На підприємстві було виявлено втрату трудової книжки працівника, яку ще не оцифрували. Як діяти в такій ситуації?
Згідно з частиною четвертою статті 48 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.
Кабінетом Міністрів України 27 квітня 1993 року було видано постанову № 301 «Про трудові книжки працівників» (далі — Постанова № 301), відповідно до якої наказом № 58 Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України 29 липня 1993 року затверджено Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників (далі — Інструкція № 58).
Так, відповідно до Інструкції № 58 трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі — підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад 5 днів, у т. ч. осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Питання, пов’язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання й обліку, регулюються Постановою № 301, Інструкцією № 58 та іншими актами законодавства.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Зберігання трудових книжок працівників
Згідно з частиною другою статті 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр), а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.
Відповідно до частини третьої статті 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки.
Законом України від 5 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (далі — Закон № 1217), який набув чинності 10 червня 2021 року, статтю 48 КЗпП було викладено в новій редакції.
Стаття 48. Облік трудової діяльності працівника
Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.
Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.
ГАРЯЧА ЛІНІЯ — безплатні консультації для передплатників журналу «КАДРОВИК.UA»
Включення Пенсійним фондом України (далі — ПФУ) до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років із дня набуття чинності Законом № 1217 на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Роботодавець зобов’язаний видати належно оформлену трудову книжку працівнику, з яким укладено трудовий договір до набуття чинності цим Законом та який звільняється до завершення процедури включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність, у день звільнення (п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 1217).
Враховуючи вищенаведене, роботодавець не має повноважень щодо зберігання трудових книжок працівників, які були працевлаштовані на підприємстві після набуття чинності Законом № 1217, тобто з 10 червня 2021 року. Зберігання трудових книжок працівників, працевлаштованих з 10 червня 2021 року, у роботодавця може бути розцінено як порушення вимог законодавства. Що ж стосується трудових книжок працівників, які були працевлаштовані до 10 червня 2021 року, то вони зберігаються у роботодавця на підставі законодавства, яке було чинним на дату прийняття таких працівників на роботу. Після оцифрування (сканування) зазначених трудових книжок і передання відповідних відомостей ПФУ такі трудові книжки видаються працівникам.
У разі якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, але працівник бажає зберігати її особисто, працівникові достатньо подати заяву з проханням видати йому трудову книжку для особистого зберігання. Факт передання трудової книжки можна зафіксувати актом приймання-передавання.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 219-977
Облік трудової діяльності працівника
Нормами КЗпП встановлено, що ведення трудових книжок працівників, зокрема внесення до них відповідних записів, здійснюється за бажанням та на вимогу працівників.
НОРМИ КЗпП, ЯКИМИ ПЕРЕДБАЧЕНО ВЕДЕННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ ЗА БАЖАННЯМ (НА ВИМОГУ) ПРАЦІВНИКА:
1. при укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки
↓
Частина третя ст. 24
2. роботодавець зобов’язаний на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника
↓
Частина перша ст. 47
3. на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу
↓
Частина друга ст. 48
4. роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі
↓
Частина третя ст. 48
5. заохочення працівникам оголошуються наказом (розпорядженням) в урочистій обстановці, а також на вимогу працівника, якщо трудова книжка зберігається у нього, заносяться до його трудової книжки
↓
Частина друга ст. 144
6. сторони самостійно вирішують питання щодо необхідності ведення первинної облікової документації та трудової книжки домашнього працівника
↓
Частина сьома ст. 1733
Якщо внесення записів до трудової книжки працівника здійснюється лише за його вимогою, то як вести облік трудової діяльності працівника?
Наразі механізм організації обліку трудової діяльності працівника в електронній формі визначено Порядком обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 року № 1084.
Плакати та шпаргалки для роботи відповідального за ведення військового обліку на підприємстві
0 (800) 219-977 • info@mediapro.com.ua
Облік трудової діяльності ведеться з метою забезпечення накопичення, зберігання та використання інформації про набуті працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством.
Відомості про трудову діяльність працівника зберігаються у складі персональної облікової картки застрахованої особи в Реєстрі.
ВІДОМОСТІ ПРО ТРУДОВУ ДІЯЛЬНІСТЬ ПРАЦІВНИКА ВКЛЮЧАЮТЬ, ЗОКРЕМА, ВІДОМОСТІ ПРО ПЕРІОДИ ТРУДОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ:
- податковий номер юридичної особи (реєстраційний номер облікової картки платника податків фізичної особи (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті) та найменування страхувальника
- рік, за який внесено відомості
- період трудових відносин
- професійна назва роботи
- назва посади із зазначенням структурного підрозділу
- відомості про прийняття на роботу, присвоєння / зміну / позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення
- інформація про основне місце роботи
- освіта
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 219-977 • E-mail: info@mediapro.com.ua
Відомості про трудову діяльність працівника подаються ПФУ через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису. Зазначені відомості можуть бути подані також в оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання інформації встановлюються ПФУ.
Так, Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі затверджено постановою правління ПФУ від 12 березня 2021 року № 11-1 (далі — Порядок № 11-1).
Порядок № 11-1 відповідно до статті 20 Закону України від 8 липня 2010 року № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» визначає механізм подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі для створення електронних трудових книжок.
СПОСОБИ, У ЯКІ ПОДАЮТЬСЯ ВІДОМОСТІ ПРО ТРУДОВУ ДІЯЛЬНІСТЬ ПРАЦІВНИКА:
- за періоди після набуття чинності Законом № 1217:
через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до Порядку № 11-1 - за періоди до набуття чинності Законом № 1217:
- у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
- в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис
Таким чином, незалежно від бажання та вимоги працівника щодо внесення записів до трудової книжки роботодавець зобов’язаний подавати відомості про трудову діяльність працівника через вебпортал електронних послуг ПФУ.
Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 219-977
Втрата трудової книжки працівника
Як уже зазначалося, трудові книжки працівників, які були працевлаштовані до 10 червня 2021 року, зберігаються у роботодавця (якщо тільки вони після оцифрування і передання відповідних відомостей до ПФУ не були видані працівникам). Крім того, навіть якщо працівника було працевлаштовано з 10 червня 2021 року, він міг надати роботодавцю свою трудову книжку для внесення відповідних записів або для її оцифрування. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.
Водночас на практиці можуть траплятися випадки втрати трудових книжок працівників або виникнути обставини, за яких трудова книжка стане непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо).
Відповідно до пункту 4 Постанови № 301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках — іншу відповідальність…
Ще більше корисних матеріалів від провідних експертів й аналітиків знайдете на шпальтах Живого журналу «КАДРОВИК.UA» № 2-2025. Статті доступні тільки для передплатників видання.
Детальніше про зберігання трудових книжок працівників, облік трудової діяльності працівника, втрату трудової книжки працівника, внесення запису про втрату трудової книжки до книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, дублікат трудової книжки, а також підтвердження наявного стажу роботи за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній з наведенням зразків необхідних документів — читайте в лютневому випуску журналу у статті експерта системи «КАДРИ.UA» Вадима Буднікова «Втрата неоцифрованої трудової книжки працівника: дії роботодавця».
Джерело: КАДРОВИК.UA
