Вхід

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.

Як вести облік кадрових документів ФОП при прийнятті працівника на роботу

Дата публікації: 05.10.2021

Головне управління Держпраці у Одеській області роз’яснює, що приймаючи працівників на роботу, ФОП набуває статусу роботодавця.

Приймаючи працівників на роботу, фізична особа — підприємець (далі — ФОП, підприємець) набуває статусу роботодавця (підпункт 14.1.222 Податкового кодексу Україничастина перша статті 1 Закону України від 22 червня 2012 року № 5026-VI «Про організації роботодавців, їх об’єднання, права і гарантії їх діяльності»). В частині першій статті 1 Закону № 5026 говориться, що «Роботодавець — юридична особа (підприємство, установа, організація) або фізична особа — підприємець, яка в межах трудових відносин використовує працю фізичних осіб».

Вимоги законодавства про працю

Відносини суб’єкта господарювання та найманих працівників регулюються трудовим законодавством.

Це означає, що фізичні особи — підприємці повинні виконувати вимоги, визначені Кодексом законів про працю України (далі — КЗпП), у разі прийняття на роботу найманих працівників.

Трудовим договором є угода між працівником і фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, із підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату й забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю й угодою сторін.

Роботодавець має вести облік персоналу та оформити документи, передбачені законодавством про працю та зайнятість населення.

Відповідно до пункту 6 частини першої статті 24 КЗпП фізична особа — підприємець укладає трудовий договір із фізичною особою обов’язково в письмовій формі.

Згідно трудового законодавства підприємець повинен видати наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу, указавши дату початку роботи.

Без видання такого наказу підприємець не зможе заповнити форму Повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, наведеною в додатку до постанови Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 413 «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» (далі — Постанова № 413).

Цього вимагає частина третя статті 24 КЗпП, згідно з якою роботодавець не має права допускати працівника до роботи без надання Повідомлення про прийняття працівника на роботу до органу Державної фіскальної служби.

У формі Повідомлення передбачені графа 7 «Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу» та графа 8 «Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу», тобто без видання наказу про прийняття працівника на роботу фізичній особі — підприємцю не обійтися.

Тому, при оформленні працівника на роботу до ФОП обов’язковим є оформлення трудового договору в письмовій формі, видання наказу про прийняття на роботу.

Щодо обліку наказів та іншої кадрової документації

Наказ про прийняття на роботу є обов’язковим кадровим документом ФОП.

Наказ (розпорядження) оформлюють за типовою формою № П-1, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05 грудня 2008 року № 489. Можна оформлювати наказ за довільною формою, розробленою підприємцем самостійно.

Серед реєстраційних форм ФОП є обов’язкові, вести які вимагає законодавство, зокрема, реєструвати накази з кадрових питань тривалого і тимчасового строків зберігання зобов’язує глава 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144, діє з 01 вересня 2021 року (далі — ДСТУ 4163:2020) визначає, як оформляти реквізити документів.

Обов’язковим реквізитом наказів є їх реєстрація (реєстраційний номер). Призначення реєстрації — надати документу юридичної сили, тобто підтвердити факт його створення або одержання. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за ними.

Реєстраційний індекс — один з обов’язкових реквізитів будь-якого документа (п. 5.11 ДСТУ 4163:2020). Реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами…

Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» ДСТУ 2732:2004 встановлює, що «Реєстрація документа — це внесення до облікової форми стислих відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати зареєстрування».

Ось ще декілька термінів, визначених ДСТУ 2732:2004.

Пункт 4.1.4. Реквізит (службового документа) — інформація. зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

Пункт 4.2.7. Реєстрування (службового) документа — внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати зареєстрування.

Пункт 4.2.8. Реєстраційний індекс (службового) документа — цифрова чи абетко-цифрова познака, надана службовому документові під час його реєстрації.

Трудові договори належать до категорії документів, які зберігаються 75 років. Це установлено статтею 492 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5).

Накази, розпорядження з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; оплату праці…) зберігаються 75 років(ст. 16-б Переліку № 578/5).

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання — їх строк зберігання становить 75 років (ст. 121-б Переліку № 578/5).

Для зберігання трудових договорів працівників має бути сформовано окрему справу, теку наприклад «Трудові договори працівників».

Книга реєстрації наказів може мати таку форму: номер за переліком; дата та номер наказу; найменування (короткий зміст); ким написаний; кому направлено (підпис посадової особи), яку зазначено в листі Міністерства праці та соціальної політики України від 19 жовтня 2005 року № 09-487 «Про реєстрацію наказів щодо особового складу».

Бланк журналу реєстрації трудових договорів для ФОПа може мати такі графи: реєстраційний номер; дата реєстрації трудового договору; дата і номер наказу про прийняття на роботу; дата і підпис працівника про одержання примірника трудового договору; дата і номер додаткової угоди про зміни та доповнення до трудового договору; дата і номер наказу про припинення трудового договору; примітки.

Додатково про облік кадрових документів ФОП можна прочитати у статтях «Як оформити трудові відносини між працівником і ФОП» та «Кадрова документація ФОП: що потрібно вести, а що ні».