначених вище процедур, адже вони підлягають перевірці відповідними державними органами контролю, бажано оформити і вести журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами (додаток 6).
8-й етап. Взяття працівника на облік
На підставі наказу про прийняття на роботу як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, зокрема і на тому самому підприємстві:
• вносять відповідні записи до штатно-посадової книги (додаток 7), яка, по суті, є робочим документом служби персоналу. На відміну від граф 2 «Назва посади (професії)», 3 «Посадовий оклад (тарифна ставка)», 4 «Надбавки (доплати)», які є постійними (дублюють штатний розпис), графи, що містять відомості про прийнятого на роботу працівника, заповнюють олівцем;
• роблять записи в алфавітній книзі (додаток 8). Прізвище, ім’я, по батькові працівника, табельний номер, номер його особової картки (особової справи), підрозділ, посаду (професію), номер і дату наказу про прийняття на роботу, стаж роботи (загальний – обчислюється за записами в трудовій книжці) записують чорнилом або кульковою ручкою, як правило, темно-синього або чорного кольору;
• формують особову справу працівника.
Ведення облікових документів з персоналу, зокрема особової картки працівника, можливе одночасно на паперових й електронних носіях.
9-й етап. Оформлення та внесення відповідного запису до трудової книжки
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємствах усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у т. ч. осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.
На працівників, які приступили до роботи вперше, у т. ч. студентів денних відділень вищих навчальних закладів, оформляється трудова книжка.
Записи про службу у Збройних Силах України та інших військах, навчання у професійних навчально-виховних та вищих навчальних закладах, догляд за інвалідом I групи тощо варто вносити лише до 1 січня 2004 року, тобто до набуття чинності Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 9 липня 2003 року № 1058-ІV. Зазначені записи після прийняття цього Закону мають лише інформативне значення.
До трудової книжки не вносяться записи про:
• укладення договору про повну матеріальну відповідальність;
• установлення випробування;
• індивідуальний режим робочого часу;
• суміщення професій (посад).
Разом з тим до трудової книжки працівника вносять записи про прийняття на сезонну і тимчасову роботу, а також призначення на посаду за контрактом, за конкурсом.
ДОДАТКОВІ УМОВИ ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ
Конкурсний відбір
У випадках, передбачених трудовим законодавством, роботодавець за підсумками проведеного конкурсу на заміщення вакантної посади з переможцем конкурсу укладає трудовий договір (контракт) у строк, визначений умовами проведення конкурсу. Зокрема, конкурсний відбір передбачено при обранні та прийнятті на роботу науково-педагогічних працівників вищих навчальних закладів ІІІ–ІV рівнів акредитації (Положення про обрання та прийняття на роботу науково-педагогічних працівників вищих навчальних закладів третього і четвертого рівнів акредитації, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 24 грудня 2002 року № 744), а також призначенні керівників державних суб’єктів господарювання (Порядок проведення конкурсного відбору керівників державних суб’єктів господарювання, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 3 вересня 2008 року № 777).
Проведення медичного огляду
Відповідно до статті 169 КЗпП і статті 17 Закону України «Про охорону праці» від 14 жовтня 1992 року № 2694-ХІІ роботодавець зобов’язаний за свої кошти забезпечити фінансування та організувати проведення медичних оглядів працівників, зокрема під час прийняття на роботу. Порядок проведення медичних оглядів працівників певних категорій затверджено наказом Міністерства охорони здоров’я України від 21 травня 2007 року № 246 (далі – Порядок № 246).
Категорії осіб, які мають пройти попередній (первинний) медичний огляд, визначено відповідними нормативними актами:
• постановами Кабінету Міністрів України:
– «Про обов’язковий профілактичний наркологічний огляд і порядок його проведення» від 6 листопада 1997 року № 1238;
– «Про затвердження Порядку проведення обов’язкових попередніх та періодичних психіатричних оглядів і переліку медичних психіатричних протипоказань щодо виконання окремих видів діяльності (робіт, професій, служби), що можуть становити безпосередню небезпеку для особи, яка провадить цю діяльність, або оточуючих» від 27 вересня 2000 року № 1465;
– «Про затвердження переліку професій, виробництв та організацій, працівники яких підлягають обов’язковим профілактичним медичним оглядам, порядку проведення цих оглядів та видачі особистих медичних книжок» від 23 травня 2001 року № 559.
Медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів проводиться відповідно до Положення, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України та Міністерства внутрішніх справ України від 5 червня 2000 року № 124/345.
ОСОБЛИВОСТІ ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ
Випускники вищих навчальних закладів
Відповідно до положень нормативних актів роботодавець не пізніше ніж за два місяці до випуску на підставі картки працевлаштування випускника:
• підтверджує вищому навчальному закладові достовірність надісланого раніше переліку місць працевлаштування та за домовленістю з навчальним закладом може оформити направлення на роботу (у разі якщо підготовка здійснювалась за державним замовленням).
У разі відмови у прийнятті на роботу за направленням і звернення молодого спеціаліста до центру зайнятості (йдеться про спеціалістів, підготовка яких здійснювалась за державним замовленням) замовник відшкодовує державній службі зайнятості всі витрати, пов’язані з працевлаштуванням, перепідготовкою, виплатою допомоги по безробіттю та матеріальної допомоги в розмірі стипендії під час проходження професійної підготовки й перепідготовки. У цьому випадку молодому спеціалістові має видаватися направлення на роботу і засвідчена печаткою підприємства довідка про відмову у працевлаштуванні.
Випускник приймається на роботу в загальному порядку, який зазвичай встановлюється правилами внутрішнього трудового розпорядку. Рішення приймається на підставі його заяви і посвідчення про направлення на роботу (у разі навчання за цільовим договором) або направлення на роботу (у разі на-вчання за державним замовленням).
