Документальне забезпечення безпеки праці в роботі кадрових служб

Загалом документи з кадрового обліку, кадрового діловодства, з питань охорони праці належать до документації, що стосується фінансово-господарської діяльності підприємства, організації, установи (далі – підприємство). При цьому питання планування, організації, проведення заходів, звітування та все, що пов’язане з охороною праці, відображається як у кадрових, так і в інших документах підприємства, які стосуються кадрової служби. Це, зокрема, така документація:

– статут (положення) підприємства – у ньому виписано функції підприємства з охорони праці й пожежної безпеки;

– колективний договір – включає в себе положення з відображенням обов’язків адміністрації забезпечити належні умови праці працівників;

– штатний розпис – містить посади працівників служби (підрозділу) охорони праці;

– правила внутрішнього трудового розпорядку – мають у своєму складі положення, що враховують такі питання трудових відносин, які регулюють створення безпечних і здорових умов праці (режим праці, зокрема окремих категорій працівників: зайнятих на певних видах робіт, жінок, неповнолітніх; режим відпочинку тощо);

– посадові інструкції – у них зазначають обов’язки працівників стосовно охорони праці;

– інструкції з охорони праці;

– накази щодо кадрового складу – ті, які містять дані про посадову чи функціональну персональну причетність конкретних працівників до охорони праці;

– особові справи працівників – якщо вони включають відомості про форми причетності до питань охорони праці (освіту, посаду тощо);

– трудові книжки – фіксація посад, пов’язаних з охороною праці;

– табелі обліку використання робочого часу – як первинні документи, де відображено фактичну зайнятість працівників на певних посадах або роботах, що стосуються, скажімо, надання пільг або компенсацій;

– журнали реєстрації проведення інструктажів з охорони праці;

– журнали реєстрації відпусток – тих, що надаються за роботу з важкими умовами праці чи особливо напруженими.

У цій публікації наводимо рекомендований перелік документів відділу кадрів, що містять питання з охорони праці.

Перелік кадрових документів і вимог щодо забезпечення охорони праці

– Правила внутрішнього трудового розпорядку:

– Положення про відділ кадрів.

– Посадові інструкції працівників, у яких відображаються обов’язки, правила й відповідальність з охорони праці.

– Трудові договори:

– Графік відпусток.

– Медичні огляди:

– Перелік професій, робочих місць, робіт, на яких заборонено працю жінок.

– Перелік професій, робочих місць, робіт, на яких заборонено працю неповнолітніх.

– Документи з контролю за дотриманням установленого режиму роботи структурних підрозділів, обліку часу, фактично відпрацьованого кожним працівником, серед них:

– Навчальні плани і програми підготовки працівників робітничих професій, перепідготовки, набуття другої професії, підвищення кваліфікації.

– Договори із закладами професійної освіти, курсами підвищення кваліфікації, підприємствами з навчання (практики) і стажування персоналу.

– Накази щодо організації допуску працівників до самостійної роботи.

– Документи щодо атестації робочих місць за умовами праці.

Пояснення до переліку документації

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Згідно зі статтею 142 КЗпП України трудовий розпорядок на підприємствах, в установах, організаціях визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку. Попри те, що нема законодавчої обов’язковості прийняття правил внутрішнього трудового розпорядку на підприємстві, потреба в них для роботодавця є реальною. У статті 21 КЗпП ідеться про зобов’язання працівника виконувати визначену трудовим договором роботу з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку. А стаття 29 КЗпП зобов’язує роботодавця ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку до початку його роботи. У знанні правил внутрішнього трудового розпорядку зацікавлений і сам працівник, адже у статті 40 КЗпП однією з підстав припинення трудового договору з ініціативи власника названо систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених трудовим договором або правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Якщо треба, на підприємстві можна користуватися Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затвердженими постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20 липня 1984 року № 213. Правила рекомендують створити положення про порядок залучення працівників до виконання трудових обов’язків у нічний час, вихідні, неробочі і святкові дні, а також до надурочних робіт. Фіксувати такі роботи, відмічаючи відповідні компенсації, можна в окремому журналі (додаток 1).

