Беззаперечним є те, що власник або уповноважений ним орган зобов’язаний організувати облік робочого часу, фактично відпрацьованого кожним працівником підприємства, установи чи організації (далі — підприємство). Це стосується суб’єктів господарювання усіх форм власності.
ВИДИ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ
На теперішній час в Україні існує три види обліку робочого часу: щоденний, щотижневий та підсумований (ст. 50, 51, 61 КЗпП).
Щоденний облік застосовується в тому разі, коли працівник має однакову тривалість добової роботи.
Щотижневий облік використовується, коли тривалість щоденної роботи може бути неоднаковою, але за тиждень працівник реалізує встановлену норму робочого часу — 24, 36 год. тощо, але не більше 40 год.
Підсумований облік робочого часу допускається на безперервно діючих підприємствах, а також при виконанні окремих видів робіт, де за умовами виробництва не може додержуватися встановлена для певної категорії працівників стабільна щоденна або щотижнева тривалість робочого часу.
Підсумований облік робочого часу застосовується також при використанні режиму гнучкого робочого часу, обов’язковою умовою впровадження якого є забезпечення точного обліку відпрацьованого часу. Практична реалізація цієї вимоги в Україні в цілому та в окремих видах економічної діяльності зокрема спричиняє певні труднощі.
ЗАСОБИ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ
У наш час як у світі, так і в нашій країні методи й засоби обліку робочого часу досить різноманітні — це і жетонна система, і записи в спеціальних картках чи журналах, і використання індивідуальних лічильників часу або штам-часу, і електронні засоби фіксації (датчики) чи спостереження.
Для обліку робочого часу працівників підприємств застосовується Табель обліку використання робочого часу, який є основним джерелом інформації з цього питання. Типову форму Табеля обліку використання робочого часу № П-5 затверджено наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489.
ВЕДЕННЯ ТАБЕЛЯ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ
Табель обліку робочого часу (далі — Табель) — це поіменний список усіх працівників відділу, служби чи іншого структурного підрозділу або установи в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду. Кожному працівникові надається табельний номер, який зазначається в усіх документах з обліку праці та оплати.
Звернути увагу
У разі звільнення працівника або переведення в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не можна присвоювати іншому працівникові протягом трьох років.
Табель ведеться на обліковий склад працівників усіх категорій, прийнятих на постійну, тимчасову, сезонну роботу, а також учнів, прийнятих на період виробничої практики або канікул з оплатою праці. Вносити до Табеля заново прийнятих працівників і вилучати з нього звільнених треба лише на підставі первинних документів з обліку руху персоналу установи.
Табель складається в одному примірнику за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі Табеля за минулий місяць.
Типова форма № П-5 складається з двох частин.
Перша частина — Табель обліку використання робочого часу. У ньому наведено умовні позначення елементів робочого часу з визначеними літерними та цифровими кодами.
Другач астина — Табель обліку робочого часу, в якому кожному працівникові відводиться рядок, поділений на дві частини:
– у верхню щодня вносять відомості про відпрацьовані години або неявки на роботу;
– у нижній частині умовними позначеннями (кодами) відзначають характеристики відпрацьованих годин (надурочні, нічні, години роботи у вихідні та святкові дні тощо) та причини нез’явлень на роботу — види відпусток, тимчасова непрацездатність, прогули, простої, страйки, переведення на неповний робочий день, інше. Наприклад:
• нічні години роботи — РН;
• години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) — РС;
• основна щорічна відпустка — В;
• простої — П;
• масові невиходи на роботу (страйки) — С;
• тимчасова непрацездатність — ТН тощо.
Якщо працівника направлено у відрядження, в табелі за ці дні не проставляють кількість відпрацьованих годин, а проставляють відповідний код — ВД. Оплачується виконана робота під час відрядження відповідно до частини третьої ст. 121 КЗпП України.
