Якщо документи підприємства, передані на зберігання до архівної установи, знищено внаслідок обстрілу, необхідно зафіксувати втрату, отримати підтвердні документи, повідомити ДПС і розпочати відновлення документації. Порядок дій залежить, зокрема, від місця розташування підприємства.
Насамперед слід звернутися до архівної установи та отримати документи, які підтверджують знищення архіву. Зокрема, це повідомлення про виникнення форс-мажорних обставин, копія акта про невиправні пошкодження справ, акт про пожежу від ДСНС, витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань про відкриття кримінального провадження та, за наявності, сертифікат Торгово-промислової палати про обставини непереборної сили.
Далі керівник підприємства видає наказ про створення комісії для з’ясування причин втрати або знищення документів. До її складу можна залучити представника архівної установи.
Рекомендуємо: «Тематична добірка статей «Номенклатура справ від розроблення до застосування»
Комісія складає акт про втрату або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та інших документів. Форму акта підприємство визначає самостійно. У ньому потрібно перелічити всі знищені документи. Акт підписують члени комісії, зокрема представник архіву, після чого його затверджує керівник підприємства.
Для повідомлення ДПС до заяви додають складений акт, акт передавання документів на зберігання та копії отриманих від архівної установи підтверджень знищення документів.
Можливість застосувати спеціальну процедуру за пунктом 69.28 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу України залежить від території, на якій розташоване підприємство. Якщо підприємство не перебуває на території активних бойових дій або тимчасово окупованій території відповідно до затвердженого переліку, ця процедура недоступна. У такому разі про втрату документів повідомляють податкову в загальному порядку відповідно до статті 44 ПКУ.
Після оформлення втрати підприємству потрібно розпочати відновлення документації. Зокрема, варто звернутися до контрагентів, щоб отримати копії або дублікати втрачених документів.
Джерело: SUD.UA