Для деяких категорій працівників можна застосовувати певні особливості режиму робочого часу і часу відпочинку. Правилами внутрішнього трудового розпорядку установлюється час надання перерв і їх тривалість (не вважається робочим часом). На окремих видах робіт для працівників протягом робочого часу можна передбачати спеціальні перерви, зумовлені технологією та організацією виробництва і праці. Вказаними правилами установлюються вихідні дні протягом тижня почергово кожній групі працівників, зупинити роботу яких у загальні вихідні дні неможливо з виробничо-технічних і організаційних причин (умов).

До правил внутрішнього трудового розпорядку заносять вимоги щодо поведінки, особливо на вибухо- і пожежонебезпечних, хімічних та інших небезпечних виробництвах.

Положення про відділ кадрів

Нормативного акта, який би регламентував складання, затвердження та виконання положень про всі служби підприємства, нема. Зазвичай складає положення про службу її начальник. Для цього йому треба насамперед мати чітке уявлення про:

Положення може містити такі структурні елементи:

Положення про відділ кадрів — це організаційно-правовий документ, який визначає місце підрозділу в загальній структурі організації, регламентує порядок його функціонування, а також підпорядкованість і взаємодію з посадовими особами, підрозділами і службами. Таким чином, положення установлює системно пов’язані між собою правила, норми і вимоги з усіх питань, віднесених до компетенції відділу кадрів (кадрової служби), обов’язкові для виконання працівниками підприємства.

У положенні мають зазначатися серед інших обов’язки, права, відповідальність відділу кадрів і його взаємодія з іншими підрозділами підприємства та органами державного нагляду і контролю із забезпечення охорони праці.

Посадові інструкції

Перелік обов’язків (робіт), що їх виконує кожен працівник за посадою, спеціальністю, професією, визначається посадовими інструкціями (функціональними обов’язками), складеними з урахуванням положень відповідних випусків Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, які затверджено наказами Міністерства праці та соціальної політики України, інших міністерств і відомств, або Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт і професій робітників (якщо нема випуску ДКХП).

Роботодавець розробляє і затверджує посадові інструкції для керівників, професіоналів і фахівців, ураховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги до посади. Для технічних службовців і робітників можна розробляти робочі інструкції.

Трудовий договір

У статті 21 КЗпП визначено поняття трудового договору, право працівника на реалізацію своїх здібностей до продуктивної і творчої праці, особливості контрактної форми трудового договору.

Не допускається приймати на роботу осіб, яким не виповнилося 16 років (ст. 188 КЗпП). У виняткових випадках, за згодою одного з батьків або особи, яка його заміняє, можна приймати на роботу осіб, яким виповнилося 15 років.

Для підготовки молоді до продуктивної праці допускається приймати на роботу учнів загальноосвітніх шкіл, професійно-технічних і середніх спеціальних навчальних закладів для виконання легкої роботи, що не завдає шкоди здоров’ю та не порушує процесу навчання, у вільний від навчання час, якщо вони досягли 14 років. Для такої роботи також потрібна згода одного з батьків або особи, що його заміняє. Осіб, яким не виповнилося 18 років, не дозволяється приймати на важкі роботи зі шкідливими чи небезпечними умовами праці, а також на підземні роботи.

Забороняється застосовувати працю жінок на важких і підземних роботах, крім нефізичних робіт або робіт із санітарного і побутового обслуговування. Забороняється також перенесення та пересування жінками важких предметів понад установлені для цього гігієнічні норми.

Графік відпусток

Графік відпусток складають перед початком кожного року відповідно до статті 79 КЗпП. Практично проект графіка готує відділ кадрів, інспектор із кадрів або працівник, якому доручено вести кадрове діловодство, узгодивши його з керівниками підрозділів. Графік відпусток погоджують із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом, затверджує його роботодавець і доводить до відома всіх працівників. Складаючи графік, ураховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і можливості їхнього відпочинку. З позицій охорони праці і здоров’я щорічні відпустки надають у зручний час за бажанням таким працівникам: особам віком до 18 років, інвалідам, жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами чи після неї.

