Згідно з пунктом 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, (далі — Інструкція № 58) з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Мінстату України від 27 жовтня 1995 року № 277 (далі — Наказ № 277), в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).
Міністерства і відомства за згодою з відповідними галузевими профспілками можуть, як виняток, дозволити підприємствам, що працюють в умовах територіальної роз’єднаності (підпорядковані структурні підрозділи розташовані на великій відстані), проводити ознайомлення з записами, що внесені до трудової книжки, в заочному порядку шляхом направлення власникам книжок відповідних повідомлень з наступною відміткою про це в особистій картці.
Водночас наказ Мінстату України, на який є посилання в пункті 2.5 Інструкції № 58, втратив чинність.
Згідно зі статтею 1 (пункт 12 частини першої) Закону України від 8 липня 2010 року № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» основне місце роботи – місце роботи, де працівник працює на підставі укладеного трудового договору, та визначене ним як основне згідно з поданою заявою (до відкликання) та відомостями, що обліковуються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру на її підставі.
Згідно зі статтею 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.
При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки. Також згідно внесених змін в норми законодавства про працю з роботодавця знято обов‘язок ведення трудових книжок в паперовому вигляді (статті 47, 48; частина друга, стаття 144; частина перша, статті 233, 235).
Типова форма П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25 грудня .2009 № 495/656 (далі — Наказ № 495/656). Документ не зареєстрований Міністерством юстиції.
Наказ № 495/656 не встановлює прямий обов’язок вести особові картки за новою формою.
Як зазначено в преамбулі Наказу № 495/656, нова редакція форми П-2 потрібна для цілей статистики та ведення військового обліку на підприємстві.
ГАРЯЧА ЛІНІЯ — безоплатні консультації для передплатників журналу «КАДРОВИК.UA»
Про ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємствах, в установах та організаціях згідно з типовою формою первинного обліку № П-2 зазначено пунктом 38 Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 07 грудня 2016 року № 921.
Водночас у зв’язку із затвердженням нового Порядку організації та ведення військового обліку 30 грудня 2022 року зазначений вище наказ втратив чинність, а в новому документі відсутні вимоги щодо застосування картки П-2.
Державний комітет статистики України у своєму листі від 26 лютого 2010 року № 17/1-25/Н-24/10/37 зауважив, що спільним наказом № 495/656 розмежовано функції щодо питань, які пов’язані з веденням типової форми П-2. Зокрема, відповідно до пункту 4 цього наказу, загальне керівництво роботою, пов’язаною з організацією та веденням військового обліку призовників і військовозобов’язаних згідно з типовою формою № П-2 та контроль за станом цієї роботи в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від підпорядкування і форм власності, покладено на Генеральний штаб Збройних Сил України.
Таким чином вважаємо, що з урахуванням змін в законодавстві про працю, а також беручи до уваги, що затверджена Наказом № 277 форма № П-2, на яку безпосередньо посилається пункт 2.5 Інструкції № 58, втратив чинність, роботодавець має право визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми П-2.
Водночас звертаємо увагу, що надана консультація носить суто інформаційний характер, приймаючи рішення про організацію кадрового документообігу роботодавець зобов’язаний забезпечити документування, узагальнення і зберігання облікової документації відповідно до вимог законодавства. У разі необхідності ви маєте право отримати додаткові роз’яснення від відповідних органів державної влади.
Також нагадуємо, що у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.
У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником. (стаття 7 Закону України від 15 березня 2022 року № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
Джерело: Східне міжрегіональне управління Державної служби з питань праці