Іноземці та особи без громадянства
Згідно з частиною другою статті 8 Закону України «Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства» від 4 лютого 1994 року № 3929-ХІІ іноземці та особи без громадянства, які постійно проживають в Україні, а також яким надано статус біженця в Україні, мають право працювати на підприємствах на підставах і в порядку, встановлених для громадян України. При цьому дозвіл на працевлаштування їм не потрібен. Це правило поширюється також на іноземців, найнятих інвестором у межах і за посадами (спеціальністю), визначеними угодою про розподіл продукції (ч. 2 ст. 35 Закону України «Про угоди про розподіл продукції» від 14 вересня 1999 року № 1039-ХІV).
Іноземці, які прибули в Україну з метою здійснення трудової діяльності, можуть бути прийняті на роботу лише за умови відсутності вітчизняних фахівців із цього виду діяльності або за наявності достатньо обґрунтованої доцільності використання їх праці, а головне – за наявності дозволу на працевлаштування, виданого відповідним регіональним центром зайнятості в порядку, передбаченому Порядком видачі, продовження строку дії та анулювання дозволів на використання праці іноземців та осіб без громадянства, затвердженим постановою Кабінету Міністрів
України від 8 квітня 2009 року № 322. Дозвіл на працевлаштування є документом суворого обліку, тобто має зберігатися на підприємстві (зазвичай у службі персоналу) і не може передаватися іноземцеві в користування. Після закінчення терміну дії дозвіл повертається до відповідного центру зайнятості.
Окрім адміністративної відповідальності за порушення посадовими особами підприємств порядку працевлаштування іноземців (накладення штрафу у розмірі від 1700 до 3400 грн. – від 100 до 200 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, — ст. 204 КУпАП), у разі використання праці іноземців на умовах трудового договору без дозволу на працевлаштування державна служба зайнятості стягує з роботодавця штраф за кожну таку особу у двадцятикратному розмірі мінімальної заробітної плати (ст. 8 Закону України «Про зайнятість населення» від 1 березня 1991 року № 803-ХІІ).
Сумісники
Згідно зі статтею 21 КЗпП працівник має право укладати, крім трудового договору за основним місцем роботи, також трудові договори про роботу за сумісництвом на тому самому (внутрішнє сумісництво) чи на інших підприємствах (зовнішнє сумісництво) за умови, що на основному місці роботи йому не встановлено обмежень на таку роботу.
Важливими ознаками роботи за сумісництвом є те, що вона виконується:
• у вільний від основної роботи час.
Процедура прийняття на роботу за сумісництвом відрізняється від процедури прийняття на основну роботу лише тим, що працівник не подає під час працевлаштування трудової книжки. Натомість він має подати:
• при зовнішньому сумісництві – заяву, паспорт, довідку про присвоєння ідентифікаційного номера та інші документи, подання яких передбачене для зайняття відповідної посади (виконання певної роботи).
Законодавством не передбачено подання довідки-дозволу на роботу за сумісництвом з основного місця роботи.
Неповнолітні
Не допускається прийняття на роботу осіб, яким не виповнилося 16 років. Як виняток допускається прийняття на роботу осіб, які досягли 15-річного віку, за письмовою згодою батьків. Для підготовки молоді до продуктивної праці допускається прийняття на роботу учнів загальноосвітніх шкіл, професійно-технічних і середніх спеціальних навчальних закладів для виконання легкої роботи, що не завдає шкоди здоров’ю і не порушує процесу навчання, у вільний від навчання час по досягненні ними 14-річного віку за згодою одного із батьків або особи, що їх замінює (ст. 188 КЗпП).
Тимчасові працівники
Тимчасовими вважаються працівники, прийняті на роботу терміном до двох місяців, а для заміщення тимчасово відсутнього працівника, за яким зберігається місце роботи (посада), – до чотирьох місяців (Указ Президії Верховної Ради СРСР «Про умови праці тимчасових робітників і службовців» від 24 вересня 1974 року № 311-ІХ).
Особи, яких приймають на роботу тимчасово, мають бути попереджені про це під час укладення трудового договору. При цьому в наказі про прийняття на роботу необхідно вказати на тимчасовий характер трудових відносин і зазначити конкретний термін роботи працівника.
Відповідно до статті 6 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР тимчасовим працівникам щорічна відпустка надається пропорційно відпрацьованому часу. На практиці зазвичай їм виплачується компенсація за дні невикористаної відпустки.
Сезонні працівники
Згідно з пунктом 3 Положення про поря¬док організації сезонних робіт, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1998 року № 578, сезонними вважаються роботи, які через природні та кліматичні умови виконуються не весь рік, а протягом певного періоду (сезону), але не більше шести місяців. Під час прийняття на роботу сезонних працівників потрібно керуватися Указом Президії Верховної Ради СРСР «Про умови праці робітників і службовців, зайнятих н а сезонних роботах» від 24 вересня 1974 року № 310-ІХ і Списком сезонних робіт і сезонних галузей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 березня 1997 року № 278.
Працівники, які приймаються на сезонну роботу, мають бути попереджені про це під час укладення трудового договору. У наказі також зазначається, що їх приймають на сезонну роботу.
Щорічна відпустка сезонним працівникам надається пропорційно відпрацьованому часу (строк трудового договору продовжується на період відпустки) або виплачується компенсація за дні невикористаної відпустки.
Віктор РОЖНОВ,
науковий консультант,
журнал «Довідник кадровика»,
Всеукраїнська асоціація кадровиків
Видання для кадровиків Журнали реєстрації Діловодство та документообіг
