Ще 1 липня 2020 року державне підприємство «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» видав наказ «Про прийняття та скасування національних стандартів» № 144, згідно з яким необхідно:
1. Прийняти національні стандарти з наданням чинності з 01 вересня 2021 року:
- ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» — на заміну ДСТУ 4163-2003;
- ДСТУ 9031:2020 «Правила публікування інформації архівних документів» — вперше.
2. Скасувати чинність національного стандарту з 01 вересня 2021 року ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».
Відсьогодні треба оформляти службові документи по-новому, адже ДСТУ 4163:2020 поширюється на всі підприємства : на державні органи, ОМС, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб (далі — підприємства) незалежно від їхнього функціонально- цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020).
Підприємства повинні застосовувати ДСТУ 4163:2020 в обов’язковому порядку. ФОПи можуть застосовувати ДСТУ 4163:2020 добровільно.
Спеціаліст кадрової служби повинен керуватись новим ДСТУ 4163:2020 при складані організаційно-розпорядчої та інформаційно-аналітичної документації: посадові інструкції, штатні розписи, накази, розпорядження, акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо.
Оновлення зачепили усі елементи документів: підпис, гриф затвердження, ознайомлення, засвідчення копій тощо.
Про які саме зміни йдеться можна прочитати у статті Новий стандарт на оформлення документів.
