Працюю на новоутвореному приватному підприємстві, прошу підказати, які документи мають бути у відділі кадрів, що потрібно розробити, як вести, з чим ознайомлювати працівників?
У відділі кадрів ведеться дуже багато кадрових справ. Свою роботу відділ має розпочати з розроблення номенклатури справ. Згідно з чинним законодавством, а саме відповідно до статті 32 Закону України від 24 грудня 1993 року № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи», на приватному підприємстві протягом року від дати засування має бути розроблена зведена номенклатура справ та номенклатури справ усіх структурних підрозділів підприємства, зокрема й відділу кадрів.
Порядок складення номенклатур чітко визначений у главі 1 розділу IV Правил № 1000/5. Від початку діяльності відділу має бути обов’язково розроблено та затверджено Положення про відділ кадрів.
На відділ кадрів покладається обов’язок щодо участі у розробленні посадових інструкцій для працівників підприємства. Після затвердження посадових інструкцій працівники ознайомлюються з ними під підпис. Справа з оригіналами посадових інструкцій буде зберігатися у відділі кадрів.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
Також у відділі кадрів ведуться та зберігаються дві окремі справи з оригіналами кадрових наказів:
- тривалого строку зберігання;
- тимчасового строку зберігання.
Крім цього, у відділі кадрів ведуться особові справи працівників. В особових справах, що формуються протягом усього часу роботи працівника на підприємстві, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):
- заява про прийняття на роботу;
- письмовий трудовий договір (контракт);
- копії або витяги з розпорядчих наказів про прийняття на роботу;
- особовий листок з обліку кадрів;
- доповнення до особового листка з обліку кадрів;
- автобіографія;
- копія паспорта;
- копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- копія військового квитка (у разі наявності);
- копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
- заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
- копії або витяги з наказів про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
- копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
- характеристики;
- копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
- документи з атестації;
- заява про звільнення з роботи;
- копія або витяг з наказу про звільнення з роботи.
Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 21 99 77
Також слід розробити, належним чином погодити й затвердити Правила внутрішнього трудового розпорядку і Колективний договір.
А ще варто запровадити багато реєстраційних та облікових форм, зокрема такі:
- журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання;
- журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання;
- журнал реєстрації заяв працівників;
- журнал обліку особових справ;
- журнал обліку довідок, виданих працівникам.
Докладніше — в журналі «ДІЛОВОДСТВО» у статті старшого наукового співробітника відділу документознавства УНДІ архівної справи та документознавства Олени Загорецької «Деякі питання кадрового діловодства на підприємстві».
Якщо ви ще не маєте повноцінного доступу до електронної версії журналу «Діловодство», скористайтесь можливістю отримати демодоступ та переконайтеся в зручності і практичній користі видання для вашої роботи.
У журналі представлено корисні матеріали з організації документообігу, поради щодо ведення кадрової документації та роз’яснення експертів із найактуальніших питань.
Джерело: ДІЛОВОДСТВО
