ЗАПИТАННЯ
- Працівник направив цінним листом заяву на звільнення за угодою сторін. Дата написання заяви 2 вересня 2024 року. У заяві працівник зазначив: «звільнити 2 вересня 2024 року». Листа надіслав 2 вересня. Відділ кадрів отримав заяву на звільнення 5 вересня. Як бути в такій ситуації?
- Працівник направив цінним листом заяву на звільнення за власним бажанням. Дата написання заяви 2 вересня 2024 року. У заяві працівник зазначив: «звільнити 16 вересня 2024 року». Листа надіслав 2 вересня. Відділ кадрів отримав заяву на звільнення 17 вересня. Як бути в такій ситуації?
ВІДПОВІДЬ:
1. Розглянемо перший випадок, коли заява на звільнення за угодою сторін отримана цінним листом пізніше дати, зазначеної працівником в заяві як дата звільнення
Відповідно до статті 36 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) однією з підстав припинення трудового договору є угода сторін.
У випадку припинення трудового договору за угодою сторін працівник та роботодавець мають узгодити ту дату припинення трудового договору, яка влаштовує обидві сторони.
У наведеному випадку роботодавець не може фізично погодитися на ту дату, яка вже минула.
Потрібно запропонувати працівникові нову дату з врахуванням строків, необхідних для листування.
2. Розглянемо другий випадок, коли заява на звільнення за власним бажанням отримана цінним листом пізніше дати, зазначеної працівником в заяві як дата звільнення
Відповідно до статті 38 КЗпП працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це роботодавця письмово за два тижні.
У разі, коли заява працівника про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу (переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вступ до закладу освіти; неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність; догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною з інвалідністю; догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або особою з інвалідністю I групи; вихід на пенсію; прийняття на роботу за конкурсом, а також з інших поважних причин), роботодавець повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник.
Якщо працівник після закінчення строку попередження про звільнення не залишив роботи і не вимагає розірвання трудового договору, роботодавець не вправі звільнити його за поданою раніше заявою, крім випадків, коли на його місце запрошено іншого працівника, якому відповідно до законодавства не може бути відмовлено в укладенні трудового договору.
Враховуючи вищенаведене, звільнення повинно відбутися в той день, що визначив працівник у заяві, але з дотриманням вимог статті 38 КЗпП. Якщо працівник не зазначив бажаної дати розірвання трудового договору, тоді звільнити його необхідно в останній день двотижневого строку, відрахованого від дати попередження про звільнення.
У статті 2411 КЗпП визначено, що строк, обчислюваний тижнями, закінчується у відповідний день тижня.
Читайте також: Якою датою слід подавати повідомлення до ПФУ про переведення працівника на іншу посаду?
Реєстрація вхідного документа як факт його отримання
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях затверджено наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Правила № 1000/5 встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі — підприємство).
Правила № 1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма підприємствами.
Відповідно до Правил № 1000/5 факт надходження документа до установи обов’язково фіксується шляхом проставлення на вхідних документах відмітки про його надходження до установи, яка проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа.
Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи — одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби — година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Журнал реєстрації вхідної документації — зручна реєстраційна форма
Замовити: 0 (800) 219-977
Адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів зберігаються та додаються до документів, а також конверти, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли в конверті відсутні окремі документи, або встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті.
Враховуючи вищенаведене, днем попередження про звільнення рахується день отримання заяви, підтвердженням чого є дата надходження документа та конверт (адресний ярлик рекомендованого конверта) з відповідною відміткою.
Таким чином, якщо працівник написав заяву про звільнення 2 вересня 2024 року та зазначив бажану дату звільнення 16 вересня 2024 року, але фактично попередив про це роботодавця 17 вересня 2024 року (відповідно до реєстрації вхідної кореспонденції), роботодавець має підстави для відмови у звільненні саме цією датою.
У такому випадку доцільно запропонувати працівнику при написанні заяви дотримуватися вимог законодавства та попередити про таке звільнення роботодавця письмово за 2 тижні з врахуванням часу на листування. Також можна запропонувати не зазначати бажаної дати звільнення, тоді звільнення відбудеться в останній день 2-тижневого строку, відрахованого від дати отримання заяви про звільнення.
Нагадуємо, що відповідно до статті 7 Закону України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Вадим Будніков, експерт системи «КАДРИ.UA»
Приймання, опрацювання та попередній розгляд вхідних документів — читайте в журналі «Діловодство»
Джерело: «КАДРИ.UA»
