...
Реєструйся

Відновлення трудової книжки: як бути роботодавцеві і працівникові, якщо її загублено


Втрата документів завжди неприємна, а трудова книжка є одним із найважливіших документів громадянина, бо підтверджує його трудову діяльність та слугує для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу. Тому ставитися до неї необхідно уважно, як і до інших особистих документів.

Порядок ведення трудових книжок регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту України та Міністерством праці України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58).

Відповідно до пунктів 5.1, 5.2 статті 5 Інструкції № 58, якщо трудову книжку загублено, то в першу чергу потрібно звернутись за місцем останньої роботи, запис про що був останнім у трудовій книжці, та написати заяву про втрату трудової книжки. Не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі ускладнення — в інші строки, власник або уповноваженим ним орган видає працівникові нову трудову книжку з написом «Дублікат», який робиться у правому верхньому куті першої сторінки.

«Нова» трудова книжка заповнюється за загальними правилами: у розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката відповідно вносяться записи про роботу, також, про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів та(або) розпоряджень.

Відповідно до пункту 5.3 статті 5 Інструкції № 58 у разі, коли працівник до влаштування на підприємство (установу, організацію), яке видає дублікат трудової книжки, вже працював, при заповненні «трудової» в розділ «Відомості про роботу» вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство. 

Загальний стаж роботи, що не підтверджується документами, записується сумарно, тобто зазначається загальна вартість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.  

Після цього записується загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, по окремих періодах роботи, а саме:

  • зазначається дата прийняття на роботу;
  • пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника;
  • якщо з поданих документів встановлено, що працівник переводився на іншу посаду на підприємстві, то про це також робиться відповідний запис.

Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій здійснюється за бажанням працівника. Знову ж таки така робота має бути підтверджена документами для детальнішого висвітлення стажу.

На цьому етапі слід вирішити, чи достатньо «на майбутнє» зазначати загальний трудовий стаж.

Якщо ж громадянину необхідно мати перелік обійманих посад — доведеться звернутися до попередніх працедавців із заявою про видачу документів, які будуть підтверджувати стаж роботи і посади на відповідному підприємстві.

Документами, що підтверджують загальний стаж, є довідки підприємств, установ, організацій, які уточнюють характер роботи. 

Мають місце випадки, коли на момент звернення підприємство, де працювала особа, вже ліквідовано. В такому випадку довідки, що підтверджують загальний стаж, можуть бути видані правонаступниками таких підприємств.

Отримавши уточнюючі довідки, працівник подає заяву про видачу дубліката трудової книжки за останнім місцем працевлаштування і підтверджуєте свій попередній стаж роботи, а також обіймані посади цими ж довідками.

У випадках, коли немає куди звертатися, у зв’язку з ліквідацією підприємства, можна звернутися до архіву, в якому зберігаються вся документація «ліквіданта», за довідкою. Для цього потрібно написати запит про надання архівної довідки або архівної копії документа із зазначенням його пошукових даних (ким і коли був виданий документ та його номер) і мати при собі документ, що засвідчує особу, якої стосується предмет запиту. Для отримання архівних довідок про стаж роботи, про підтвердження трудового стажу, про атестацію робочих місць — до заяви додається копія сторінок трудової книжки із записами по запитуваному підприємству або, у разі відсутності такої — зазначаються записи трудової книжки (вказуючи назву підприємства, її зміни (перейменування), дати прийняття та звільнення з роботи, номери наказів, перелік обійманих посад). Довідка з архіву видається протягом тридцяти днів (у разі ускладнень — не більше сорока п’яти).

Якщо ж документів у архіві не збереглося, трудовий стаж можна встановити рішенням суду. Для цього слід подати позов про встановлення факту, який має юридичне значення. Алгоритм дій такий: 

  • звернутися до пенсійного фонду з заявою про надання інформації про те, чи перераховувались у період роботи в організації соціальні внески, у який період і у якому розмірі, та надати роздруківки сплачених страхових внесків; 
  • отримати відповідь на заяву (протягом тридцяти днів); 
  • звернутися до суду із заявою про встановлення факту із доданням інформації з пенсійного фонду.
     

Матеріали до теми


Бронювання працівників: роз’яснення юриста
Попри те що захист держави — це конституційний обов’язок громадян України, законодавець передбачив для певної категорії громадян можливість не виконувати ...