Призначення наказів із адміністративно-господарських питань
Наказ із адміністративно-господарських питань (далі — АГП) — це розпорядчий документ, який стосується правового врегулювання питань оперативного, організаційного, адміністративного та господарського характеру.
Зміст наказів з АГП стосується зокрема питань з:
- організації та проведення певних заходів (наприклад, інвентаризації, поточного ремонту будівель і приміщень, які займає підприємство, покращення санітарного стану та благоустрою прилеглих до будівель територій);
- облаштування робочих місць, зокрема забезпечення працівників офісними меблями й технікою, інвентарем, інформаційно-комунікаційними ресурсами, канцелярським приладдям тощо;
- запровадження незначних змін у роботі окремих структурних підрозділів чи працівників підприємства, установлення певних обмежень тощо (наприклад, обмеження в користуванні мобільним зв’язком, заборони паління в приміщеннях підприємства, призначення чергових на період святкових днів тощо).
- встановлення певних обмежень (наприклад, години користування кухнею).
Бланк наказу з адміністративно-господарських питань
Накази з АГП реєструють окремо від наказів з особового складу (кадрових питань) і наказів з основної діяльності і, відповідно, зберігають в окремих справах.
Їх слід оформлювати на спеціальному бланку наказу або на загальному бланку підприємства. Якщо на підприємстві таких бланків не використовують (не розроблено), то накази з АГП можна складати на стандартному аркуші паперу формату А4.
Склад реквізитів наказу з адміністративно-господарських питань
Наказ із АГП, оформлений на спеціальному бланку, має такі постійні реквізити:
- зображення Державного Герба України (лише для підприємств, які згідно зі статутом (положенням) мають право використовувати державну символіку), Герба Автономної Республіки Крим
або
- зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг) — для підприємств, які не мають права використовувати державну символіку на бланках;
- найменування юридичної особи вищого рівня (для підвідомчих юридичних осіб);
- найменування юридичної особи;
- назва виду документа (НАКАЗ);
- місце складення документа.
Також наказ із АГП може мати змінні реквізити, які обмежують відповідними позначками. До таких реквізитів належать:
- код форми документа;
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- заголовок до тексту документа;
- відмітка про контроль.
Наказ, оформлений на загальному бланку юридичної особи, крім постійних реквізитів, зафіксованих у цьому бланку, максимально може мати такі реквізити:
- назва виду документа (НАКАЗ);
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- гриф обмеження доступу до документа;
- відмітка про контроль;
- заголовок до тексту документа;
- текст документа;
- підпис;
- віза документа;
- гриф погодження (схвалення) документа;
- відмітка про засвідчення копії документа;
- відомості про виконавця документа;
- відмітка про ознайомлення з документом;
- відмітка про виконання документа;
- запис про державну реєстрацію;
- відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.
Вебінар «СТВОРЮЄМО АРХІВ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ»
Для довідок: 0 (800) 219-977 • E-mail: [email protected]
Про реєстраційний індекс наказу
Складаючи наказ із АГП, слід пам’ятати, що його реєстраційним індексом є літерно-цифровий індекс, який складається з порядкового номера в межах року, наприклад, за журналом реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань із додаванням літер АГ або АГП, наприклад: № 20‑АГП.
Журнальну форму реєстрації документів доцільно використовувати на малих підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.
Журнал реєстрації можна вести в зошиті формату А4 (210 × 297 мм) або складати його з окремих аркушів-бланків, що дасть змогу заповнювати їх будь-якими засобами запису та поступово повністю сформувати журнал, зокрема з одночасним уведенням інформації в комп’ютерну пам’ять і подальшим її роздрукуванням.
Вебінар «Інструкція з діловодства: алгоритм розроблення, затвердження та впровадження у роботу»
Для довідок: 0 (800) 219-977 • E-mail: [email protected]
Читайте також:
- Як правильно призначити відповідального за розроблення номенклатури й ведення архіву на підприємстві
- Як правильно реєструвати та індексувати документи
- Складання номенклатури справ
Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»
Електронна версія журналу «Діловодство»
- документаційні процеси
- ведення журналів реєстрації
- зразки документів
- складання й оформлення службових документів
- особливості роботи архіву на підприємстві
- функціонування системи електронного документообігу
- прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
- юридичні консультації щодо документування господарських процесів
