Протокол засідання експертної комісії установи, організації, підприємства, будь-якої іншої юридичної особи (далі — юридична особа) веде секретар цього органу безпосередньо під час засідання. Після засідання протягом певного строку, визначеного у положенні про експертну комісію (зазвичай у п’ятиденний строк), секретар уточнює протокол, звіряє з письмовими та/чи аудіовізуальними записами, редагує й оформлює належним чином.
Якщо в юридичній особі документування управлінської інформації здійснюється в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, протокол засідання експертної комісії може бути оформлений як електронний документ. Утім з цього електронного протоколу, згідно з чинним законодавством, обов’язково має бути виготовлена засвідчена паперова копія. Адже цей документ має довготривалий строк зберігання.
У разі потреби секретар виготовляє з остаточного варіанту протоколу, підписаного головою засідання та затвердженого керівником юридичної особи, необхідну кількість витягів. Протокол засідання і витяг з нього мають певні особливості та відмінності в оформленні.
Читайте також: Які питання потребують скликання засідання експертної комісії
Складення і оформлення протоколу
Під час оформлення протоколу, зокрема визначення складу та місця розташування його реквізитів, слід керуватися Національним стандартом України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженим наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01 липня 2020 року № 144 (далі — ДСТУ 4163:2020). При цьому слід зауважити, що ДСТУ 4163:2020 надає лише загальні рекомендації до оформлення усієї організаційно-розпорядчої документації, не виокремлюючи конкретних видів документів. До того ж цей стандарт не містить зразка оформлення протоколу.
Читайте також: Змінюємо запис в трудовій книжці: хто це може зробити і на яких підставах
Про зразок протоколу засідання експертної комісії
Зразок протоколу засідання експертної комісії (будь-якого іншого дорадчого органу) або принаймні шаблон цього документа має додаватися до індивідуальної інструкції з діловодства юридичної особи або міститися у збірнику (альбомі) уніфікованих (типових) форм документів юридичної особи, розроблення якого можна замовити у фахівців з діловодства й архівної справи. Такий збірник (альбом) дуже корисний для документаційної діяльності юридичної особи, адже він забезпечує якісну підготовку документів та скорочує робочий час працівників на виконання подібних завдань.
Оформлення і реквізити протоколу
Протокол може бути оформлений на:
- загальному бланку юридичної особи;
- спеціальному бланку протоколу (за наявності такого бланку);
- стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) з обов’язковим відтворенням реквізитів, установлених ДСТУ 4163:2020,а саме:
— зображення Державного Герба України чи емблеми юридичної особи або ж торговельної марки (знака для товарів і послуг);
— найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності);
— найменування юридичної особи;
— назва виду документа (ПРОТОКОЛ);
— дата документа;
— реєстраційний індекс документа;
— місце складення документа;
Читайте також: Чи потрібно директору підприємства, який виконує обов’язки касира, отримати додатковий кваліфікований електронний підпис?
— гриф затвердження документа;
— заголовок до тексту документа (Засідання експертної комісії);
— текст документа;
— підпис;
— відбиток печатки на грифі затвердження;
— відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.
Датою протоколу є дата проведення засідання, а не дата остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначають дати першого і останнього днів цього заходу, наприклад:
31.08 — 01.09.2023.
Реєстраційним індексом протоколу є порядковий номер засідання у межах календарного року. Наприклад, якщо засідання експертної комісії проводяться щоквартально, то за рік буде підготовлено чотири протоколи, які будуть мати відповідні реєстраційні індекси від № 1 до № 4. Нагадаємо, що протоколи засідань різних колегіальних, дорадчих чи інших органів (комісій, рад тощо) реєструють, формують у справи і зберігають окремо. Справа з протоколами експертної комісії повинна мати такий заголовок, наприклад:
«Протоколи засідань експертної комісії за 2023 рік».
Місцем складення протоколу є безпосередньо населений пункт (місто, село, селище), де було проведено засідання, а не адреса, за якою зареєстровано юридичну особу.
Пам’ятка про інструкцію з діловодства та основні етапи її розроблення — читайте в журналі «Діловодство»
Заголовок до тексту протоколу має відображати вид заходу (засідання) і найменування дорадчого органу в родовому відмінку (експертної комісії), та логічно поєднуватися з назвою виду документа, наприклад:
Текст протоколу складається із вступної та основної частин.
У вступній частині зазначають прізвища та власні імена голови, секретаря, присутніх постійних членів засідання і запрошених осіб (за наявності), а також порядок денний так:
Далі у статті:
- Зразок протоколу засідання експертної комісії
- Оформлення «порядку денного» у протоколі
- Вимоги до оформлення «основної частини протоколу»
- Про підписання протоколу
- Виготовлення витягу з протоколу
- Приклад оформлення відмітки про засвідчення витягу
- Відмінності між протоколом і витягом з нього
- Зразок витягу з протоколу засідання експертної комісії
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Джерело: журнал «Діловодство»
Електронна версія журналу «Діловодство»
- документаційні процеси
- ведення журналів реєстрації
- зразки документів
- складання й оформлення службових документів
- особливості роботи архіву на підприємстві
- функціонування системи електронного документообігу
- прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
- юридичні консультації щодо документування господарських процесів