Затверджені графіки відпусток є обов’язковими як для роботодавців, так і для працівників.

Щорічні додаткові оплачувані відпустки надають працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими та/чи небезпечними умовами праці, тим, які мають особливий характер праці, працівникам із ненормованим робочим днем.

Медичні огляди

Існує два основних і незалежних один від одного види медичного огляду, що різняться масштабами і метою проведення:

Перший вид медичного огляду регулюється Порядком проведення медичних оглядів працівників певних категорій, затвердженим наказом Міністерства охорони здоров’я від 21 травня 2007 року № 246 (далі – Порядок № 246).

Профілактичний медичний огляд проходять згідно з Порядком проведення обов’язкових профілактичних медичних оглядів і видачі особистих медичних книжок, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 23 травня 2001 року № 559.

Для того щоб визначити категорії працівників, які підлягають попереднім (періодичним) медичним оглядам, роботодавець організовує лабораторні дослідження умов праці з визначенням шкідливих і небезпечних факторів виробничого середовища і трудового процесу на конкретних робочих місцях працівників. Після цього одержані дані передають до відповідної санітарно-епідеміологічної станції, де щороку установлюють категорії працівників, які зобов’язані пройти медичний огляд згідно з Порядком № 246, і до 1 грудня складають акт визначення категорій серед відповідних працівників. Протягом місяця після одержання такого акта роботодавець складає в чотирьох примірниках поіменні списки вказаних працівників, узгоджує їх із санітарно-епідеміологічною станцією. Один примірник списку залишається у відповідальної за організацію медичного огляду посадової особи підприємства, решту надсилають до лікувально-профілактичного закладу, санітарно-епідеміологічної станції, робочого органу виконавчої дирекції Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань.

Медичний огляд здійснюють лише лікувально-профілактичні заклади, визначені відповідними наказами органів охорони здоров’я, а також спеціалізовані лікувально-профілактичні заклади з правом установлювати діагноз відповідно до професійного захворювання.

Організовуючи цю роботу на рівні підприємства, роботодавець повинен ужити, зокрема, таких заходів:

По закінченні медичного огляду висновки про стан здоров’я працівника заносять у його картку, на підставі якої лікувально-профілактичний заклад видає йому медичну довідку про проходження медичного огляду.

За результатами медичного огляду спеціальна комісія закладу, яка його проводила, оформляє заключний акт у шести примірниках, один з яких передає роботодавцеві. На підставі цього акта роботодавець зобов’язаний забезпечити проведення певних оздоровчих заходів і усунути причини, що призводять до виникнення професійних захворювань.

Дні відсутності працівників на робочих місцях у зв’язку з проходженням медичних оглядів, що збігаються з їхнім робочим часом, підлягають обліку. Очевидно, що час перебування працівника в медичному закладі на обстеженні в табелі обліку використання робочого часу потрібно відображати як нез’явлення з інших причин, тобто цілоденний невихід на роботу з повним збереженням заробітної плати.

Організація запобіжних заходів зі збереження здоров’я осіб, які працюють на певних посадах, роботах і в умовах, а також інших осіб (працівників, населення) регулюється й іншими нормативними документами, якими треба керуватися кадровим службам у своїй діяльності. До таких документів належать:

Треба також окремо визначити, у яких випадках, укладаючи трудовий договір, роботодавець має право вимагати, а майбутній працівник підтвердити інформацію про задовільний стан свого здоров’я, тобто пред’явити відповідний документ медичного закладу. Статтею 24 КЗпП установлено, що таке допускається лише у випадках, передбачених законодавством. Наприклад, до таких ситуацій можна віднести обов’язок працівника, який наймається для надання послуг з обслуговування населення чи в умовах з підвищеною небезпекою для людей, що його оточують, подати до відділу кадрів (окрім паспорта і трудової книжки) особову медичну книжку. До працівників, які зобов’язані, працевлаштовуючись, подати документ про стан здоров’я, можна віднести також осіб, зазначених у Переліку № 1238.