У додатку 1 наведено умовний приклад обліку робочого часу працівника, зайнятого при 5-денному робочому тижні на підприємстві з перервним процесом виробництва; ранкова та вечірня зміни — 8-годинні, нічна зміна — 7-годинна. У передвихідні та передсвяткові дні кількість годин роботи у зміну не скорочується.
Підставою для внесення до Табеля того чи іншого коду причин неявок на роботу є підтвердні документи: накази роботодавця щодо направлення у відрядження, про відпустку, листки непрацездатності, медичні довідки, пояснювальні записки тощо.
Якщо невідомо, через які причини відсутній працівник, графа Табеля «Відмітки про явки та неявки за числами місяця» залишається незаповненою, поки працівник вийде на роботу й подасть підтвердні документи.
Якщо до здавання Табеля в бухгалтерію працівник не з’явився, у рядку проставляють код НЗ — неявки із нез’ясованих причин. Після пред’явлення потрібного документа (листка непрацездатності або ін.) проставляється відповідний код, наприклад ТН (оплачувана тимчасова непрацездатність) або НН (неоплачувана тимчасова непрацездатність). У такому разі наприкінці місяця Табель треба переоформити.
Наприкінці місяця за Табелем підраховують загальну кількість надурочних і нічних годин, вихідних і святкових днів. Визначають загальну кількість днів та годин неявок на роботу, які розшифровують за причинами.
Звернути увагу
Дні невиходів, дозволені законодавством (як-от, виконання державних обов’язків, відрядження), входять до загального підсумку відпрацьованих днів і їх окремо не підраховують.
Табель обліку робочого часу, оформлений належним чином і засвідчений підписами осіб, відповідальних за його заповнення, у встановлений строк передають до відділу кадрів (іншого профільного структурного підрозділу). Перевіривши правильність заповнення (відповідність наказам, розпорядженням тощо), працівник із кадрів також підписує Табель і передає його до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.
Звернути увагу
Табель є однією з головних підстав для нарахування заробітної плати, складання статистичної і податкової звітності. Відповідно до статті 315 наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України «Про затвердження Переліку типових документів» від 20 липня 1998 року № 41 табелі мають зберігати 3 роки. Виправлення в них не допускаються.
Радимо працівникам, які ведуть Табель обліку робочого часу, обов’язково залишати у своєму відділі копії Табеля з усіма підписами, а оригінали здавати в бухгалтерію з усіма підписами під розписку на копії.
На підприємствах з великою кількістю працівників штатним розписом передбачено посаду табельника, яка функціонально входить до кадрової служби. В інших випадках наказом призначається працівник, відповідальний за ведення Табеля, а також розмір доплати за це.
Слід зауважити, що форма Табеля обліку робочого часу має рекомендаційний характер, тобто допускається включення до неї граф і кодів, які конче потрібні, зважаючи на особливості діяльності підприємства. Але при цьому мають зберігатися всі передбачені затвердженою формою показники.
Скажімо, жінка в період перебування у відпустці для догляду за дитиною може працювати на умовах неповного робочого дня (ст. 179 КЗпП). При такій ситуації в Табелі у відповідному рядку проставляють код ВП — відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та прочерки щодо відпрацьованих годин. Крім того, вводять два додаткових рядки: в одному проставляють літерний код РС — години роботипрацівників, яким установлено неповний робочий день, у другому — тривалість роботи. Таким чином, збережуться дані щодо статистичної звітності й обліковані години для нарахування заробітної плати (додаток 2).
ОСОБЛИВОСТІ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ ДЕЯКИХ КАТЕГОРІЙ ПРАЦІВНИКІВ
При нормальній тривалості робочого часу 40 год. (ст. 50 КЗпП) для деяких працівників законодавчо встановлено скорочену тривалість робочого часу. Це стосується, скажімо, працівників розумової праці, діяльність яких пов’язана з підвищеним інтелектуальним, нервовим напруженням (як-от, лікарі, викладачі, вчителі) (ст. 51 КЗпП).
