Вхід

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.

Оформлення різних видів довідок

Дата публікації: 29.09.2021
  1.  Які види довідок дозволяється створювати в електронній формі?
  2.  Які види довідок слід засвідчувати відбитком печатки юридичної особи?
  3.  До обов’язків якого структурного підрозділу юридичної особи належить підготовка та видавання працівникам довідок біографічного характеру?

Найпоширенішими видами інформаційно-аналітичних документів є довідки, доповідні та пояснювальні записки. Мета їх створення — передання службової інформації від працівника до керівника юридичної особи або від керівника юридичної особи до керівництва органу вищого рівня. На відміну від розпорядчих документів, ці документи не містять обов’язкових до виконання доручень, проте самі вони можуть бути підставою для видання відповідних наказів та розпоряджень, зокрема тих, що стосуються кадрових питань.

На разі зосередимо увагу саме на довідках.


Види довідок

Залежно від цільового призначення довідки поділяють на внутрішні та зовнішні. Внутрішні довідки мають переважно службовий характер, тоді як зовнішні довідки бувають службового та особового (біографічного) характеру.

Довідка службового характеру відображає питання основної діяльності юридичної особи (додаток 1). Як правило, текст такої довідки містить інформацію щодо результатів:

•   виконання юридичною особою певних випробувань, досліджень чи робіт;

• проведення атестацій, перевірок, ревізій, інших подібних заходів;

• упровадження сучасних методів управління, новітніх технологій виробництва, проведення навчальної чи виховної роботи тощо.

Довідка особового (біографічного) характеру містить опис та/або підтвердження певних фактів і подій, що стосуються діяльності конкретного працівника юридичної особи (наприклад, засвідчення його місця роботи, розміру заробітної плати тощо) (додаток 2).


Внутрішні довідки

Внутрішні довідки готують, як правило, у відповідь на запит керівництва юридичної особи та подають керівництву у визначений термін.

Внутрішню довідку складає 1 працівник або керівник структурного підрозділу, інша посадова особа чи комісія, до складу якої входить певна кількість посадових осіб. Текст такої довідки має бути присвячений одному питанню службового характеру.

Внутрішню довідку оформлюють на бланку структурного підрозділу (за наявності такого бланку) або на стандартних аркушах паперу формату А4 з відтворенням відповідних реквізитів, установлених Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).

У разі запровадження юридичною особою системи електронного документообігу (далі — СЕД) внутрішні довідки дозволяється створювати, реєструвати, підписувати та зберігати, а з часом і знищувати виключно в електронній формі. При цьому оформлення деяких реквізитів матиме певні особливості. Так, реєстраційний індекс документа буде проставлено СЕД автоматично у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи.

Особистий підпис посадової(-их) особи (осіб) в електронній довідці замінюють електронним підписом, що створюється відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 5 жовтня 2017 року № 2155-VIII.

 

Зовнішні довідки

Зовнішні довідки готують для подання сторонній юридичній особі переважно у паперовій формі, якщо між відповідними юридичними особами нема письмової домовленості про взаємодію в електронній формі.

Так, зовнішні довідки службового характеру надсилають до органу вищого рівня, а зовнішні довідки особового (біографічного) характеру видають працівникам на руки для подання до уповноважених органів та установ (органів соціального захисту населення, Пенсійного фонду України, Державної податкової служби України, посольства, банківської установи, житлово-експлуатаційної контори, закладу освіти тощо).

Зовнішні довідки оформлюють на загальному бланку юридичної особи або на чистих аркушах паперу формату А4 або А5. Склад обов’язкових реквізитів цього виду довідок дещо відрізняється від складу реквізитів внутрішніх довідок. Юридичної сили зовнішня довідка набуває лише за наявності відповідних реквізитів, визначених ДСТУ 4163:2020.

Якщо зовнішню довідку оформлено на чистих аркушах паперу, то у верхньому лівому куті лицьового боку першого аркуша документа обов’язково проставляють відбиток кутового штампа юридичної особи, на якому має бути відтворено найменування юридичної особи, довідкові дані про неї та код ЄДРПОУ. Крім того, у відбитку має бути зафіксовано місце для написання дати і вихідного реєстраційного індексу. Відбиток має бути чітким і добре читатися. Дату та реєстраційний індекс вписують у відбиток вручну (додаток 3).

 

Особливості оформлення деяких реквізитів довідок

Під час оформлення довідок слід мати на увазі, що:

• дату і реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання;

• внутрішні довідки реєструють окремо від зовнішніх. Реєстраційний індекс зовнішнім довідкам надають за журналом (картотекою, електронною базою даних) реєстрації вихідних документів, а внутрішнім —  за відповідною формою реєстрації внутрішніх документів;

• місце складення (місто, село, селище) не вказують лише на зовнішніх довідках, оформлених на бланку листа, що містить реквізит «Довідкові дані про юридичну особу», або на яких проставлено відбиток штампа з відтворенням обов’язкових реквізитів юридичної особи;

• заголовок до тексту довідки має стисло і точно відображати зміст тексту довідки та може містити відомості про дату та час, коли було зафіксовано наведені факти чи події;

• текст довідки може складатися з 2 частин — вступної та констатуючої, або лише з однієї констатуючої частини. Констатуюча частина може поділятися на пункти, містити таблиці. Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, є досить типовими, то для їх оформлення можна використовувати трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено місце;

• внутрішню довідку підписує керівник структурного підрозділу або інша посадова особа, відповідальна за підготовку цієї довідки. Зовнішні довідки службового та біографічного характеру завжди підписує керівник юридичної особи. Якщо зовнішня довідка містить відомості фінансового характеру, то, крім керівника юридичної особи, її підписує керівник фінансової служби (головний бухгалтер) юридичної особи;

 • на довідках біографічного характеру та довідках службового характеру, зміст яких стосується фінансових питань, підписи посадових осіб скріплюють печаткою юридичної особи (за наявності);

•  на зовнішніх довідках службового характеру за потреби може бути оформлено відмітку про виконавця із зазначенням номера його телефону.

Повну версію статті можна прочитати у живому журналі «КАДРОВИК.UA» № 9