Професії, робочі місця, роботи, на яких заборонено працю жінок

Працеохоронні заходи стосовно збереження здоров’я жінок за певних умов праці і трудового процесу визначено статтями 174–177 КЗпП. У цих випадках нормування жіночої праці регулюється такими нормативними документами:

Керуючись переліченими документами, відділ кадрів, за погодженням із підрозділами і службами підприємства, розробляє відповідний перелік, який роботодавець затверджує наказом. Цей перелік додають до правил внутрішнього трудового розпорядку.

Як виняток – праця жінок на роботах у нічний час (крім вагітних і жінок, що мають дітей віком до трьох років) дозволяється в тих галузях, де одночасно дотримано дві вимоги (умови):

Указані обмеження праці жінок на роботах у нічний час не поширюються на селянські (фермерські) господарства, на приватні підприємства, засновані на власності фізичної особи, де зайняті лише члени сім’ї.

Професії, робочі місця, роботи, на яких заборонено працю неповнолітніх

Працеохоронні заходи стосовно збереження здоров’я неповнолітніх за певних умов праці і трудового процесу визначено статтями 190 і 192 КЗпП.

Заборона застосовувати працю осіб, яким не виповнилося 18 років, на важких роботах і на роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці, а також на підземних роботах регулюється Переліком важких робіт і робіт із шкідливими і небезпечними умовами праці, на яких забороняється застосування праці неповнолітніх, затвердженим наказом Міністерства охорони здоров’я України від 31 березня 1994 року № 46.

Заборона залучати осіб, яким не виповнилося 18 років, до підіймання та переміщення речей масою, що перевищує установлені для них граничні норми, регулюється Граничними нормами підіймання і переміщення важких речей неповнолітніми, затвердженими наказом Міністерства охорони здоров’я України від 22 березня 1996 року № 59. Відділ кадрів, керуючись зазначеним переліком, за погодженням зі службами і підрозділами підприємства розробляє свій перелік, який затверджується наказом роботодавця чи включається (додається) до правил внутрішнього трудового розпорядку.

Заборона залучати працівників, яким не виповнилося 18 років, до нічних, надурочних робіт і робіт у вихідні дні регулюється статтею 192 КЗпП.

Контроль за режимом роботи

Відділ кадрів зобов’язаний контролювати дотримання установленого режиму роботи в підрозділах, вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. Це особливо важливо для працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими і/чи небезпечними умовами праці, для працівників віком до 18 років та інвалідів.

Варто зазначити, що облік фактичного часу роботи в певних умовах ведеться переважно з подвійною метою:

Скорочена тривалість робочого часу для працівників віком від 16 років, учнів від 14 до 15 років, які працюють у період канікул, протягом навчального року, для працівників, зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці передбачена статтею 51 КЗпП.

Підготовка працівників робітничих професій. Перепідготовка

Загалом організація виробничого навчання через професійну підготовку та підвищення кваліфікації працівників, особливо молоді, регулюється статтею 201 КЗпП.

Усі громадяни, прийняті на роботу як робітники, котрі не мають спеціальності, зобов’язані пройти професійно-практичну підготовку в обсязі вимог кваліфікаційної характеристики початкового рівня кваліфікації спеціальності відповідно до програми професійного навчання. Це здійснюється: через бригадне чи індивідуальне навчання безпосередньо на виробництві; на цільових курсах, що існують або створюються для цього; в навчальних закладах (навчально-курсових комбінатах, навчальних пунктах тощо).

Навчання безпечної праці під час підготовки працівників робочих професій, перепідготовки, здобуття другої професії, підвищення кваліфікації безпосередньо на підприємствах організують працівники служби підготовки кадрів або технічного навчання із залученням потрібних спеціалістів інших підрозділів або служб підприємства чи сторонніх підприємств. Якщо ж нема такої служби, цю функцію виконує відділ кадрів.