Результати праці цієї категорії працівників не мають втілення у фізичному вимірі як продукція, і контроль відпрацьованого часу не дає повного уявлення про їхню завантаженість протягом робочого дня. У багатьох бюджетних установах (закладах) облік кількості і якості витраченої праці здійснюється встановленням обсягу робіт, який треба виконати у визначений відтинок часу.
Нормування робочого часу педагогічних працівників
Так, в основу нормування робочого часу педагогічних працівників покладено педагогічну роботу як найбільш загальний показник обліку викладацької праці. У вищих навчальних закладах в основу нормування праці професорсько-викладацького складу покладено річне навчальне навантаження в академічних годинах відповідно до навчального плану. Законом України «Про вищу освіту» від 17 січня 2002 року № 2984-ІІІ для професорсько-викладацького складу встановлено навчальне навантаження не більше 900 год., протягом яких викладачі повинні виконувати всі види навчально-методичної, науково-дослідної та виховної роботи.
До педагогічного навантаження входить читання лекцій, проведення практичних семінарів, лабораторних та індивідуальних занять, керівництво практикою, дипломними роботами, аспірантами (магістрами). При цьому встановлено 36-годинний робочий тиждень.
Зрозуміло, що праця професорсько-викладацького складу має свою специфіку: для викладача вищого навчального закладу робочий час не обмежується перебуванням у самому закладі, а триває і за його межами.
Нормування праці у вищих навчальних закладах дає змогу правильно визначити витрати праці викладачів, порівняти усілякі види праці з урахуванням складності й фактичних трудових витрат, науково обґрунтувати розподіл часу між навчальною, методичною та науково-дослідною роботою, диференціювати норми навчального навантаження залежно від ученого ступеня чи звання (посади) тощо. Виконання передбаченого індивідуальним планом обсягу робіт контролюють завідувачі кафедр, працівники деканатів.
Для педагогічних працівників (учителів шкіл) України навчальне навантаження встановлено на рівні 720 год. на навчальний рік.
Учителям, вихователям та іншим педагогічним працівникам середніх загальноосвітніх і дошкільних закладів освіти ставки заробітної плати встановлюють за певну кількість годин педагогічної роботи на день (тиждень). Так, норма навантаження вчителя І–ХІІ класів шкіл і шкіл-інтернатів усіх типів і найменувань — 3 год. педагогічної роботи на день (18 год. на тиждень, чи 720 год. на рік), вихователів-методистів дитячих дошкільних закладів — 6 год. на день (36 год. на тиждень).
Облік робочого часу працівників сфери охорони здоров’я
У закладах (установах) охорони здоров’я, які працюють за 6-денним чи 5-денним робочим тижнем, нема єдиного графіка роботи. При цьому всі графіки роботи будуються з розрахунку тижневого фонду робочого часу лікарів, установленого законодавством.
Тривалість робочого дня працівників охорони здоров’я змінюється залежно від умов праці, а також категорії лікарів. Так, тривалість робочого дня для дільничних лікарів, які працюють у поліклініці, становить 6,4 год., а зайнятих лише на прийомі — 5,5 год. Протягом робочого дня лікар відповідної спеціалізації повинен виконати певний обсяг роботи, так звану норму навантаження. Скажімо, лікар-стоматолог повинен протягом однієї години прийняти трьох пацієнтів.
Галузевими правилами внутрішнього трудового розпорядку для працівників сфери охорони здоров’я у стаціонарних відділеннях лікарень передбачається однакова тривалість нічної та денної роботи — до 12 год. на зміну. За рішенням трудового колективу в окремих випадках дозволяється встановлювати тривалість робочої зміни до 24 год.
Власник закладу охорони здоров’я або уповноважений ним орган зобов’язаний організувати контроль виходу на роботу працівників. У медицині застосовується місячний облік робочого часу, тривалість якого статтею 51 КЗпП установлено як 36 год. на тиждень, на окремих роботах — 24–30 год. (як-от, патологоанатомічні відділення та лабораторії, бюро судово-медичної експертизи тощо).
