Слід нагадати, що 10 червня 2021 року набрав чинності Закон України від 05 лютого 2021 року № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі — Закон № 1217).
Роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність найманих працівників в електронній формі, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення та інше.
Відомості про трудову діяльність може вносити як працівник, так і роботодавець
Згідно з вимогами, скан-копії трудової книжки мають бути кольоровими, чіткими та відображати всі реквізити документа.
Заповнені сторінки мають бути в хронологічному порядку. Сканування необхідно здійснювати у форматі pdf або jpg. Розмір одного файлу не повинен перевищувати 1 мб. Обмеження щодо кількості файлів не встановлено.
Електронні та паперові трудові книжки: актуальні запитання — читайте в журналі «КАДРОВИК.UA»
Алгоритм подання скан-копії паперової трудової книжки
Щоб подати скан-копії паперової трудової книжки та інших документів про стаж страхувальнику необхідно здійснити такі кроки:
- Увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за посиланням www.portal.pfu.gov.ua за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
- У розділі «Комунікації з ПФУ» та обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність працівника».
- Заповнити форму звернення (РНОКПП та ПІБ особи) — натиснути кнопку «Пошук»;
- Натиснути «Додати файл», обрати тип файлу та завантажити кольорову скан-копію трудової книжки.
У трудовій книжці неправильно зазначено по батькові працівника: як внести виправлення? — читайте в журналі «КАДРОВИК.UA»
- Підписати звернення за допомогою КЕП. Для цього обрати файл ключа та ввести пароль.
- Натиснути кнопку «Підписати та відправити до ПФУ»
Результати оцифрування відповідальною особою органу Пенсійного фонду України наданих скан-копій документів страхувальник може переглянути в закладці «Відомості про трудові відносини», вказавши в меню пошуку РНОКПП працівника чи період надсилання трудової книжки.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Від редакції «КАДРОВИК.UA»:
За періоди до набрання чинності Законом № 1217 відомості про трудову діяльність працівника подаються одним із таких способів:
- у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування (скан-копії трудових книжок);
- в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Отже, скан-копія трудової книжки працівника подається до ПФУ лише у випадках передавання відомостей про його трудову діяльність до 10 червня 2021 року.
ГАРЯЧА ЛІНІЯ — безоплатні консультації для передплатників журналу «КАДРОВИК.UA»
Джерело: ПФУ
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
Модуль 1. Особова картка форми № П-2: правила заповнення
Модуль 2. Особова справа: нормативне регулювання та стала практика.
Кожен учасник отримує:
- 3 відео
- 1 презентацію у форматі PDF
- 1 письмову консультацію експерта
тел.: 0 (800) 219-977 • 067-317-5886
Е-mail: podpiska@mediapro.com.ua