Навчати безпеки праці треба за навчальними планами і програмами, що передбачають теоретичне і виробниче навчання.

Безпека праці має бути серед навчальних дисциплін, пов’язаних з технологією, конструкцією обладнання тощо (крім теоретичного навчання в рамках спеціального навчального предмета, «охорона праці», що її викладають, готуючи працівників за професіями з додатковими вимогами безпеки праці, пов’язаними з обслуговуванням обладнання підвищеної небезпеки).

Виробничу складову навчання безпечних методів і прийомів праці (техніки безпеки) проводять у навчальних лабораторіях, майстернях, на робочих місцях, спеціально створених на підприємствах, у навчальних закладах під керівництвом викладача, майстра (інструктора) виробничого навчання чи висококваліфікованого працівника. Якщо ж нема потрібної навчально-методичної бази, як виняток, навчання проводять на робочих місцях.

Готуючи працівників робітничих професій, питання з охорони праці додають до екзаменаційних білетів для дисциплін зі спеціальних технологій і до письмових робіт на кваліфікаційних іспитах.

Послуги закладів професійної освіти

Професійна підготовка працівників, перепідготовка, підвищення кваліфікації, одержання другої професії здійснюється в ліцензованих закладах професійної освіти (професійно-технічних навчальних закладах) на договірній основі. За змістом освітні послуги групуються у такі:

У договорі (цивільно-правовій угоді) на надання платних освітніх послуг обов’язково треба вказувати:

Допуск працівників до самостійної роботи

Працівників, які не пройшли відповідного навчання, перевірку знань, інструктажу з охорони праці, до роботи не допускають. Первинний, повторний, позаплановий і цільовий інструктаж завершують перевіркою інструктором знань проінструктованої особи (усним опитуванням або за допомогою технічних засобів). У разі незадовільних результатів перевірки протягом 10 днів проводять повторний інструктаж і перевірку знань. Якщо після цільового інструктажу результат перевірки знань незадовільний, допуск до виконання робіт не надається, а повторний інструктаж не проводиться.

Проведення інструктажу реєструють у журналі. Інструктор та інструктований ставлять свої підписи.

Перелік професій і посад працівників, звільнених від первинного, повторного та позапланового інструктажу, затверджує роботодавець за погодженням із державним інспектором з нагляду за охороною праці.

Готують працівників для робіт з підвищеною небезпекою згідно з Переліком робіт з підвищеною небезпекою, затвердженим наказом Державного комітету України з нагляду за охороною праці від 26 січня 2005 року № 15, і працівників, зайнятих на роботах, що потребують професійного добору, згідно з Переліком робіт, де є потреба у професійному доборі, затвердженим наказом Міністерства охорони здоров’я України і Державного комітету України з нагляду за охороною праці від 23 вересня 1994 року № 263 /121, лише в навчальних закладах, ліцензованих Міністерством освіти і науки України з навчання у відповідних галузях.

Треба мати на увазі, що працівник, отримавши посвідчення про підготовку, перепідготовку чи підвищення кваліфікації, наприклад, відповідно до Положення про професійне навчання кадрів на виробництві, затвердженого наказом Міністерства праці України і Міністерства освіти і науки України від 26 березня 2001 року № 127/151, не звільняється від обов’язку пройти навчання та перевірку знань з питань охорони праці.

Атестація робочих місць за умовами праці

Кадрова служба (відділ кадрів) підприємства, долучившись до загального процесу організації і проведення атестації робочих місць, на підставі Національного класифікатора України «Класифікатор професій» ДК 003:2005, затвердженого Державним комітетом України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 26 грудня 2005 року № 375, і відповідного випуску Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників відповідності найменувань професій і посад, зайнятих працівниками на атестованих робочих місцях, головно беруть участь в установленні характеру фактично виконуваних робіт. Якщо виявлено відхилення, назву професії (посади) приводять у відповідність до чинного Класифікатора професій. Також працівники кадрової служби можуть брати участь у складанні за результатами атестації загального переліку робочих місць, виробництв, професій і посад з несприятливими умовами праці.