РОБОЧИЙ ЧАС ВОДІЇВ ТРАНСПОРТНИХ ЗАСОБІВ
Особливий режим роботи — у водіїв транспортних засобів, який визначається Положенням про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затвердженим наказом Міністерства транспорту та зв’язку України від 7 червня 2010 року № 340 (далі — Наказ № 340). Цим наказом установлено нормальну тривалість щоденної роботи (зміни) — до 10 год. При цьому якщо нормальна тривалість робочого дня охоплює тривалі простої, очікування в транспортному засобі чи на робочому місці або якщо водію треба надати можливість доїхати до місця відпочинку, тривалість робочого дня (зміни) може збільшуватися до 12 год. (за умови, що час управління транспортним засобом протягом зміни не перевищує 9 год.).
Якщо за умовами роботи не можна додержати встановленої для водіїв щоденної або щотижневої тривалості робочого часу, перевізник за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) приймає рішення про запровадження підсумованого обліку робочого часу.
У разі підсумованого обліку робочого часу норма робочого часу за обліковий період визначається множенням норми тривалості робочого часу, встановленої законодавством для водіїв, на кількість робочих днів за календарем 5-денного робочого тижня, що припадають на обліковий період.
Водіям, яким установлено підсумований облік робочого часу, тривалість щоденного (міжзмінного) відпочинку в окремі періоди може зменшуватися до 8 послідовних годин протягом будь-якого 24-годинного періоду, починаючи період із початку робочої зміни. Час, відпрацьований понад норму тривалості робочого часу за обліковий період, вважається надурочним. Статтею 65 КЗпП передбачена тривалість надурочних робіт на рівні не більше 120 год. на рік.
Звернути увагу
Для водіїв транспортних засобів установлено інші обмеження: надурочні роботи не повинні перевищувати норму на кожного водія 4 год. протягом двох днів поспіль або 75 год. на рік у разі встановлення підсумованого обліку робочого часу чи 100 год. на рік у разі додержання щотижневої норми тривалості робочого часу.
Облік робочого часу водіїв транспортних засобів
Облік робочого часу водіїв здійснюється на підставі Табеля обліку використання робочого часу, дорожніх листів тощо. Автобуси, які використовуються для нерегулярних і регулярних спеціальних пасажирських перевезень на міжміських автобусних маршрутах протяжністю понад 500 км, вантажні автомобілі масою понад 3,5 т повинні бути обладнані тахографами. Якщо тахографи не встановлено, водій веде Індивідуальну контрольну книжку (додаток 3 до Наказу № 340) (додаток 3).
Перевізник, який використовує водіїв за наймом, щомісяця складає графік змінності водіїв, веде Відомість обліку робочого часу та відпочинку водія (додаток 2 до Наказу№ 340) (додаток 4). Відомість обліку робочого часу зберігається у перевізника.
Робочий час водіїв, які працюють щоденно в певні години, встановлені правилами внутрішнього трудового розпорядку або графіками змінності, обліковується щоденно. Робочий час водіїв із ненормованим робочим днем обліковується в одиницях — робочих днях (у святкові дні — в годинах).
Таким чином, ведення обліку робочого часу в різноманітних видах діяльності має свої особливості, але в будь-якому разі належна організація цього процесу забезпечує контроль вчасного виходу на роботу, виявлення причин невиходів на роботу, отримання даних про фактично відпрацьований час кожним працівником. Ця інформація використовується для нарахування заробітної плати та складання звітності з праці.
Стаття надана редакцією журналу «Довідник кадровика»
спеціально для інтернет-порталу «Всеукраїнська асоціація кадровиків»
(детальніше – журнал «Довідник кадровика» № 10, 2011)
Ірина МОРОЗОВА, канд. біолог. наук, наук. співроб. Державної установи Науково-дослідний інститут соціально-трудових відносин
Ольга КЛЮЧНИК, молод. наук. співроб. Державної установи Науково-дослідний інститут соціально-трудових відносин
